В время кризиса многие работодатели ввели режим гибкого рабочего времени. К таким условиям подталкивала ситуация в мире и необходимость позаботиться о здоровье сотрудников. Компании, которые поменяли правила работы, столкнулись с множеством нюансов: как оформлять, учитывать и оплачивать гибкое рабочее время. Остановимся на таких вопросах подробнее.
Что такое режим гибкого рабочего времени
Режим гибкого рабочего времени – это специальный график работы, при котором начало, окончание или общую продолжительность рабочего дня либо смены компания и работник определяют самостоятельно. Законодатель не уточнил, что такое гибкое рабочее время, но оставил за сторонами трудовых отношений возможность договариваться о работе в режиме гибкого рабочего времени и закреплять это в трудовых договорах (ст. 102 ТК РФ, письмо Минтруда России от 23.04.2020 № 14-2/10/П-3710).
При использовании гибкого рабочего времени компания и работник устанавливают определенные смены, периоды или иные промежутки работы и перерывов. Они выбирают удобное расписание, часы работы или учитывают иные особенности производства и бизнес-процессов. Факт применения гибкого графика рабочего времени прописывают в трудовом договоре.
Специальных ограничений по профессиям на установление режима гибкого рабочего времени нет. Наоборот, иногда контролирующие органы указывают на должности, для которых можно установить подобный режим. Так, меняющуюся продолжительность рабочего дня можно установить:
- сотрудникам радиоцентров, радиостанций, телевизионных центров, ретрансляционных телевизионных станций;
- сотрудникам других компаний вне зависимости от формы собственности или иных особенностей (приказ Минсвязи РФ от 08.09.2003 № 112).
Вопрос о гибком начале и окончании рабочего времени стал актуальным в текущем году из-за ситуации в мире. Минтруд рекомендовал выводить работников в разное время, чередовать часы и дни (письмо от 23.04.2020 № 14-2/10/П-3710). Министерство указало, что таким образом работодатель позволит избежать больших скоплений людей в общественном транспорте и других местах, а значит снизится риск заражения.
Как ввести режим гибкого рабочего времени
Особенности работы в условиях гибкого рабочего времени определяются в правилах внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 189 ТК РФ).
Так, работодатель установил продолжительность рабочего времени в виде 36-часовой рабочей недели, определил режим гибкого рабочего времени и суммированный учет с периодом в 3 месяца. Рабочее время и время отдыха в пределах учетного периода регламентировал график работы. Работодатель утверждал его и доводил до сведения работника не позднее чем за месяц до введения в действие. Нарушений в таком порядке суд не выявил (решение Пинежского районного суда Архангельской области № 2-26/2020 (2-411/2019;)~М-371/2019 от 28.01.2020).
Если все специалисты компании работают на условиях гибкого рабочего времени, внесите изменения в коллективный договор. Локальный акт применяется с учетом мнения профсоюзного органа. Перед тем как установить гибкое рабочее время работникам, ознакомьте их с новой редакцией договора под роспись. Если такой режим действует только в отношении части работников, на это также указывается в локальном акте.
Так, работодатель указал в правилах внутреннего распорядка, что при выполнении отдельных видов работ нельзя соблюсти ежедневную и еженедельную продолжительность рабочего времени. Он ввел суммированный учет рабочего времени таким образом, чтобы продолжительность труда за учетный период не превышала нормального числа рабочих часов. Такие привила компания определила для профессий: дробильщик, огнеупорщик, уборщик производственных помещений. Продолжительность смен таких сотрудников составляла 11,5 часов. Длительность ежедневного отдыха компенсировалась увеличением еженедельного непрерывного отдыха. Отдых между сменами составлял более 12 часов. Суд не выявил нарушений в организации работы (решение Кемеровского областного суда № 21-407/2019 от 15 июля 2019).
Детали о работе в режиме гибкого рабочего времени компания вправе перечислить не только в правилах внутреннего распорядка, но и в других актах. В ПВТР можно закрепить общие правила (решение Октябрьского районного суда г. Мурманска № 2-1114/2016 от 04.03.2016).
Сведения о режиме гибкого рабочего времени вносятся и в другие документы, например, трудовые договоры, если этого требуют обстоятельства. Например, когда режим работы меняется и не соответствует договоренностям, которые стороны согласовали при приеме на работу.
Со всеми изменениями необходимо ознакомить сотрудника под роспись. Такие действия помогут избежать споров, если работник будет ссылаться на гибкий график и нарушать дисциплину. Документы помогут доказать, когда именно и в каком порядке он обязан являться на работу.
Примеры формулировок, как установить гибкое рабочее время
Для работников магазинов и складов устанавливается пятидневная рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику. Начало, окончание и продолжительность рабочего дня, а также чередование рабочих и выходных дней определяется работодателем с учетом производственной необходимости и пожеланий Работников (по возможности) в расписании работы, которое составляется на каждую неделю и доводиться до сведения Работников до начала соответствующей недели.
Устанавливается гибкий режим рабочего времени, при котором начало, окончание и продолжительность рабочего дня определяются согласно графику рабочего времени. Работодатель обеспечивает отработку работником суммарного количества рабочих часов в течение учетного периода в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
Что кадровику нужно знать об оплате труда при гибком режиме рабочего времени
Не допустить путаницы с оплатой труда при работе в режиме гибкого рабочего времени поможет суммированный учет отработанных часов. Такой порядок устанавливается также в правилах внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 102 ТК РФ). Обратите внимание, что учетный период не может превышать 1 год. Когда условия труда является вредными или опасными – 3 месяца (ч. 1 ст. 104 ТК РФ). Специальные требования может устанавливать закон для отдельных сфер деятельности.
Если по итогам учетного периода количество отработанных часов превысит нормальное число рабочих часов, придется оплатить сверхурочную работу. По общему правилу сотрудник обязан отработать 40 часов в неделю (ч. 2 ст. 91 ТК РФ). В условиях гибкого рабочего времени необходимо установить количество часов и период их отработки. Если сотрудник работает больше оговоренного количества часов, работа будет сверхурочной (ст. 152 ТК РФ). Законодатель не ввел дополнительных правил о работе в выходные и праздничные дни для работников с гибким графиком. Если они трудятся в такие дни, оплачивать придется по общим правилам (ст. 149 ТК РФ).
Суд может не взыскать оплату за сверхурочную работу, если по гибкому графику сотрудник не отработал сверхурочно и не трудился в выходные по графику. То есть, сам факт работы в субботу и воскресенье не является привлечением к сверхурочной работе, если дни отдыха ему предоставляются в ином порядке.
Например, в трудовом договоре с водителем компания установила режим гибкого рабочего времени: пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями. Дни отдыха определялись в соответствии с календарным планом мероприятий, а также служебных поручений. Суд решил, что у водителя гибкий график работы с двумя выходными днями в неделю. Двойная оплата за работу в выходной день возможна в том случае, когда сотрудник отработал более 5 дней в неделю. Сама по себе его работа в субботу и воскресенье не свидетельствует о труде в выходной день (решение Троицкого районного суда № 2-995/19 от 21.06.2019).
Если сотрудник работал в праздничные дни, оплачивайте их в двойном размере.
Так, суд пришел к выводу, что компания не заплатила сотруднику с гибким режимом рабочего времени за выход в январские праздники в двойном размере. Судебная коллегия обязала произвести перерасчет с учетом двойной оплаты спорных периодов (определение Судебной коллегии по гражданским делам Хабаровского краевого суда № 33-3966/2018 от 18.06.2018).
Когда при использовании режима гибкого рабочего времени возникает спор об оплате, необходимо считать стоимость часов, исходя из оговоренной оплаты и правил о сверхурочной работе. Суды в таком случае устанавливают количество переработок и определяют размер оплаты исходя из вида работы (сверхурочная или нет).
Например, за декабрь фирма оплатила 159 часов. Сотрудник проработал 181 час, из них 14 часов сверхурочной работы, расчет по которым производился отдельно. Соответственно, ответчик не оплатил 8 часов по согласованной в договоре сумме (решение Невинномысского городского суда Ставропольского края № 2-1462/2019 ~М-1358/2019 от 5.11.2019).
Необходимо фиксировать и оплачивать часы переработки в соответствии с законом (за первые 2 часа работы – в полуторном размере, за последующие – в двойном). Тем не менее, сотрудник не сможет доказать сверхурочную, если табели учета рабочего времени не подтверждают сверхурочный труд, а иных доказательств нет.
Например, суд не принял доводы работника. В табелях учета рабочего времени количество отработанных часов в спорном периоде составило 1339 рабочих часов при норме производственного календаря в 1443. Производственный календарь определял норму рабочего времени на спорный год в количестве 1970 рабочих часов. Суд пришел к выводу, что компания не допустила переработку (определение Судебной коллегии по гражданским делам Вологодского областного суда № 33-2628/2019 от 17.05.2019).
