Как уведомить сотрудника об отпуске

342
Компания должна известить работника о дате начала отпуска под подпись не позднее чем за две недели до его начала. Формы и способы уведомления об отпуске организация определяет самостоятельно.

Составить график отпусков сотрудников – это полдела. Как правило, график составлялся давно, о нем уже никто не помнит, и даты, соответственно, уже тоже стерты из памяти. Поэтому  главная задача работодателя – это не забыть вовремя напомнить сотруднику о предстоящем отпуске. Для этого направляют уведомление об отпуске.

По Трудовому кодексу уведомить об отпуске по графику нужно за 2 недели до начала отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Если вовремя не напомнить работнику про отпуск, он воспользуется правом перенести его, а инспектор – наказать предприятие и руководство (ч. 2 ст. 124 ТК РФ, решение ВС Удмуртской Республики от 24.02.2016 по делу № 7–80/2016).

Если сотрудник решит, что ему в положенное время не сообщили об отпуске, он может обратиться в суд с жалобой на работодателя.

Как уведомить сотрудника об отпуске по графику за 2 недели до начала

В законе не прописан способ извещения. Работодатель имеет право выбрать любой вариант документа, который ему удобен (письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1, от 30.07.2014 № 1693-6-1). Это может быть:

  • уведомление об отпуске,
  • ознакомительный лист,
  • ведомость.

Отправить уведомление о начале отпуска по графику отпусков по электронной почте нельзя, так как в этом случае кадровик не сможет получить подпись сотрудника в силу ч. 3 ст. 123 ТК РФ (решение Московского районного суда г. Чебоксары от 04.09.2015 по делу № 12–855/2015).

Работник расписывается в графике отпусков за 2 недели до отпуска

Подпись работника в графике отпусков суды считают должным уведомлением  (решение Центрального районного суда г. Кемерово от 09.03.2016 по делу № 2–1632/2016).

Унифицированную форму № Т-7 графика отпусков или самостоятельно разработанную форму можно дополнить двумя дополнительными графами. В одной из которых сотрудники будут расписываться в том, что им известна дата начала отпуска, а в другой – указывать дату уведомления о начале отпуска.

Работника заранее знакомят с приказом об отпуске

Чтобы уведомить сотрудника о предстоящем отпуске составить приказ об отпуске по форме № Т-6 или самостоятельно разработанной форме и ознакомить с ним сотрудников заранее: за две недели до начала отпуска.

Приказ о предоставлении отпуска подписывает директор компании или уполномоченное им лицо, например руководитель кадровой службы. После чего с приказом нужно ознакомить под подпись и самого работника.

Отдел кадров составляет уведомление об отпуске в произвольной форме

Формы и способы извещения организация определяет самостоятельно. Кроме отметки в графике отпусков и приказа о предоставлении отпуска это могут быть отдельные извещения или уведомления сотрудников, ознакомительные листы и ведомости, проекты приказов (распоряжений) и т. п.

Образец формулировки уведомления об отпуске по графику отпусков

Настоящим уведомляем Вас о дате начала ежегодного основного оплачиваемого отпуска.

Согласно графику отпусков от ________ №____дата начала Вашего отпуска – _________г.

Получите заявление на отпуск от новых работников и тех, кто идет не по графику

Если в коллектив приходит новый сотрудник, график отпусков менять не нужно, это не обязательно, так как новички идут в отпуска по заявлению о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска.

Заявление оформляет сотрудник на имя руководителя организации. Форма документа – произвольная. Необходимость оформить заявление возникает, когда отпуск не предусмотрен в графике отпусков или предусмотрен на другие даты.

Если сотрудник берет очередной отпуск по графику, в котором указана точная дата начала отпуска, писать заявление на отпуск необязательно.

В законе не прописан срок подачи заявления о предоставлении отпуска. Работодатель исходя из производственной необходимости, может отказать в предоставлении отпуска, даже если сотрудник подаст заявление за месяц. А может отпустить сразу же, как получено заявление.

Работодатель может самостоятельно определить в локальных документах минимальный срок, в который сотруднику следует предупреждать о своем желании пойти в отпуск. При установлении такого срока необходимо учитывать, что:

  • работодатель обязан выплатить отпускные не позже, чем за 3 календарных дня до начала отпуска; 
  • необходимо время на поиск подходящей замены сотруднику на период его отсутствия.

Исходя из указанного работодатель может определить такой срок, например в две недели, проведя аналогию с ситуацией, когда сотрудник использует отпуск по графику и работодатель направляет уведомление об отпуске по графику отпусков не позднее чем за две недели. При этом, добавляя такое условие в локальный акт, необходимо сделать оговорку, что оно не будет распространяться на сотрудников, которым трудовым законодательством предоставлено право брать отпуск в любое время, без учета мнения работодателя (ст. 122, 123 ТК РФ).

Читайте об этом

Читайте также

Анонсы будущих номеров

    Стать подписчиком


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией


      Рассылка




      © Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2008–2017

      Журнал «Трудовые споры» –
      практика разрешения трудовых конфликтов
      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Трудовые споры»

      
      • Мы в соцсетях

      Входите! Открыто!
      Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль