Как правильно составить штатное расписание, нужно знать не только кадровикам, но и юристам. Документ необходим для найма персонала в новую компанию. А если изменится штат, например, при реорганизации, ошибки приведут к спорам в суде или штрафам со стороны ГИТ. Вы можете скачать штатное расписание – образец по унифицированной форме Т-3 или специально разработанный экспертами.
Что такое штатное расписание
Штатное расписание организации – это документ, с помощью которого оформляют структуру компании и ее штатный состав. При составлении штатного расписания включите в него:
- список всех должностей, которые предусмотрены в вашей организации;
- численность штатных единиц по каждой должности;
- величину окладов по каждой должности, надбавок и доплат.
Если вы изменяете оклады или иные показатели по выплатам, убираете или добавляете должности или штатные единицы, обязательно отразите это в штатном расписании. Так, если вы сократите сотрудников, но должности останутся, сокращение признают незаконным. Более того, суд может поддержать работника, даже если прежнюю должность из штатного расписания убрали, но ввели новую, обязанности по которой не сильно отличаются от прежних (определение 1 КСОЮ от 28.09.2020 по делу № 88–21305/2020).
Можно скачать штатное расписание: образец, разработанный экспертами для компании, или унифицированную форму Т-3.
Как правильно составить штатное расписание
Перед составлением штатного расписания:
- Определите, кто составляет штатное расписание в организации. Назначьте сотрудника приказом. Чаще всего такие обязанности поручают кадровику или бухгалтеру, но могут и юристу. В должностной инструкции или трудовом договоре необходимо прописать обязанность составлять документ. Соблюдайте при этом общие правила изменения инструкции или договора.
- Выберите, по какой форме составлять штатное расписание. Вы вправе разработать собственную форму или использовать унифицированную – № Т-3 (ст. 7, 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1, письмо Минфина от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012).
Как составить штатное расписание
Порядок составления штатного расписания:
- Перечислите структурные подразделения. Указывайте их сообразно организационной структуры компании. Это могут быть отделы, филиалы, представительства, цехи, участки и т. д. (п. 16 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2). Проставьте в штатном расписании код для каждого подразделения. Учитывайте, что система кодов должна отражать подчиненность отделов.
- Укажите штатную численность сотрудников. Сколько человек нужно компании, работодатель определяет самостоятельно. Коммерческие компании могут опираться на рекомендации Росздрава от 01.01.2006, изданные для бюджетных организаций. Расчет можно основать на нормативах по труду – с учетом нормативного фонда рабочего времени сотрудника за год, а также коэффициента прогнозируемых невыходов на работу. Нормативный фонд рабочего времени одного человека за год примерно равен 2 000 часов (п. 2.1 рекомендаций). Также Росздрав указал межотраслевые нормативы по труду (приложение 1 к рекомендациям).
- Внесите в штатное расписание:
- все должности и профессии, которые существуют в компании. Наименования пишите в именительном падеже без сокращений. Указывайте для должностей разные названия, если функционал отличается (например, «младший специалист», «главный специалист»). Вы вправе присвоить должностям наименования по вашему выбору, если наименование не указано в квалификационном справочнике или профстандарте (ст. 57 ТК РФ, п. 5 письма Минтруда от 04.04.2016 № 14-0/10/13-2253, письмо Минтруда от 12.11.2018 № 14-1/ООГ-8889). Если должность или профессия указана, приведите наименования в штатном расписании в соответствие;
- количество штатных единиц по каждой позиции. В том числе неполные штатные единицы – в долях (0,25, 0,5 и т. п.). Укажите в штатном расписании итоговое количество штатных единиц.
- Пропишите размеры окладов, премий, доплат, надбавок. Какие именно величины указывать в штатном расписании, зависит от системы оплаты труда в вашей компании, конкретной должности, а также показателей и коэффициентов по региону и/или отрасли. Сошлитесь на положение об оплате труда (абз. 5 ч. 2 ст. 57, ч. 2 ст. 150 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением № 1). Указывая региональный коэффициент, сошлитесь на документ, который ее устанавливает. Также внесите в штатное расписание сведения об общей зарплате специалистов одной должности в структурном подразделении.
Есть два варианта оформления отношений с SMM-специалистом. Можно оформить сотрудника в штат в соответствии с ТК. Для этого нужно ввести должность в штатное расписание, составить должностную инструкцию, заключить трудовой договор о дистанционной работе (ст. 312.1 ТК).
По правилам составления штатного расписания документ нужно подписать. Отдайте его на подпись главному бухгалтеру и начальнику отдела кадров. Штатное расписание вводят в действие приказом директора (раздел 1 указаний, утв. постановлением № 1).
Как часто составлять штатное расписание
Штатное расписание нужно корректировать, только если вы меняли оклады, проводили сокращение, изменяли структуру компании. Например, ликвидировали филиал. Если изменений не было, регулярно обновлять штатное расписание не нужно. У документа нет установленного срока действия. Частоту и периодичность изменений определяет работодатель (п. 1 письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1).
- Как составить штатное расписание
- Как обосновать необходимость сокращения. Советы для тех, кто его планирует или уже провел
- Можно ли ввести в штатное расписание должность, которую две недели назад сократили и не будет ли нарушением законодательства, если мы в рамках аттестации проведем оценку сотрудников по компетенциям?
- Как оптимизировать штат и сохранить качество работы. Три способа, проверенные на практике
Что проверить в штатном расписании
Убедитесь, что в документе нет недоработок. Инспекторы ГИТ обязательно проверяют штатное расписание организации (п. 13 административного регламента, утв. приказом Роструда от 13.06.2019 № 160).
|
Что исправить в штатном расписании |
Как исправить |
|
Лишние вакансии |
Исключите лишнее. Это должности, на которые работодатель не планирует нанимать персонал в ближайшее время. Но в штатном расписании нужно оставить вакантные должности для заполнения квоты по трудоустройству молодежи и инвалидов. Если в штатном расписании оставить лишние вакансии, потребуется:
|
|
Нет обязательных должностей |
Компания сама определяет, какие специалисты ей нужны. Но в штатном расписании обязаны быть должности специалистов:
Проверьте, соблюдаются ли условия для включения должностей в штатное расписание, и скорректируйте документ, если специалисты нужны. |
|
Ошибка в названии должности |
Наименования в штатном расписании должны стоять в именительном падеже и не содержать произвольных или иностранных обозначений. А если должность есть в профстандарте или квалификационном справочнике, наименование должно соответствовать наименованию в таком документе. При обнаружении таких недочетов в штатном расписании переименуйте должности. |
|
Оклад ниже МРОТ |
Следите за изменениями МРОТ. При изменении зарплат в связи с повышением показателя новые данные обязательно закрепляйте в штатном расписании. Учитывайте, что выше МРОТ должна быть суммарная зарплата – например, если работник ежемесячно получает и оклад, и премию (письмо Минтруда от 05.06.2018 № 14-0/10/В-4085). То есть сам оклад может быть ниже, но нельзя допускать, чтобы в этой ситуации работник получал бы только оклад. Кроме того, северные надбавки и районные коэффициенты начисляют на общую зарплату, а не на суму ниже МРОТ (постановление КС РФ от 07.12.2017 № 38-П, обзор судебной практики Президиума ВС РФ от 04.07.2018 № 2). При составлении штатного расписания сопоставьте минимальную зарплату на полной ставке в вашей компании и показатели федерального либо регионального МРОТ. |
|
Не указаны доплаты за вредные условия труда |
За вредные или опасные условия труда на рабочем месте полагается отдельная доплата, которую прописывают специально, не включая в сам оклад. Такая доплата – процент от оклада или зарплаты сотрудника (ст. 147 ТК РФ). Укажите надбавку в соответствующей графе штатного расписания. Процент определите в зависимости от класса условий труда по итогам СОУТ. |
|
Не проиндексировали размер окладов |
Компания обязана индексировать зарплату в связи с ростом потребительских цен на товары и услуги (ст. 134 ТК РФ). Изменение оклада, тарифной ставки, надбавок необходимо отражать в штатном расписании. Не обязательно указывать в документе выплату ежегодных премий или матпомощи к отпуску (определение ВС РФ от 08.04.2019 № 89-КГ18-14). |
Как внести изменения в штатное расписание
Внесение изменений в штатное расписание оформляют двумя способами:
- выпускают приказ об изменении штатного расписания;
- готовят новую редакцию документа, которую вводят в действие отдельным приказом.
Какой способ выбрать, зависит от вашего усмотрения:
- Если изменений немного, проще издать приказ. Не упустите, что приказ нужно увязать с основным документом. В самом расписании в разделе «Примечания» пропишите номер приказа и дату его издания.
- Если штатное расписание переработали основательно, удобнее принять новую редакцию.
Проследите, что после изменения в штатном расписании информации о должностях аналогичные изменения включат в трудовые договоры. Это касается переименования должности, изменения оклада или других зарплатных показателей, иный сведений из штатного расписания, которые дублировались в договоре с работником. Изменения в трудовой договор включайте по установленной процедуре.