Случается, что бухгалтерия допускает счетную ошибку при начислении заработной платы. Также бывают технические ошибки. Разбираем, можно ли вернуть переплату в случае счетной или технической ошибки бухгалтера при выплате зарплаты работнику.
Технические и счетные ошибки при начислении заработной платы
При начислении работнику заработной платы бухгалтер может допустить счетную иди техническую ошибку. От того, какая это ошибка, зависит, можно ли вернуть излишне перечисленные деньги.
Что считается счетной ошибкой
Что является счетной ошибкой бухгалтера при начислении зарплаты, в ТК отдельно не уточняется. Роструд уточнил, что счетная ошибка – это ошибка арифметическая, то есть допущенная при арифметических подсчетах (письмо от 01.10.2012 № 1286-6-1). Это неправильно выполненное математическое действие. При счетной ошибке средства, которые излишне перечислили работнику, можно вернуть.
Счетными ошибками бухгалтера, которые позволят вернуть в компанию переплату, судьи признают:
- Ошибку, когда бухгалтер перепутал графы в электронной программе (апелляционное определение Московского городского суда от 08.02.2019 № 33-5026/2019).
- Арифметическую ошибку при подсчетах, даже если ведомость подписали главбух и директор (определение 1 КСОЮ от 27.06.2022 N 88-14256/2022).
- Пропущенное арифметическое действие. Например, бухгалтер пропустила операцию с делением, когда считала размер премии, и работнику выплатили 218 000 руб. вместо 1 300 руб. (апелляционное определение Московского городского суда от 12.09.2024 № 33-34861/2024).
Работодатель может взыскать излишне выплаченную работнику сумму даже с наследников сотрудника. Но для этого он должен доказать, что была счетная ошибка. Еще важно, какие именно выплаты пытаются взыскать с наследников экс-сотрудника. Например, ВС отправил на пересмотр дело о повторно выплаченной сумме компенсации за переезд из района Крайнего Севера после увольнения (определение Судебной коллегии по гражданским делам ВС РФ от 19.08.2024 № 74-КГ24-3-К9).
В статье разобрали возможность взыскания излишне выплаченных работнику денег в семи ситуациях. На примерах показали, когда суды устанавливают недобросовестность работников и у компании есть шанс вернуть деньги, а когда этого шанса нет или он минимальный. Поскольку добросовестность работника презюмируется, взыскать с него излишне выплаченную зарплату трудно, но иногда возможно. Примеры дел из статьи это доказывают.
Что такое техническая ошибка при начислении заработной платы
Признаком технической ошибки бухгалтера является незнание или нарушение правил расчета, неверный ввод данных и т. п. Техническая ошибка при выплате заработной платы и другие технические ошибки, совершенные по вине работодателя, счетными не считаются. На это указал ВС РФ (определение от 20.01.2012 № 59-В11-17в). Если ошибка техническая, излишне выплаченную зарплату с сотрудника взыскать нельзя.
Счетная ошибка при начислении заработной платы и возврат средств
Удержать излишне выплаченную сумму с сотрудника работодатель может в трех случаях (абз. 4 ч. 2, ч. 4 ст. 137 ТК):
- Произошла счетная ошибка, то есть неточность в арифметических действиях по вине сотрудника компании. который оформлял документы или проводил выплату (письмо Роструда № 1286-6-1, определение ВС РФ № 59-В11-17).
- Доказана вина сотрудника в невыполнении норм труда или в простое.
- Ошибка произошла из-за неправомерных действий сотрудника. Например, он передал поддельные документы, чтобы получить стандартные налоговые вычеты и этот факт удалось доказать в суде.
Так, судьи обязали бывшую работницу вернуть компании излишне выплаченную премию, НДФЛ и страховые взносы, которые с этой суммы работодатель перечислил в бюджет государства. Работница не оказала пациенту комплекс услуг, которые та оплатила в кассе медцентра, но информацию об оказании услуг в программу врач внесла. На основании данных бухгалтер рассчитал и выплатил премию (определение 2 КСОЮ от 02.05.2024 по делу № 88-9540/2024).
Удержание из заработной платы при счетной ошибке: пошаговый алгоритм
Шаг 1. Составьте докладную записку о переплате.
Виновник, который совершил счетную ошибку, или тот, кто ее обнаружил, пишет докладную на имя руководителя. В записке нужно указать, по какой причине произошла переплата, сколько и кому перевели лишних денег (определение 7 КСОЮ от 14.02.2023 по делу № 88-2586/2023, 2-261/2022).
