Как заверить копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года

11744
С 1 июля 2018 в действие вступает ГОСТ Р 7.0.97-2016. Появляются новые правила заверения копий трудовых книжек. Как работодателю заверить копию трудовой книжки в соответствии с новыми требованиями.
Внимание! Вы находитесь на профессиональном сайте для юристов по трудовому праву и специалистов по кадрам. Для чтения статьи может потребоваться регистрация. 

С 1 июля 2018 года законодатель изменяет правила заверения копий трудовых книжек. Если работодатель ошибется в оформлении, копия трудовой не будет действительна. Рассмотрим, какие требования действовали и какие требования будут действовать к копиям трудовой с 1 июля.

Изменения должны были ввести с 1 июля 2017 года, но затем Росстандарт перенес дату релизации проекта на год.

До введения новых требований заверить копию трудовой книжки было проще

Чтобы заверить копию трудовой книжки по прежнему ГОСТ Р 6.30-2003, нужно  было сделать следующее. Работодатель должен был на первом листе копии документа указать запись «Копия». Все листы следовало прошить ниткой и пронумеровать. Кадровик выводил концы нити на оборот крайнего листа копии. Там все опломбировали и делали единую запись: «Верно. Прошито, пронумеровано и скреплено печатью n листов». В реквизите «Подпись» указывали:

  • должность лица, которое подписывало документ;
  • его личную подпись;
  • расшифровку подписи с инициалами и фамилией;
  • дату заверения документа.

Печать в копии трудовой ставили в «Место печати»

Все страницы копии обычно заверяли печатью организации. Работодатель должен был проставить печать в копии трудовой в том же самом месте, где стоял реквизит «Место печати». Если реквизит отсутствовал на документе, то печать проставляли так, чтобы оттиск захватывал часть наименования должности лица.

С 1 июля кадровик должен заверять копии трудовых книжек по новым правилам

ГОСТ Р 7.0.97-2016 вводит новые требования к копиям трудовой с 1 июля 2018 года.

В копии трудовой с 1 июля отметку о заверении ставят под подписью

Чтобы заверить копию трудовой книжки, нужно проставить отметку о заверении копии либо под реквизитом «Подпись», либо в нижнем крае листа. Второе правило действует в том случае, если документ вообще без подписи.

С 1 июля для копий трудовых вводят два варианта отметок о заверении

ГОСТ вводит два варианта отметок о заверении копии трудовой книжки:

  1. Отметку для копий внутреннего пользования. Здесь работодатель должен проставить слово «Верно», указать должность лица, который заверяет копию, поставить его подпись, расшифровку подписи, дату заверения (п. 5.26). По сути, работают те же положения, что и в прежнем ГОСТ 2003 г.
  2. Отметку для остальных копий. Это касается копий для внешних субъектов. В копии трудовой с 1 июля работодатель обязан проставлять место хранения оригинала документа, с которого он изготовил копию. Например, «Подлинник трудовой книжки хранится по адресу: г. Москва, ул. Академика Королева, дом 3, офис __». Также отметку о заверении копии нужно подтвердить печатью или штампом организации.

Штамп организации изготавливают специально для заверения копий. Текст штампа подтверждает информацию, которая размещена в копии трудовой: на штампе присутствует полный адрес хранения оригинала трудовой книжки.

Чтобы заверить копию трудовой книжки с 1 июля, нужно правильно поставить печать

С 1 июля 2018 года поменяются не только правила того, как заверить копию трудовой книжки. Новый ГОСТ ввел дополнительные требования к размещению печати в копии трудовой:

  1. В копии трудовой с 1 июля печать не должна захватывать подпись сотрудника.
  2. Печать лучше всего располагать таким образом, чтобы она захватила часть должности подписавшего (не менее 80%). При этом печать в копии трудовой нельзя ставить между должностью и ФИО подписавшего. Если кадровик так поставит печать, это будет считаться нарушением требований ГОСТ.

Читайте на тему

Скоро в журнале «Трудовые споры»
    Узнать больше


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      © Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2008–2017

      Журнал «Трудовые споры» –
      практика разрешения трудовых конфликтов
      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Трудовые споры»

      
      • Мы в соцсетях

      Входите! Открыто!
      Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль