Активировать демодоступ

Трудовые споры

Какие законы регулируют кадровый учет и какие документы необходимо вести

17 мая 2019
179
Средний балл: 0 из 5

В обзорном материале о кадровом учете мы собрали информацию о том, какие законы регулируют ведение кадрового учета и какие документы обязательно должны быть в компании.

В 2019 году ведение кадрового учета – это необходимая часть работы любой организации, использующей наемный труд. Для квалифицированного сопровождения кадровой деятельности необходимо знать требования закона, понимать специфику составления соответствующей документации. Ошибки в работе кадровика – это не только штрафы для работодателя, но и проблемы для работников при получении социальных выплат от государства.

Понятие и правовое регулирование кадрового учета

Что такое кадровый учет

Любая организация или ИП, использующие труд наемных работников, обязаны документировать трудовые отношения. Фиксация фактов таких отношений в различных документах называется кадровым учетом.

Кадровый учет включает работы по документарному оформлению:

  • приема, переводов и увольнения работников;
  • взысканий и поощрений работников;
  • прохождения техники безопасности, материальной ответственности и иных мероприятий для отдельных категорий работников;
  • отпусков, командировок, больничных;
  • аттестации, повышения квалификации, подтверждения квалификации работников;
  • регулирования отношений между руководителем и сотрудниками.

Кадровым учетом на предприятии может заниматься один сотрудник или целый отдел. Сотрудник может совмещать эту деятельность с другими обязанностями. Количество персонала, которое нужно для полноценного контроля документооборота, зависит от объема работы и других факторов. Решение о необходимой численности сотрудников принимает руководитель организации. Он несет ответственность за надлежащее ведение кадрового учета.

Нарушение правил ведения такой документации грозит проверками трудовой и налоговой инспекции, штрафами, судебными разбирательствами с работниками.

Какие функции выполняют кадровики

Кадровый учет на предприятии состоит в выполнении следующих функций:

  • составление и учет документов о приеме на работу, переводах на другие должности, увольнении сотрудников;
  • ведение и учет личных дел и карточек сотрудников;
  • ведение журналов учета кадровых документов;
  • составление необходимой локальной правовой документации (штатное расписание, график отпусков, должностные инструкции, документы учета рабочего времени и др.);
  • оформление взысканий и поощрений работников;
  • составление и ознакомление сотрудников с правилами техники безопасности, данными о материальной ответственности и т. д.;
  • работа с документацией, сопровождающей отсутствие сотрудника в связи с отпуском, командировкой, больничным, оформление и контроль таких документов;
  • документальное сопровождение аттестации, повышения квалификации, подтверждения квалификации работников;
  • обеспечение сохранности кадровой документации;
  • подготовка отчетной документации по статистике движения сотрудников;
  • сбор статистических данных текучести кадров и разработка мероприятий по устранению негативных тенденций в этой области;
  • ведение воинского учета внутри предприятия;
  • учет рабочего времени, оценка и поддержание трудовой дисциплины;
  • осуществление контроля за правильностью ведения учета, актуальностью данных;
  • внесение необходимых изменений в кадровые документы. 

Какие законы и нормативные акты регулируют работу

В каждой области деятельности есть специальные нормативные акты, регулирующие особенности кадрового учета. Однако есть базовые источники:

  1. Трудовой кодекс РФ. Это ключевой акт, содержащий множество отсылок к другим НПА.
  2. Закон о пенсионном страховании №167-ФЗ от 15.12.2001 содержит указания о ведении документации, связанной со страховыми взносами в ПФ.
  3. Закон о персональных данных № 152-ФЗ от 27.07.2006. Кадровики работают с личными данными сотрудников, поэтому обязательно нужно соблюдать правила защиты информации.
  4. Закон о госязыке № 53-ФЗ от 01.06.05. Документы кадрового учета ведут на русском языке.
  5. Закон об архивном деле № 125-ФЗ от 22.10.04 и Правила работы архивов от 06.02.02. Это основные правила хранения документов.
  6. Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.2004 98-ФЗ. Его положения влияют на составление документов.
  7. Постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04 содержит указания по работе с первичными документами по оплате и контролю труда.
  8. ГОСТ Р 7.0.97-2016 по документообороту, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст. Это нормативы оформления документации.
  9. О трудовых книжках действует приказ Минфина № 117н от 22.12.03 и постановление Правительства № 225 от 16.04.03. В инструкции Минтруда от 10.10.2003 № 69 изложили особенности заполнения, обязанности по хранению и способы учета трудовых книжек.

Локальные документы по организации кадрового учета 

Помимо общеобязательных законов, каждая организация принимает ряд внутренних документов, регламентирующих деятельность по кадровому учету. К таким внутренним документам относятся:

  • устав организации;
  • положение о подразделении, которое ведет кадровый учет;
  • ПВТР (ст. 189, 190 ТК);
  • положение и инструкция о защите персональных данных (ст. 87 ТК);
  • положение об охране труда (ст. 212 ТК).

Ключевым документом, в соответствии с которым ведется кадровый учет, является положение о подразделении (отделе кадров, кадровой службе и т.д.). Обычно такое положение включает следующие разделы:

  1. Общие положения (статус, подчинение, вопросы создания, реорганизации).
  2. Задачи (отбор персонала, ведение кадрового делопроизводства, организация аттестации работников, реализация кадровой политики и др.).
  3. Структура (можно перечислить подробно, а можно прописать порядок утверждения структуры).
  4. Функции (этот раздел следует прописать максимально подробно. На его положения опираются должностные инструкции работников кадрового отдела, распределяются обязанности, в т. ч. между кадровым отделом и другими подразделениями организации.).
  5. Права (кого и по каким вопросам контролирует, что и от кого может затребовать, какие предложения может выносить).
  6. Ответственность (руководителя отдела и работников – обычно устанавливается в соответствии с должностными инструкциями сотрудников).
  7. Взаимодействие (с какими отделами и по каким вопросам происходит взаимодействие отдела. Можно прописать развернуто, с указанием конкретных отделов и областей, по которым те должны оказывать помощь в кадровом делопроизводстве. А можно обобщенно указать: «все отделы обязаны оказывать содействие кадровой службе по вопросам ее деятельности»).

С какими документами работают в рамках кадрового учета

В ведение кадрового учета входит работа со специализированными внутренними документами. Наличия этих документов потребуют проверяющие органы:

  1. Правила, определяющие внутренний трудовой распорядок (ст. 56, 189, 190 ТК).
  2. Положение об охране данных сотрудников. Необходимо для возможности сбора, оформления, хранения и обработки любых данных сотрудников (ст. 86, 87 ТК, ст. 18 закона № 152-ФЗ).
  3. Штатное расписание, форма Т-3 (ст. 15, 57 ТК).
  4. Книга по учету трудовых книжек и их вкладышей, а так же книга учета бланка этих документов. Ведется согласно соответствующей инструкции.
  5. Положение о плате за труд, премиях и способах стимулирования (ст. 135 ТК).
  6. Положение об аттестации (ст. 81 ТК).
  7. График отпусков (ст. 123 ТК).
  8. Трудовые договоры (ст. 16, гл. 10 ТК).
  9. Приказы о работе с сотрудниками: приеме (ст.68 ТК), переводе (ст.72.1 ТК), увольнении (ст. 84.1 ТК), об отпусках (глава 19 ТК).
  10. Личные карты работников, форма Т-2 (постановление Правительства о трудовых книжках от 16.04.2003).
  11. Трудовые книжки работников (ст. 66 ТК, соответствующие инструкции).
  12. Журналы учета приказов о приеме на работу; увольнении; предоставлении отпусков; приказов по основной деятельности. Все эти журналы необходимо прошнуровать, заверить печатью и подписью, страницы журналов нумеруются.
  13. Табель учета времени работы и оплаты труда (ч. 3 ст. 91 ТК, ст. 99 ТК).
  14. График смен при сменной работе (ст. 103 ТК).
  15. Учетный журнал контрольных мероприятий проверяющих органов (закон о защите прав юрлиц от 08.08.2001 № 134-ФЗ).
  16. Инструкции по технике безопасности и охране труда и журнал, в котором отмечается ознакомление с этими инструкциями (разд. 10 и ст. 212 ТК).

Ряд документов важен для делопроизводства, но они не являются строго обязательными. К таким, например, относятся:

  • договор о мат. ответственности (ст.2 43, 244 ТК);
  • положение о системе обучения (ст. 196, 197 ТК).

logo
Простите, что прерываем Ваше чтение!

Это профессиональный сайт для юристов и кадровиков, которые решают трудовые конфликты. Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего полторы минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Вы продолжите читать статью через 1 минуту
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Вы сможете скачать любые документы и получите бесплатный доступ ко всем материалам на сайте.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
×
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.