Как использовать в работе коммуникационные устройства сотрудников

67
Работодатель может разрешить работникам использовать личные коммуникационные устройства при осуществлении должностных обязанностей. Какие плюсы и минусы есть у этого подхода.

Во многих компаниях сотрудники работают на собственных коммуникационных устройствах. Это дает возможность находиться на связи с руководством компании практически круглосуточно. Однако это порождает проблемы в отношении использования внутрикорпоративной информации.

Как коммуникационные устройства сотрудников можно использовать в работе компании

В западных странах приобрел популярность подход Bring Your Own Device – «принеси свое собственное устройство». Подразумевают, что сотрудники компании выполняют обязанности с помощью личных коммуникационных устройств.

Плюсы концепции Bring Your Own Device

Основные плюсы подхода:

  1. Работник сам выбирает устройство (смартфон, планшет и т. д.) для общения с руководством компании и с коллегами.
  2. Работодатель может быстрее связываться с работником, коллеги – друг с другом. Это позволяет качественно и оперативно решать экстренные проблемы и задачи.
  3. Работодатель может организовать работу в любое время. Это означает возможность трудиться как внутри фирмы, так и вне ее.

Минусы Bring Your Own Device

Отрицательные стороны подхода:

  1. Использование подобных устройств отрицательно сказывается на здоровье сотрудников. Накапливается «электронная усталость». Кроме того, необходимость постоянно быть включенным в рабочий процесс приводит к упадку сил.
  2. Доступ сотрудника к внутренней информации компании с внешних носителей снижает защищенность данных. Нельзя гарантировать «чистоту» устройств от вирусов или контролировать доступ к секретным сведениям. А если вирус попадет во внутрикорпоративную сеть, это может причинить серьёзные неприятности. Потребуются усилия для его устранения. Если в компании ввели режим коммерческой тайны, подход Bring Your Own Device лучше не использовать.

Что можно порекомендовать, если работодатель разрешает использовать коммуникационные устройства

Российское право не регламентирует порядок внедрения данной стратегии. Государственные органы не разъясняют правовой аспект реализации подхода. Из международного опыта можно вычленить несколько требований:

  1. Работники используют личные устройства только вспомогательно. Ч. 2 ст. 22 ТК РФ устанавливает, что работодатель должен обеспечить своих сотрудников необходимым оборудованием. Если компания не предоставляет необходимых технических средств, то работник может пожаловаться в трудовую инспекцию. Поэтому концепцию BYOD надо использовать с осторожностью. Например, для организации работы отдельных сотрудников, которые в работают на служебных ПК, а на связь выходят при помощи личного телефона.
  2. Частная жизнь работников остается неприкосновенной. Работодатель не имеет права вмешиваться в личную жизнь сотрудника.
  3. Работодатель должен объяснить сотрудникам, почему внутри фирмы идет разграничение по использованию личных устройств. Например, сотрудники одного из отделов компании получили разрешение на использование мобильных устройств для работы, а другого – нет. Работники должны понимать причины такого решения.
  4. Работодатель должен компенсировать работникам использование личного имущества (ст. 188 ТК РФ). Размер компенсации и методику расчета указывают в трудовом договоре.

Как оформить использование коммуникационных устройств

Работодатель должен определить в трудовом договоре:

  • наименование устройства работника, которые он будет использовать;
  • стоимость устройства;
  • порядок использования устройства;
  • срок использования.

Сумма компенсации за использование личного устройства – это расходы на оплату труда. Они не облагаются налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами (абз. 9 п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 18.02.2013 № 03-04-06/4259).

В локальном акте работодатель должен указать порядок использования личных устройств. В частности, указать:

  • требования к техническим характеристикам личных устройств, их операционным системам;
  • разграничение между корпоративной и личной информацией;
  • возможность мониторинга действий сотрудника;
  • порядок установки и работы антивирусных систем;
  • порядок работы IT-отдела, его полномочия по доступу к устройству;
  • порядок действий работников в случае кражи или утери устройства;
  • порядок действий в случае увольнения сотрудника;
  • порядок и возможности дистанционного удаления сведений с устройства;
  • порядок блокирования данных или их удаления.

Кроме того, некоторые компании требуют в обязательном порядке проведения процедуры проверки устройства в IT-отделе. Данное требование работодателя законно.

Наиболее удобный вариант работы с коммуникационными устройствами – создание облачного хранилища данных. Работники запрашивают данные из «облака» и там же фиксируют результаты работы. Это позволит избежать негативных последствий, если работник утратит устройство. Также в случае конфликта с работодателем работник не сможет уничтожить информацию, поскольку она хранится вне его устройства.

Читайте об этом

Читайте также

Скоро в журнале «Трудовые споры»
    Узнать больше


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      © Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2008–2017

      Журнал «Трудовые споры» –
      практика разрешения трудовых конфликтов
      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Трудовые споры»

      
      • Мы в соцсетях

      Входите! Открыто!
      Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль