Читайте журнал три месяца бесплатно >>
Трудовые споры

Какие законы регулируют кадровый учет и какие документы необходимо вести

  • 17 мая 2019
  • 144

В обзорном материале о кадровом учете мы собрали информацию о том, какие законы регулируют ведение кадрового учета и какие документы обязательно должны быть в компании.

В 2019 году ведение кадрового учета – это необходимая часть работы любой организации, использующей наемный труд. Для квалифицированного сопровождения кадровой деятельности необходимо знать требования закона, понимать специфику составления соответствующей документации. Ошибки в работе кадровика – это не только штрафы для работодателя, но и проблемы для работников при получении социальных выплат от государства.

Понятие и правовое регулирование кадрового учета

Что такое кадровый учет

Любая организация или ИП, использующие труд наемных работников, обязаны документировать трудовые отношения. Фиксация фактов таких отношений в различных документах называется кадровым учетом.

Кадровый учет включает работы по документарному оформлению:

  • приема, переводов и увольнения работников;
  • взысканий и поощрений работников;
  • прохождения техники безопасности, материальной ответственности и иных мероприятий для отдельных категорий работников;
  • отпусков, командировок, больничных;
  • аттестации, повышения квалификации, подтверждения квалификации работников;
  • регулирования отношений между руководителем и сотрудниками.

Кадровым учетом на предприятии может заниматься один сотрудник или целый отдел. Сотрудник может совмещать эту деятельность с другими обязанностями. Количество персонала, которое нужно для полноценного контроля документооборота, зависит от объема работы и других факторов. Решение о необходимой численности сотрудников принимает руководитель организации. Он несет ответственность за надлежащее ведение кадрового учета.

Нарушение правил ведения такой документации грозит проверками трудовой и налоговой инспекции, штрафами, судебными разбирательствами с работниками.

Какие функции выполняют кадровики

Кадровый учет на предприятии состоит в выполнении следующих функций:

  • составление и учет документов о приеме на работу, переводах на другие должности, увольнении сотрудников;
  • ведение и учет личных дел и карточек сотрудников;
  • ведение журналов учета кадровых документов;
  • составление необходимой локальной правовой документации (штатное расписание, график отпусков, должностные инструкции, документы учета рабочего времени и др.);
  • оформление взысканий и поощрений работников;
  • составление и ознакомление сотрудников с правилами техники безопасности, данными о материальной ответственности и т. д.;
  • работа с документацией, сопровождающей отсутствие сотрудника в связи с отпуском, командировкой, больничным, оформление и контроль таких документов;
  • документальное сопровождение аттестации, повышения квалификации, подтверждения квалификации работников;
  • обеспечение сохранности кадровой документации;
  • подготовка отчетной документации по статистике движения сотрудников;
  • сбор статистических данных текучести кадров и разработка мероприятий по устранению негативных тенденций в этой области;
  • ведение воинского учета внутри предприятия;
  • учет рабочего времени, оценка и поддержание трудовой дисциплины;
  • осуществление контроля за правильностью ведения учета, актуальностью данных;
  • внесение необходимых изменений в кадровые документы. 

Какие законы и нормативные акты регулируют работу

В каждой области деятельности есть специальные нормативные акты, регулирующие особенности кадрового учета. Однако есть базовые источники:

  1. Трудовой кодекс РФ. Это ключевой акт, содержащий множество отсылок к другим НПА.
  2. Закон о пенсионном страховании №167-ФЗ от 15.12.2001 содержит указания о ведении документации, связанной со страховыми взносами в ПФ.
  3. Закон о персональных данных № 152-ФЗ от 27.07.2006. Кадровики работают с личными данными сотрудников, поэтому обязательно нужно соблюдать правила защиты информации.
  4. Закон о госязыке № 53-ФЗ от 01.06.05. Документы кадрового учета ведут на русском языке.
  5. Закон об архивном деле № 125-ФЗ от 22.10.04 и Правила работы архивов от 06.02.02. Это основные правила хранения документов.
  6. Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.2004 98-ФЗ. Его положения влияют на составление документов.
  7. Постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04 содержит указания по работе с первичными документами по оплате и контролю труда.
  8. ГОСТ Р 7.0.97-2016 по документообороту, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст. Это нормативы оформления документации.
  9. О трудовых книжках действует приказ Минфина № 117н от 22.12.03 и постановление Правительства № 225 от 16.04.03. В инструкции Минтруда от 10.10.2003 № 69 изложили особенности заполнения, обязанности по хранению и способы учета трудовых книжек.