Шаг 2 Установите причину переплаты.
Следует установить причину переплаты: это была счетная ошибка при начислении зарплаты или техническая. При счетной средства вернуть можно. В случае технической ошибки бухгалтера удержать переплату с работника нельзя.
Так, суды не потребовали, чтобы экс-работник вернуть деньги работодателю. Работодатель предоставил отпуск авансом, но одновременно шла речь о возврате средств. На день увольнения переплату с сотрудника не удержали. Добровольно деньги он не вернул. Судьи поддержали бывшего сотрудника компании, так как счетной ошибки не было, и вины сотрудника в переплате тоже (определение 7 КСОЮ от 26.05.2022 № 88-8037/2022).
Шаг 3. Сообщите работнику о переплате и получите согласие на удержание.
Когда работодатель установил, что ошибка счетного характера, он должен получить у работника согласие на удержание переплаты. Без согласия работника удерживать лишние выплаты нельзя. Сообщить о переплате можно даже в мессенджере (определение 9 КСОЮ от 16.09.2021 № 88-7818/2021). При получении согласия потребуется установить срок на добровольный возврат суммы переплаты. Если согласие не получено, работодатель может обратиться в суд.
Шаг 4. Издайте приказ об удержании денег из зарплаты.
Издайте приказ об удержании денег с сотрудника не позже, чем через 1 месяц со дня окончания срока, установленного ему для возврата переплаты. Если такой срок сотруднику не устанавливали, приказ должен быть не позднее месяца после обнаружения излишней выплаты зарплаты. Удерживать можно не более 20% от общей суммы заработка ежемесячно (ст. 138 ТК). Удержание из зарплаты работника будет продолжаться до полного погашения переплаты.
Судьи признают незаконными удержания из зарплаты, если они превышают 20% от суммы, причитающейся работнику.
Например, работодатель удержал с работника почти 40% от зарплаты, и сотрудник добился через суд возврата денег (апелляционное определение Свердловского областного суда от 06.08.2020 по делу № 33-10517/2020).
Когда из-за ошибки бухгалтера деньги вернуть не удастся
Если бухгалтер допустил при начислении заработной платы техническую ошибку, средства не вернут. Например, это двойное перечисление денежных средств за один и тот же период, а также ошибки в применении работодателем норм закона при исчислении работнику заработной платы, различных гарантийных и компенсационных выплат (определение СКГД ВС РФ от 03 08.2020 № 57-КГ20-8-К1).
Примеры судебных решений, когда суды не стали взыскивать с сотрудников излишне выплаченные деньги из-за технических и других ошибок работодателя:
- Бухгалтер ввела неправильные данные при формировании платежки. Так, сотруднику оставили 1 700 000 руб. вместо положенных 22 500 руб. (решение СКГД 1 КСОЮ от 11.03.2024 по делу № 88-9215/2024, № 2-587/2023).
- Работодатель не указал в ЛНА, на основании каких данных будет рассчитываться рабочее время для оплаты. Сотруднику заплатили за отработанные 739 часов, такие данные были а табеле. По данным электронной пропускной системы он отработал всего 14,5 часов (определение 1 КСОЮ от 07.10.2024 № 88-28269/2024).
- Кадровик неправильно указал в приказе стаж сотрудника. В результате при увольнении сотруднику выплатили на пять окладов больше (определение 6 КСОЮ от 26.09.2024 по делу № 88-22839/2024).
- Работодатель не заметил сбой в электронной программе. Когда такая проблема возникает и происходит дублирование выплат, судьи разрешают сотрудникам не возвращать деньги работодателям, так как это техническая ошибка (определение 1 КСОЮ от 13.07.2021 № 88-15263/2021).
- Работодатель проиграл спор из-за сбоя в программе, когда меняли ПО. Произошел сбой рабочих графиков. Вместо 0,5 ставки для расчета нормы часов программой была учтена полная ставка от оклада, вследствие чего оклад сотрудника был увеличен в два раза (определение 8 КСОЮ от 22.04.2021 № 88-5503/2021).
- Бухгалтер перепутала данные для выплат. При расчете суммы выплаты ответчику бухгалтер взяла за основу неверные фактические и расчетные данные относительно как размера среднедневного заработка ответчика, так и количества дней отпуска. В этом случае ошибка бухгалтера – техническая (апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 09.06.2020 № 33-8483/2020 по делу № 2-810/2019).