text
Трудовые споры

ГОСТ Р 7.0.97-2016: что нового в оформлении кадровых документов

  • 18 июня 2018
  • 13773

Год назад Росстандарт планировал ввести ГОСТ Р 7.0.97-2016 с новыми правилами по делопроизводству. Проект отложили до 1 июля 2018 года. С этой даты работники отделов кадров, делопроизводители и другие специалисты, которые занимаются оформлением документов, должны руководствоваться требованиями этого стандарта.

Внимание! Вы находитесь на профессиональном сайте для юристов по трудовому праву и специалистов по кадрам. Для чтения статьи может потребоваться регистрация. 

С 1 июля 2018 года вступают в силу новые требования к оформлению кадровых и других документов: прежний ГОСТ, Р 6.30-2003, заменяют на Р 7.0.97-2016. Это хотели сделать еще в июле 2017-го, но отложили введение поправок на год. По указанному стандарту нужно оформлять все организационно-распорядительные документы компании:

  • устав, решения владельцев компании, протоколы заседаний и другие корпоративные документы;
  • положения по компании, различные правила, инструкции (в том числе должностные), регламенты, приказы и распоряжения руководства и т. д.;
  • договоры и акты;
  • письма, справки и т. д.

В стандарте определили:

  • состав реквизитов и правила их внесения в документы, в том числе электронные;
  • виды и образцы бланков, состав их реквизитов, а также схемы расположения реквизитов на документе;
  • правила создания документов, как бумажных, так и электронных (ч. 1 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

В частности, изменения в оформлении документов по новому ГОСТ Р 7.0.97-2016 затронули и работу кадрового отдела. Некоторые требования касаются заверения копий трудовых книжек, другие относятся к подготовке кадровых документов.

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 ввели четыре новых реквизита

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 перечислили то же количество реквизитов, что и в ГОСТ Р 6.30-2003, но их состав отличается. В новом стандарте появились четыре реквизита, которых прежний не предусматривал. К этим реквизитам относятся:

  1. Наименование структурного подразделения – автора документа. По новому стандарту в документе необходимо разместить информацию о том, в каком подразделении коммерческой компании или иной организации его издали. Сведения об авторе следует указывать под наименованием организации в бланках писем и документов подразделений. Лучше записать эти данные прописными буквами (например, «ОТДЕЛ ПО РАБОТЕ С ПЕРСОНАЛОМ» или «ДИРЕКЦИЯ ПО МАРКЕТИНГУ»). С 1 июля документы компании, в том числе кадровые, должны содержать этот новый реквизит.
  2. Гриф ограничения доступа к документу. Теперь нужно проставлять специальный гриф на тех документах, доступ к которым работодатель ограничил. Гриф размещают в верхнем правом углу первого листа документа или проекта на границе верхнего поля листа. Виды грифов ограничения доступа указывают в локальных актах предприятия.
  3. Отметка об электронной подписи. Новый ГОСТ установил требование к отметке об электронной подписи. Теперь работодатель должен сделать соответствующую отметку на том месте, где находилась бы подпись на бумажном носителе.
  4. Наименование должности лица – автора документа. Теперь под наименованием организации в бланках должностных лиц указывается наименование должностной позиции лица – автора документа. Реквизит оформляют прописными буквами (например, «ДИРЕКТОР».

Некоторые требования к оформлению документов по сравнению с ГОСТ Р 6.30-2003 изменились

Новый ГОСТ изменил некоторые реквизиты, а также ввел уточнения о способах оформления документов. Реквизит «Адресат», например, дополнили сведениями об электронной почте, а текст документа порекомендовали набирать только определенными видами шрифтов.

Что согласно ГОСТ 7.0.97-2016 изменилось в составе реквизитов

Рассмотрим новые требования к реквизитам кадровых документов:

  1. Адресат. Реквизит дополнили сведениями об электронной почте. Если письмо отправляют по номеру факса или по e-mail, почтовый адрес указывать не нужно. Можно указать номер факса или электронный адрес. Если адресат – должностное лицо, то перед фамилией можно указать обозначение «г-ну» или «г-же».
  2. Дата документа. Теперь, если месяц в дате указывается словом, то день месяца от 1 до 9 можно написать без нуля. Например, вместо «01 июля 2018 года» – «1 июля 2018 года».
  3. Отметка об исполнителе. Следует указывать не только фамилию, имя и отчество исполнителя полностью, его должность, а также номер телефона и адрес электронной почты. Ранее этот реквизит включал только фамилию, инициалы и номер телефона.
  4. Текст документа. При оформлении текста рекомендовано использовать:
  • шрифт Times New Roman, размер 13–14, или Arial, 12–13, или Verdana, 12–13, или Calibri, 14;
  • интервал 1-1,5;
  • отступ 1,25 см.

Кроме того, новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендует использовать в тексте документа фразы делового этикета. Это означает, что автор письма должен начать обращение со слова «Уважаемый», а завершить свою просьбу словом «С уважением».

Что изменилось в нумерации страниц

Если документ имеет несколько страниц, по новым правилам его можно печатать на лицевой и оборотной сторонах листа. При этом ширина полей должна совпадать: левое поле лицевой стороны иметь такую же ширину, что и правое поле оборотной.

Если документ создают на двух и более страницах, автор должен пронумеровать вторую и последующие страницы. Номера страниц проставляют в середине верхнего поля страницы на расстоянии не менее 10 мм от края листа.

Читайте на тему

Чайный октябрь
Подпишитесь на журнал «Трудовые споры» со скидкой 10% и получите в подарок чайник.
Cкорее подписаться!

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Простите, что прерываем Ваше чтение!

Это профессиональный сайт для юристов и кадровиков, которые решают трудовые конфликты. Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего полторы минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Вы продолжите читать статью через 1 минуту
×
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Вы сможете скачать любые документы и получите бесплатный доступ ко всем материалам на сайте.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
×
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.