Какие законы регулируют кадровый учет и какие документы необходимо вести

В обзорном материале о кадровом учете мы собрали информацию о том, какие законы регулируют ведение кадрового учета и какие документы обязательно должны быть в компании.

В 2019 году ведение кадрового учета – это необходимая часть работы любой организации, использующей наемный труд. Для квалифицированного сопровождения кадровой деятельности необходимо знать требования закона, понимать специфику составления соответствующей документации. Ошибки в работе кадровика – это не только штрафы для работодателя, но и проблемы для работников при получении социальных выплат от государства.

Что почитать по теме в журнале «Трудовые споры»

• Как вести кадровую работу в филиале
• Автоматизация кадрового учета
• Скользящий график. Как вести учет и оплачивать работу

Понятие и правовое регулирование кадрового учета

Что такое кадровый учет

Любая организация или ИП, использующие труд наемных работников, обязаны документировать трудовые отношения. Фиксация фактов таких отношений в различных документах называется кадровым учетом.

Кадровый учет включает работы по документарному оформлению:

• приема, переводов и увольнения работников;
• взысканий и поощрений работников;
• прохождения техники безопасности, материальной ответственности и иных мероприятий для отдельных категорий работников;
• отпусков, командировок, больничных;
• аттестации, повышения квалификации, подтверждения квалификации работников;
• регулирования отношений между руководителем и сотрудниками.

Кадровым учетом на предприятии может заниматься один сотрудник или целый отдел. Сотрудник может совмещать эту деятельность с другими обязанностями. Количество персонала, которое нужно для полноценного контроля документооборота, зависит от объема работы и других факторов. Решение о необходимой численности сотрудников принимает руководитель организации. Он несет ответственность за надлежащее ведение кадрового учета.

Нарушение правил ведения такой документации грозит проверками трудовой и налоговой инспекции, штрафами, судебными разбирательствами с работниками.

Какие функции выполняют кадровики

Кадровый учет на предприятии состоит в выполнении следующих функций:

• составление и учет документов о приеме на работу, переводах на другие должности, увольнении сотрудников;
• ведение и учет личных дел и карточек сотрудников;
• ведение журналов учета кадровых документов;
• составление необходимой локальной правовой документации (штатное расписание, график отпусков, должностные инструкции, документы учета рабочего времени и др.);
• оформление взысканий и поощрений работников;
• составление и ознакомление сотрудников с правилами техники безопасности, данными о материальной ответственности и т. д.;
• работа с документацией, сопровождающей отсутствие сотрудника в связи с отпуском, командировкой, больничным, оформление и контроль таких документов;
• документальное сопровождение аттестации, повышения квалификации, подтверждения квалификации работников;
• обеспечение сохранности кадровой документации;
• подготовка отчетной документации по статистике движения сотрудников;
• сбор статистических данных текучести кадров и разработка мероприятий по устранению негативных тенденций в этой области;
• ведение воинского учета внутри предприятия;
• учет рабочего времени, оценка и поддержание трудовой дисциплины;
• осуществление контроля за правильностью ведения учета, актуальностью данных;
• внесение необходимых изменений в кадровые документы. 

Какие законы и нормативные акты регулируют работу

В каждой области деятельности есть специальные нормативные акты, регулирующие особенности кадрового учета. Однако есть базовые источники:

1. Трудовой кодекс РФ. Это ключевой акт, содержащий множество отсылок к другим НПА.
2. Закон о пенсионном страховании №167-ФЗ от 15.12.2001 содержит указания о ведении документации, связанной со страховыми взносами в ПФ.
3. Закон о персональных данных № 152-ФЗ от 27.07.2006. Кадровики работают с личными данными сотрудников, поэтому обязательно нужно соблюдать правила защиты информации.
4. Закон о госязыке № 53-ФЗ от 01.06.05. Документы кадрового учета ведут на русском языке.
5. Закон об архивном деле № 125-ФЗ от 22.10.04 и Правила работы архивов от 06.02.02. Это основные правила хранения документов.
6. Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.2004 98-ФЗ. Его положения влияют на составление документов.
7. Постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04 содержит указания по работе с первичными документами по оплате и контролю труда.
8. ГОСТ Р 7.0.97-2016 по документообороту, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст. Это нормативы оформления документации.
9. О трудовых книжках действует приказ Минфина № 117н от 22.12.03 и постановление Правительства № 225 от 16.04.03. В инструкции Минтруда от 10.10.2003 № 69 изложили особенности заполнения, обязанности по хранению и способы учета трудовых книжек.