Какие споры возникают в связи с гибком графиком работы
Актуальными остаются споры о взыскании невыплаченной зарплаты (апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 03.07.2018 № 33-12473/2018).
Трудовые договоры в связи с гибким рабочим временем иногда заключают с целью фиктивного трудоустройства. Недобросовестные работодатели применяют разные схемы снижения финансовой нагрузки или ухода от налогов. Кроме того, в компании может числиться дружественный сотрудник или руководитель, который на деле не трудится. Такие действия приводят к убыткам фирмы. Например, если компания тратит деньги на обучение, назначает зарплату лицу, выше, чем более высококвалифицированным работникам или иначе ставит лицо в неравное положение.
Так, суд взыскал убытки. Он выяснил, что в период руководства директор пользовался своим служебным положением. Он направлял в командировки за счет компании сотрудников. На деле выполнение поставленных задач не требовалось. Компании не нужно было обучать лицо на семинарах, поскольку уже была лицензия. Лицо, которое оформляло разрешение, делало это в интересах иной фирмы. Также руководитель на условиях режима гибкого рабочего времени принял охранника, которому увеличил зарплату на треть, но условие о гибком графике в договоре не отразил. Учитывая все обстоятельства, суд посчитал, что руководитель причинил ущерб компании и взыскал убытки (постановление АС Дальневосточного округа от 28.03.2016 № Ф03-566/2016 по делу № А59-1152/2015).
Встречаются споры о суммах, которые работодатель обязан выплатить после увольнения сотруднику, который трудился на условиях гибкого рабочего времени. Последний не сможет оспорить размер зарплаты, если компания оплатила отработанное время (апелляционное определение Московского городского суда от 02.12.2019 по делу № 33-53731/2019).
Компания не оспорит решения проверяющих органов, если гибкий режим работы нарушает закон.
Например, фирма не смогла оспорить предписание. Она установила водителям режим гибкого рабочего времени с суммированным учетом и учетным периодом дольше законного. Такие положения нарушали закон. Специальное законодательство требует, чтобы водителям устанавливался суммированный учет с продолжительностью учетного периода 1 месяц (п. 8 приказа Минтранса России от 20.08.2004 № 15). В компании срок увеличился до 5. Кроме того, сотрудник отработал выше установленной нормы. Суд посчитал предписание Минтруда законным (апелляционное определение Московского городского суда от 28.11.2019 по делу № 33а-8291/2019).
Режим гибкого рабочего времени вызывает споры, когда возникает конфликт работника и работодателя. Однако в случае гибкого графика уволить за прогул непросто. Сотрудник вправе оспорить такое взыскание (апелляционное определение Московского областного суда от 01.10.2014 по делу № 33-21826/2014). Если работник знал о графике, но не явился, компания вправе применить взыскание за прогул.
Часто возникают споры о законности увольнения. Например, если стороны четко не согласовали график выхода, и из-за этого сотрудник не появился в нужный момент на рабочем месте. Результат разбирательства зависит от фиксации правил работы в документах.
Так, работодатель установил обязанность «заблаговременно ознакомиться с расписанием репетиций, репертуаром и ежедневно следить за возможными изменениями в них». Никто из работников не имел права ссылаться на незнание этого расписания. Отсутствие репетиций и спектаклей не освобождает артистов от явки на классы. Уволенный был под роспись ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка, но нарушил их. Суд отклонил ссылку на разрешенные замены, поскольку информация не носила официальный характер и не отражалась в локальных актах (апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 07.04.2015 № 33-3467/2015 по делу № 2-1717/2014).
В связи с режимом гибкого рабочего времени возникают споры, когда сотрудник желает работать и получать вознаграждение в большем объеме. Если компания докажет, что не может предоставить такую работу, то взыскать неполученные средства работник не сможет.
Например, работницу фитнесс-клуба ознакомили с новым расписанием. Продолжительность ее уроков составила 1 час в неделю. Но фитнесс-центр не смог заключить договор аренды. Как работодатель он оказался не в состоянии обеспечить истицу работой в соответствии с графиком. Суд отказал работнице во взыскании средств (апелляционное определение Московского областного суда от 02.09.2013 по делу № 33-18634/13).