Локальные документы по организации кадрового учета 

Помимо общеобязательных законов, каждая организация принимает ряд внутренних документов, регламентирующих деятельность по кадровому учету. К таким внутренним документам относятся:

  • устав организации;
  • положение о подразделении, которое ведет кадровый учет;
  • ПВТР (ст. 189, 190 ТК);
  • положение и инструкция о защите персональных данных (ст. 87 ТК);
  • положение об охране труда (ст. 212 ТК).

Ключевым документом, в соответствии с которым ведется кадровый учет, является положение о подразделении (отделе кадров, кадровой службе и т.д.). Обычно такое положение включает следующие разделы:

  1. Общие положения (статус, подчинение, вопросы создания, реорганизации).
  2. Задачи (отбор персонала, ведение кадрового делопроизводства, организация аттестации работников, реализация кадровой политики и др.).
  3. Структура (можно перечислить подробно, а можно прописать порядок утверждения структуры).
  4. Функции (этот раздел следует прописать максимально подробно. На его положения опираются должностные инструкции работников кадрового отдела, распределяются обязанности, в т. ч. между кадровым отделом и другими подразделениями организации.).
  5. Права (кого и по каким вопросам контролирует, что и от кого может затребовать, какие предложения может выносить).
  6. Ответственность (руководителя отдела и работников – обычно устанавливается в соответствии с должностными инструкциями сотрудников).
  7. Взаимодействие (с какими отделами и по каким вопросам происходит взаимодействие отдела. Можно прописать развернуто, с указанием конкретных отделов и областей, по которым те должны оказывать помощь в кадровом делопроизводстве. А можно обобщенно указать: «все отделы обязаны оказывать содействие кадровой службе по вопросам ее деятельности»).

С какими документами работают в рамках кадрового учета

В ведение кадрового учета входит работа со специализированными внутренними документами. Наличия этих документов потребуют проверяющие органы:

  1. Правила, определяющие внутренний трудовой распорядок (ст. 56, 189, 190 ТК).
  2. Положение об охране данных сотрудников. Необходимо для возможности сбора, оформления, хранения и обработки любых данных сотрудников (ст. 86, 87 ТК, ст. 18 закона № 152-ФЗ).
  3. Штатное расписание, форма Т-3 (ст. 15, 57 ТК).
  4. Книга по учету трудовых книжек и их вкладышей, а так же книга учета бланка этих документов. Ведется согласно соответствующей инструкции.
  5. Положение о плате за труд, премиях и способах стимулирования (ст. 135 ТК).
  6. Положение об аттестации (ст. 81 ТК).
  7. График отпусков (ст. 123 ТК).
  8. Трудовые договоры (ст. 16, гл. 10 ТК).
  9. Приказы о работе с сотрудниками: приеме (ст.68 ТК), переводе (ст.72.1 ТК), увольнении (ст. 84.1 ТК), об отпусках (глава 19 ТК).
  10. Личные карты работников, форма Т-2 (постановление Правительства о трудовых книжках от 16.04.2003).
  11. Трудовые книжки работников (ст. 66 ТК, соответствующие инструкции).
  12. Журналы учета приказов о приеме на работу; увольнении; предоставлении отпусков; приказов по основной деятельности. Все эти журналы необходимо прошнуровать, заверить печатью и подписью, страницы журналов нумеруются.
  13. Табель учета времени работы и оплаты труда (ч. 3 ст. 91 ТК, ст. 99 ТК).
  14. График смен при сменной работе (ст. 103 ТК).
  15. Учетный журнал контрольных мероприятий проверяющих органов (закон о защите прав юрлиц от 08.08.2001 № 134-ФЗ).
  16. Инструкции по технике безопасности и охране труда и журнал, в котором отмечается ознакомление с этими инструкциями (разд. 10 и ст. 212 ТК).

Ряд документов важен для делопроизводства, но они не являются строго обязательными. К таким, например, относятся:

  • договор о мат. ответственности (ст.2 43, 244 ТК);
  • положение о системе обучения (ст. 196, 197 ТК).

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Простите, что прерываем Ваше чтение!

Это профессиональный сайт для юристов и кадровиков, которые решают трудовые конфликты. Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего полторы минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Вы продолжите читать статью через 1 минуту
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Вы сможете скачать любые документы и получите бесплатный доступ ко всем материалам на сайте.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.