Локальные документы по организации кадрового учета 

Помимо общеобязательных законов, каждая организация принимает ряд внутренних документов, регламентирующих деятельность по кадровому учету. К таким внутренним документам относятся:

• устав организации;
• положение о подразделении, которое ведет кадровый учет;
• ПВТР (ст. 189, 190 ТК);
• положение и инструкция о защите персональных данных (ст. 87 ТК);
• положение об охране труда (ст. 212 ТК).

Ключевым документом, в соответствии с которым ведется кадровый учет, является положение о подразделении (отделе кадров, кадровой службе и т.д.). Обычно такое положение включает следующие разделы:

1. Общие положения (статус, подчинение, вопросы создания, реорганизации).
2. Задачи (отбор персонала, ведение кадрового делопроизводства, организация аттестации работников, реализация кадровой политики и др.).
3. Структура (можно перечислить подробно, а можно прописать порядок утверждения структуры).
4. Функции (этот раздел следует прописать максимально подробно. На его положения опираются должностные инструкции работников кадрового отдела, распределяются обязанности, в т. ч. между кадровым отделом и другими подразделениями организации.).
5. Права (кого и по каким вопросам контролирует, что и от кого может затребовать, какие предложения может выносить).
6. Ответственность (руководителя отдела и работников – обычно устанавливается в соответствии с должностными инструкциями сотрудников).
7. Взаимодействие (с какими отделами и по каким вопросам происходит взаимодействие отдела. Можно прописать развернуто, с указанием конкретных отделов и областей, по которым те должны оказывать помощь в кадровом делопроизводстве. А можно обобщенно указать: «все отделы обязаны оказывать содействие кадровой службе по вопросам ее деятельности»).

С какими документами работают в рамках кадрового учета

В ведение кадрового учета входит работа со специализированными внутренними документами. Наличия этих документов потребуют проверяющие органы:

1. Правила, определяющие внутренний трудовой распорядок (ст. 56, 189, 190 ТК).
2. Положение об охране данных сотрудников. Необходимо для возможности сбора, оформления, хранения и обработки любых данных сотрудников (ст. 86, 87 ТК, ст. 18 закона № 152-ФЗ).
3. Штатное расписание, форма Т-3 (ст. 15, 57 ТК).
4. Книга по учету трудовых книжек и их вкладышей, а так же книга учета бланка этих документов. Ведется согласно соответствующей инструкции.
5. Положение о плате за труд, премиях и способах стимулирования (ст. 135 ТК).
6. Положение об аттестации (ст. 81 ТК).
7. График отпусков (ст. 123 ТК).
8. Трудовые договоры (ст. 16, гл. 10 ТК).
9. Приказы о работе с сотрудниками: приеме (ст.68 ТК), переводе (ст.72.1 ТК), увольнении (ст. 84.1 ТК), об отпусках (глава 19 ТК).
10. Личные карты работников, форма Т-2 (постановление Правительства о трудовых книжках от 16.04.2003).
11. Трудовые книжки работников (ст. 66 ТК, соответствующие инструкции).
12. Журналы учета приказов о приеме на работу; увольнении; предоставлении отпусков; приказов по основной деятельности. Все эти журналы необходимо прошнуровать, заверить печатью и подписью, страницы журналов нумеруются.
13. Табель учета времени работы и оплаты труда (ч. 3 ст. 91 ТК, ст. 99 ТК).
14. График смен при сменной работе (ст. 103 ТК).
15. Учетный журнал контрольных мероприятий проверяющих органов (закон о защите прав юрлиц от 08.08.2001 № 134-ФЗ).
16. Инструкции по технике безопасности и охране труда и журнал, в котором отмечается ознакомление с этими инструкциями (разд. 10 и ст. 212 ТК).

Ряд документов важен для делопроизводства, но они не являются строго обязательными. К таким, например, относятся:

• договор о мат. ответственности (ст.2 43, 244 ТК);
• положение о системе обучения (ст. 196, 197 ТК).