Оформление документов компании. О каких правилах русского языка обычно забывают

596
Сотрудники кадрового отдела оформляют документы. Какие правила русского языка часто нарушают.

Ошибки при оформлении документов компании

В документах компании иногда присутствуют ошибки. Если они касаются содержания или юридически значимых особенностей оформления, это повлечет для компании неприятности. Но есть ошибки, которые связаны с нарушением норм русского правописания. Рассмотрим, какие ошибки допускают чаще всего.

Правила русского языка при оформлении документов

Нередко должность топ-менеджера пишут с заглавной буквы во всем тексте документа, а не только в начале. Если в середине предложения появляются «Генеральный» директор и «Главный» бухгалтер, это ошибка.

Такая ошибка не отразится на работе компании. Однако при оформлении текста следует помнить правило:

  • название должности в середине предложения пишут со строчной буквы;
  • заглавную букву ставят в начале предложения и в реквизитах.

Если генеральный директор требует указывать должность во всех случаях только с заглавной буквы, то этот порядок надо оформить в локальном акте.

Правильное написание:

«Возложить на заместителя генерального директора _____ обязанности…»

Неправильное написание:

«Возложить на заместителя Генерального директора ______ обязанности…»

Также с заглавной ошибочно пишут расшифровку суммы. Сумму прописью надо начинать со строчной буквы.

Правильное написание:

12340 (двенадцать тысяч триста сорок руб. 00 коп.)

Неправильное написание:

12340 (Двенадцать тысяч триста сорок рублей ноль копеек).

В законе не сказано, что за такую ошибку компания несет ответственность. В Положении о документах и документообороте бухгалтерских документов (утв. Минфином СССР от 29.07.1983 № 105) есть данные только о прочерках и свободных строках. Использование заглавной буквы при написании суммы работодателю ничем не грозит.

Проверить правильность оформления текста можно по Справочнику по русскому языку. Орфография и пунктуация / Д. Э. Розенталь. 2-е изд., перераб. М., 2006 или Правилам русской орфографии и пунктуации, утв. АН СССР, Минвузом СССР, Минпросом РСФСР в 1956 году.

Юридические особенности оформления документов компании

Сокращение в документах «далее – ООО» не является общеупотребительным. Например, «Общество с ограниченной ответственностью «М.» (далее – ООО) заключает договор с …» Такое сокращение не используют. Обычно сокращают так: «Общество с ограниченной ответственностью «М.» (далее – Общество) заключает договор с индивидуальным предпринимателем…»

Ошибочным является использование одного слова или словосочетания из локального акта без упоминания о локальном акте. Если неправильно сослаться на документ, это может создать проблемы. Контролеры или суд заметят такую ошибку. Неправильно писать: «Положение об аттестации научно-педагогических кадров (далее – аттестация)… » Правильно – «Положение об аттестации научно-педагогических кадров (далее – Положение)… »

Оформление документов компании согласно ГОСТ

Дату документа или события следует оформить арабскими цифрами. Слово «год» можно сократить до общепринятого «г.» В некоторых случаях допускается использование римских цифр: например, при обозначении группы инвалидности или века, указания на номер параграфа или главы раздела. Правильное оформление: «В период с 8.08.16 по 20.08.16 корреспондент Иванов В. В…» Неправильное оформление: 8.08.2016 года корреспондент Иванов В. В…» (п. 3.11 ГОСТ Р 6.30-2003).

Если нужно адресовать письмо на имя руководителя компании, руководствуются следующими требованиями:

  1. Должность указываются в дательном падеже, а наименование компании – в именительном падеже (допускается сокращение организационно-правовой формы).
  2. Сначала указывают инициалы руководителя компании, а потом его фамилию. Имя и отчество не указывают.
  3. Если письмо адресуют работнику, то в этом случае сначала указывают фамилию, а потом инициалы (п. 3.15 ГОСТ Р 6.30-2003).

По материалам публикации в № 8, 2016 г.

Читайте на тему

20 кадровых ошибок, которые инспекторы находят при проверках

Скоро в журнале «Трудовые споры»
    Узнать больше


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      © Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2008–2017

      Журнал «Трудовые споры» –
      практика разрешения трудовых конфликтов
      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Трудовые споры»

      
      • Мы в соцсетях

      Входите! Открыто!
      Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль