Активировать демодоступ >>

Трудовые споры

Как возложить обязанности сотрудника на время его отпуска на другого человека

  • 22 мая 2019
  • 541

Компания вправе возложить обязанности сотрудника на время его отпуска на кого-то еще. Это позволит не снижать интенсивности работы. Чтобы другой работник приступил к выполнению, оформите приказ. Как его составить и какие еще этапы процедуры выполнить.

Образец приказа, который издают при возложении обязанностей на время отпуска

Бухгалтер, директор, кадровик, менеджеры, иные сотрудники нужны компании постоянно. Если работник уйдет в отпуск, его обязанности не выполняются. Это способно повлечь убытки, а также штрафы контролирующих органов. Например, если из-за отсутствия бухгалтера сотрудники останутся без зарплаты, они обратятся в ГИТ, и контролеры накажут работодателя. Если менеджер ведет переговоры с выгодным контрагентом, в его отсутствие сделка может сорваться. Однако не отпускать сотрудников, чей труд нужен каждый день, нельзя. Все имеют право на ежегодный или иной отпуск (ст. 122 ТК РФ).

Чтобы избежать проблем, можно возложить на другого сотрудника обязанности отсутствующего на время его отпуска. Это оформляют специальным приказом. Приказ на замещение на время отпуска, образец которого мы предлагаем посмотреть, издают для временного исполнения обязанностей по любой должности, в том числе должности директора.

Образец приказа, как на другого сотрудника на время отпуска возложить обязанности (директора, бухгалтера, кадровика и т. д.)

Трудовой кодекс не предписывать заполнять документ по какой-либо специальной форме. Бланк для удобства работы вправе составить компания. Укажите, что работа не является для сотрудника основной, сошлитесь на нормы закона (ст. 60.2, 151 ТК РФ). Пропишите:

  • данные сотрудника, который выполняет работу, и того, кто находится в отпуске;
  • сумму доплаты;
  • номер документа;
  • дату составления.

В приказе должны быть подписи директора и сотрудника, которому поручается работа. Работник подписывается под тем, что ознакомлен с приказом и ставит дату такого ознакомления.

Рассмотрим далее:

  • что входит в процедуру оформления замещения на время отпуска,
  • как подготовить документы.  

На кого можно возложить обязанности на время отпуска сотрудника

Общие нормы ТК прямо не регулирует конкретные требования к работнику, на которого оформляется совмещение или временное замещение должности. Главное, чтобы он имел необходимую квалификацию. Как правило, предприятие не ищет новых людей. Если есть сотрудник, который задействован на схожем участке работы, он принимает на себя обязанности отсутствующего.

Специальные нормы устанавливают требования к работникам в случае временного замещения ими специалистов. Например, нельзя оформлять любое лицо на должность педагогического работника. Кроме того, назначение происходит посредством конкурса (ст. 332 ТК РФ). Если сотрудник (ца) не может продолжать вести учебный процесс по причине отпуска по уходу за ребенком, необходимо предоставить обучающимся другого специалиста. Исключение есть только для работы по совместительству, когда необходимо обеспечить непрерывность учебного процесса на время отсутствия работника (п. 3 положения, утв. приказом Минобрнауки России от 23.07.2015 № 749).

Процесс возложения обязанностей и их возврата состоит из нескольких этапов

Шаг № 1. Получите согласие работника, на которого вы хотите возложить обязанности другого в связи с его уходом в отпуск.

Документ нужно оформить в письменном виде. Согласие сторон подтвердит дополнительное соглашение к трудовому договору. Писать заявление на работу не обязательно. Составьте документ в двух экземплярах (для сотрудника и работодателя). В тексте пропишите:

  • обязанности, которые нужно исполнять по должности отсутствующего;
  • срок, в течение которого необходимо выполнять дополнительный объем работ;
  • размер оплаты (ст. 57, 151 ТК РФ).

Обязанности главного бухгалтера можно возложить на генерального директора, если штат компании небольшой и не предусматривает должность другого бухгалтера.

Если точная дата выхода сотрудника из отпуска неизвестна, укажите моментом окончания событие, а не число. Если объем работы распределяется между несколькими работниками, оформите соглашение на каждого.

Должность замещаемого работника должна совпадать с той, которую стороны прописали в соглашении. В противном случае возможны штрафы со стороны проверяющих. ГИТ может решить, что работодатель заключил соглашение без достаточных оснований. Компании грозить ответственность за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).

Шаг № 2. Подпишите приказ.

Составьте документ в произвольной форме, но пропишите сведения о сторонах договора, обязанностях и сроке. Если совмещение выполняет несколько сотрудников, составьте один приказ на всех или отдельно для каждого.

Шаг № 3. Внесите сведения в личную карточку.

Оформление кадровых документов – задача работника отдела персонала. Юрист может проконтролировать выполнение или обратиться к данным документам в случае спора.

Например, чтобы выяснить обстоятельства по делу, суд исследовал документы: «В личной карточке (Ф. Т-2) указано, что ФИО10, замещает должность воспитателя с 03 декабря 1990 года на время декретного отпуска С. на основании приказа №-№ от (дата) (приказ на хранение в архив не поступал)» (апелляционное определение Оренбургского областного суда от 11.07.2017 по делу № 33-4827/2017).

Такие документы помогут установить или опровергнуть доводы работника, который заявляет о стаже или о праве досрочно выйти на пенсию. Свидетельские показания суды не всегда считают доказательствами совмещения (определение Владимирского областного суда от 21.07.2011 по делу № 33-2546/2011).

Шаг № 4. Оплачивайте выполнение дополнительных обязанностей.

Компания вправе определить порядок оплаты за совмещение в локальном акте (ст. 149 ТК РФ). Если сотрудник посчитает, что его права нарушены, он может обратиться в суд (апелляционное определение Красноярского краевого суда от 14.06.2017 по делу № 33-7520/2017). Возможны споры с контролирующими органами об обоснованности выплат.

Например, надзорный орган выявил нарушение принципа эффективности использования бюджетных средств в ходе проверки Росреестра. Казначейство посчитала незаконными доплаты за совмещение. Дополнительные средства получали заместители начальников отделов за выполнение обязанностей руководителей на время отпусков последних. Суд не согласился с результатами проверки. Он установил, что Росреестр не превышал лимиты денежных средств на оплату труда (определение ВС РФ от 13.02.2017 № 307-КГ16-21431 по делу № А44-658/2016). 

Шаг № 5. При необходимости оформите дополнительные документы.

Чтобы привлечь другого работника к выполнению обязанностей за отсутствующего, могут понадобиться специальные документы. Например, договор об ответственности материального характера. Подпишите его соглашение, если нужно заменить сотрудника, который обслуживал материальные ценности. Перечень таких лиц определил Минтруд (постановление Минтруда России от 31.12.2002 № 85). В частности, к ним относятся:

  • кассиры, контролеры;
  • лица, которые осуществляют депозитарную деятельность, экспертизу, проверку подлинности;
  • директоры, заведующие, администраторы секций, приемных, пунктов, отделов, залов торговли, общественного питания, бытового обслуживания, гостиниц;
  • заведующие, другие руководители складов, кладовых, ломбардов, камер хранения;
  • заведующие и иные руководители аптечных и иных фармацевтических организаций;
  • лаборанты, методисты кафедр, деканатов, заведующие секторами библиотек.

Как завершить замещение должности на время отпуска

Замещение прекратится, когда вернется сотрудник. Поскольку обязанности возлагают на другого сотрудника на время отпуска основного, совмещение носит срочный характер. Специальной процедуры расторжения не требуется. Произведите выплаты. При необходимости, можно оформить передачу дел сотруднику, который вышел из отпуска.

Тот, кто выполняет обязанности сотрудника на период его отпуска, вправе досрочно отказаться от таких обязанностей. Чтобы согласовать вопрос, такой сотрудник подает заявление.

Если необходимость в замещении на время отпуска исчезла, компания оформляет и направляет уведомление работнику. 

Какие споры возникают в результате выполнения обязанностей отсутствующего работника

Когда стороны договариваются о временном замещении, нередко позднее появляются споры. Нарушения могут выявить проверяющие. Например, когда неправильно указана должность, которую замещает сотрудник. Также споры возникают по поводу законности увольнения. Иногда работники считают, что компания должна предложить им должность временно отсутствующего сотрудника. Суды не разделают такую позицию.

Так, суд указал, что работодатель вправе, но не обязан предложить подлежащему увольнению по сокращению такую должность. Она не является вакантной. Место занято временно отсутствующим работником (решение Ворошиловского районного суд г. Волгограда № 2-1961/2017 ~ М-1857/2017 от 26.06.2017).

Самый распространенный вопрос, который стороны трудового договора не могут решить миром, это размер и факт оплаты. Недобросовестный работодатель может уменьшить стоимость оплаты или вообще оставить сотрудника без положенным ему средств. Так происходит, когда лицо отработало неполный период и уволилось. Работодатель может воспользоваться финансовой неграмотностью работника и насчитать сумму в меньшем размере.

Например, сотрудник правового отдела исполнял обязанности кадрового работника. Он не получил оплату в размере, которая ему причиталась по соглашению, и обратился в суд. Он указал, что при расчете оплаты работодатель в несколько раз уменьшил стоимость рабочего дня (вместо 1216 руб. 50 коп. – 85 руб. 38 коп.). Средства за совмещения компания не выплатила. Суд исследовал доказательства, провел экспертизу дополнительного соглашения и частично удовлетворил иск. Он взыскал зарплату, которую не выплатила компания, и сумму морального вреда (решение Привокзального районного суда г. Тулы № 2-20/2019 (2-1421/2018;) ~ М-1531/2018 от 28.01.2019).

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Приказ о предоставлении права подписи кадровых документов на период отпуска директора.doc
Простите, что прерываем Ваше чтение!

Это профессиональный сайт для юристов и кадровиков, которые решают трудовые конфликты. Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего полторы минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Вы продолжите читать статью через 1 минуту
Зарегистрироваться
×
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Вы сможете скачать любые документы и получите бесплатный доступ ко всем материалам на сайте.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.