text
Трудовые споры

В каких случаях в Роскомнадзор направляют уведомление об обработке персональных данных

  • 15 мая 2018
  • 730

Руководство фирмы работает с персональными данными персонала, а также клиентов и контрагентов. Читайте в статье, когда нужно известить Роскомнадзор об обработке персональных данных и что указать в уведомлении.

Фирма получает данные от сотрудников, клиентов, бизнес-партнеров. Об обработке персональных данных в Роскомнадзор подают уведомление, образец документа пригодится при подготовке. Если руководитель фирмы забыл известить ведомство, компанию привлекут к ответственности.

При сборе и обработке сведений о сотрудниках и других лицах компания обязана сообщать о таких операциях в контролирующий орган (ч. 1 ст. 22 закона о персональных данных). После того, как ведомство известят, оно внесет информацию в специальный реестр в течение 30 дней с даты получения документа. За внесение сведений платить не нужно.

Об обработке персональных данных компании подают уведомления в бумажном или электронном виде

При подготовке уведомления об обработке персональных данных у кадровиков появляются вопросы:

  • кто именно должен подавать документ в Роскомнадзор, и есть ли исключения;
  • как подать документ.

Компания становится оператором данных, когда ее работники или клиенты сообщают свои ФИО, информацию о проживании и т. д. Однако отправлять уведомление о начале обработки нужно не всегда. В законе присутствует список исключений (ч. 2 ст. 22 закона о персональных данных). Уведомлять не нужно, если:

  • работодатель имеет дело только с данными персонала;
  • сведения о контрагентах используют только при подготовке договоров;
  • компания не пользуется при обработке данных средствами автоматизации (постановление Правительства РФ от 15.09.08 № 687).

Во всех остальных случаях ведомство нужно известить.

Форма уведомления, в котором нужно известить Роскомнадзор об обработке персональных данных клиентов и сотрудников, включает несколько основных пунктов:

  • страна, где находится база охраняемых данных;
  • адрес базы;
  • наименование базы.

Ведомство рекомендует форму в приложении № 1 к Методическим рекомендациям, утв. приказом Роскомнадзора от 30.05.2017 № 94. В течение 3 месяцев ведомство вправе привлечь организацию к ответственности за неуведомление (ст. 19.7 КоАП РФ). Но если организация долго не уведомляла Роскомнадзор, а затем ее юристы решили по собственной инициативе исправить ситуацию, при истечении срока давности компанию к ответственности не привлекут.

Перед тем как уведомить Роскомнадзор, проверьте, чтобы в документе об обработке персональных данных были указаны все категории данных, с которыми работает компания. Например, сюда относятся сведения о здоровье сотрудников.

Также проверьте, чтобы были верно отражены категории субъектов, чьими данными компания оперирует. Если категории поменяются, руководство фирмы направляет об этом в ведомство информационное письмо. Вместе с изменениями нужно перечислить заново ранее переданные сведения. Если их не указать, Роскомнадзор внесет в реестр изменения, а сведения без корректив удалит.

Работодатель должен указать адрес базы данных. Для этого следует определить наименование системы по учету персонала.

Форму можно подать в бумажном виде. Кроме того, на портале Роскомнадзора в разделе pd.rrkn.gov.ru компания вправе заполнить электронное уведомление об обработке персональных данных. Это делают на специальной странице.

К персональным данным сотрудников относятся сведения, по которым можно установить личность

Персональные данные – это сведения, по которым можно установить личность работника. Это основные идентификационные данные, семейное положение лица, его образование и т. д. (п. 1 ст. 3 закона о персональных данных, подп. «а» ст. 2 Конвенции о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных, Страсбург, 28.01.1981).

Работодатель собирает и обрабатывает сведения о сотруднике при заключении трудового договора (ст.ст. 57, 64 ТК РФ). В дальнейшем компания продолжает сбор сведений о своих работниках. Например, руководитель принимает решение об увольнении сотрудницы-одинокой матери. Работодатель принимает решение на основе анализа персональных данных (ч. 2 ст. 179, ч. 4 ст. 261 ТК РФ).

Хранить персональные данные нужно в РФ

В 2015 году законодатель установил, что базы персональных данных должны находиться на территории РФ. Систематизация такой информации может осуществляться в электронном (позиция Минкомсвязи) или в печатном виде (Роскомнадзор). Единой практики по данному вопросу не имеется.

Когда компания обрабатывает и хранит персональные данные, следует избегать нарушений требований закона. Роскомнадзор или другие уполномоченные органы штрафуют работодателя за следующие нарушения:

  1. Работодатель не предпринял необходимые меры для защиты персональных данных (постановление Волгоградского областного суда от 15.04.2011 № 7а-392/11). Компания обязана при обработке персональных данных сотрудников защищать данную информацию. Если документы с персональными данными потеряют, третьи лица могут неправомерно воспользоваться материалами на работников.
  2. Работник не дал работодателю официального согласия на обработку персональных данных при составлении анкет, опросников и так далее.
  3. Работодатель продолжает хранить персональные данные после того, как они стали не нужны. Например, работодатель искал сотрудника и получил от соискателей множество резюме. Руководитель нашел работника, однако резюме других соискателей не уничтожил. Роскомнадзор считает, что этот факт является нарушением.

Статьи в журнале «Трудовые споры»

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • Уведомление о намерении обрабатывать персональные данные.doc

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Простите, что прерываем Ваше чтение!

Это профессиональный сайт для юристов и кадровиков, которые решают трудовые конфликты. Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, мы вынуждены размещать лучшие статьи в закрытом доступе.

Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего полторы минуты.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Вы продолжите читать статью через 1 минуту
×
Пожалуйста, зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Вы сможете скачать любые документы и получите бесплатный доступ ко всем материалам на сайте.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
и скачать файл
×
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.