Изменение графика отпусков. Как соблюсти интересы работника и работодателя

781
Приятная пора отпусков, к сожалению, часто становится причиной конфликтов между работниками и работодателем.

По закону работодатель должен спланировать отпуска зимой, в то время как большинство сотрудников стараются отдыхать летом. То есть работники должны определить, когда они будут отдыхать, практически за полгода до реального предоставления отпуска. Вполне естественно, что к началу отпуска сотрудники стараются скорректировать даты ввиду изменения каких-то личных обстоятельств. Компании это бывает не всегда удобно – приходится менять производственные планы и графики работ. Но бывают случаи, когда работодатель сам хочет перенести отпуск работника, в связи с напряженной рабочей ситуацией. В свою очередь сотрудники не всегда относятся к этому с пониманием. Проблема осложняется тем, что график обязателен для обеих сторон, и менять его в одностороннем порядке нельзя. Отозвать работника из отпуска можно тоже только с его согласия. Но такая ситуация не является безвыходной. На практике есть способы разрешения подобных проблем.

В случае принятия новых работников следует составить дополнение к графику отпусков

Вопрос регулирования очередности и сроков предоставления отпусков относится к компетенции руководителей структурных подразделений. Они являются наиболее заинтересованной стороной, так как от бесконфликтной и организованной ротации сотрудников в отпускной период зависит слаженная работа их подразделения. Если при подготовке графика отпусков линейным руководителям удается избегать конфликта интересов, то и в дальнейшем при предоставлении отпусков сложностей, как правило, не возникает. В то же время необходимо учитывать и интересы работника, и если есть такая возможность, предлагать несколько вариантов решения вопроса. Работодатель обязан утвердить график отпусков не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). На подготовку мотивированного мнения органу профсоюзной организации отводится пять рабочих дней. В случае, если выборный орган первичной профсоюзной организации не согласится с предлагаемым проектом графика отпусков, срок согласования увеличивается на три дня. Таким образом, проект графика отпусков для утверждения руководителем должен быть готов к началу декабря.

График отпусков составляется по унифицированной форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Трудовой кодекс РФ не регламентирует механизм предоставления отпуска сотрудникам, принятым на работу после утверждения графика отпусков. Для предотвращения конфликтных ситуаций рекомендуется составлять дополнения к утвержденному графику с определенной периодичностью. Периодичность зависит от количества вновь принимаемых работников. Право на отпуск возникает у работника через 6 месяцев работы, поэтому для организации нормальной работы необходимо довести до сведения работника дополнения к графику отпусков, либо проинформировать его в иных формах. Также в дополнение к графику отпусков можно вносить согласованные работодателем изменения в отношении работников, внесенных в основной график.

Желание работника скорректировать даты отпуска не обязывает работодателя предоставлять его вне графика

Трудовой кодекс РФ не обязывает работодателя заранее согласовывать график отпусков с работниками. В то же время у работодателя есть обязанность информировать работника о дате ухода в отпуск не менее чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). На практике работодатель может информировать работника о времени начала отпуска тремя способами.

Первый способ – ознакомление работника с графиком отпусков. Так как в унифицированной форме такой графы нет, служба персонала может закрепить эту графу соответствующим приказом о внесении изменений в типовую форму № Т-7. Этот способ является самым простым и эффективным и позволяет кадровой службе оперативно выполнять требования трудового законодательства. Самое главное – этот способ позволяет выявить несогласие работников и заранее внести изменения в случае необходимости.

Второй способ – это заблаговременное, не менее чем за две недели, издание приказа об отпуске и ознакомление с ним работника. Такой способ более сложный, так как для его реализации кадровикам приходится вести дополнительную картотеку или вносить соответствующие изменения в программы для своевременного отслеживания необходимых приказов. Также издание приказа более чем за две недели до ухода работника в отпуск влечет риск его отмены в случае болезни работника.

Третьим способом является составление отдельного письменного уведомления для работника. Но этот способ наиболее трудоемкий, и он фактически дублирует первые два.

Используя три вышеперечисленных способа, необходимо помнить, что в любом случае работник должен указать дату ознакомления с документом и поставить свою подпись. Из самого документа работнику должно быть предельно ясно, когда его отпуск начинается и когда заканчивается. Поэтому дату ухода в отпуск необходимо обозначать конкретными цифрами, избегая формулировок типа: «начало отпуска через две недели после получения настоящего уведомления».

Чем раньше работодатель информирует работника о дате начала отпуска, тем проще избежать конфликтных ситуаций. Но необходимо помнить, что работодатель обязан извещать работника о дате начала отпуска не позднее чем за две недели. То есть ознакомление работника, у которого отпуск начинается с 01 октября, законодательно предусмотрено не позднее 16 сентября. До этой даты работодатель фактически имеет право работника не информировать.

Судебная практика. Работница обратилась в суд с иском к работодателю о несвоевременном извещении ее о времени начала очередного отпуска. Суд, рассмотрев материалы дела, установил, что истица подала заявление на отпуск 10.05.2011, а с графиком отпусков была ознакомлена 13.05.2011. Согласно графику отпусков, представленному суду работодателем, дата начала отпуска истицы была назначена на 01.10.2011. Несмотря на то, что на момент подачи заявления она не располагала информацией о времени начала своего отпуска, суд не усмотрел нарушения прав истицы, поскольку ее отпуск начинался более чем через четыре месяца. В связи с этим суд решил, что ответчик свою обязанность по извещению истицы о времени начала ее отпуска исполнил своевременно.(определение Магаданского областного суда от 02.08.2011 № 2-2319/2011).

Если работодатель не проинформировал работника одним из перечисленных способов или не уложился в сроки, установленные законодательством, то согласно ч. 5 ст. 124 Трудового кодекса РФ у него возникает обязанность согласовать с работником другую дату предоставления отпуска.

Уход работника в отпуск без согласования с работодателем является прогулом

 


Согласно ч. 9 ст. 136 Трудового кодекса РФ оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Если работодатель не выполняет это условие, то по письменному заявлению работника, как и в случае с несвоевременным информированием о дате начала отпуска, работодатель обязан перенести отпуск работника на согласованную с ним дату.

В ситуации, когда работник обращается к работодателю с соответствующим заявлением, оплачиваемый отпуск предоставляется ему вне утвержденного графика только по усмотрению администрации компании. Подача такого заявления не влечет за собой обязанности работодателя по предоставлению отпуска. Если же работник уходит в отпуск, не получив одобрения работодателя, это может быть расценено последним как прогул. Следует отметить, что суд в таких спорах встает на сторону работодателя.

Судебная практика. В августе 2011 года работник подал заявление работодателю и без согласования о перенесении ему очередного отпуска на иной срок, чем установлено графиком отпусков, ушел в отпуск. Работодатель уволил работника за прогул на основании подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. С таким решением работник не согласился и обратился в суд. В судебном заседании истец не оспаривал, что отсутствовал в указанный период на работе, пояснив при этом, что отсутствовал на работе, считая, что ответчик обязан был предоставить ему очередной отпуск на основании его заявления. Из предоставленного работодателем графика отпусков следовало, что дата начала отпуска в 2011 году установлена работнику 01 сентября. Кассационный суд решил, что увольнение истца было произведено в соответствии с законом, поскольку он отсутствовал на работе без уважительной причины, самовольно ушел в очередной отпуск, что было классифицировано судом как прогул (определение Кемеровского областного суда от 01.02.2012 № 33-919).

Однако при отсутствии или незаблаговременной подготовке графика отпусков работодатель лишается одного из важных доказательств, позволяющих подтвердить обязанность работника следовать установленной очередности предоставления отпусков.

При этом согласно трудовому законодательству не все сотрудники обязаны соблюдать график отпусков. Отдельным категориям работников работодатель обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск по их заявлению и в удобное для них время.

В случае отказа работодателя в предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное для них время, на таких работников распространяется действие постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2. Согласно подп. «д» п. 39 данного постановления самовольный уход в отпуск таких работников не может быть квалифицирован как прогул.

Судебная практика. Истица работала у ИП с июня 2008 года по март 2011 года, но отпуск ей не предоставлялся. Будучи беременной, 05.03.2010 она написала заявление о предоставлении отпуска, с учетом отработанного времени, на 53 календарных дня, и больше на работу не выходила. Работодатель заявление не принял, отпуск не оплатил, посчитав, что работница уволилась. Работница обратилась в суд с иском к ИП о взыскании среднего заработка за ежегодный оплачиваемый отпуск и за период отпуска по беременности и родам. Учитывая, что право на отпуск истицей было реализовано и ответчик своевременно не оплатил время нахождения ее в очередном отпуске, не оформил ее уход в отпуск, а трудовые отношения между сторонами не были признаны прекращенными, суд не нашел оснований для удовлетворения апелляционной жалобы ИП (определение Пермского краевого суда от 25.04.2012 № 33-3259/2012).

В отношении остальных работников работодатель также может предоставлять отпуск в удобное для них время, но это не является его обязанностью.

Если уход работника в отпуск может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение его отпуска на следующий рабочий год (ч. 2 ст. 124 ТК РФ). Следует помнить, что отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Тем не менее, даже если это правило нарушается и неиспользованные отпуска накапливаются, то при увольнении работодатель обязан выплатить работнику компенсацию за все неиспользованные отпуска.

Судебная практика. Истица работала у ИП с июня 2000 года по 2010 год. За все время работы ей было предоставлено 35 календарных дней отпуска. 10.03.2010 истица была уволена в связи с сокращением штата. При расчете ей была выплачена компенсация за неиспользованные дни отпуска в количестве 11,67 календарных дней за 2010 год. Истица с размером суммы не согласилась и обратилась в суд с иском о взыскании компенсации за отпуск за весь период работы. Работодатель в суде иск не признал, мотивировав тем, что согласно ст. 208 ГК РФ требования удовлетворяются не более чем за три года, предшествовавшие предъявлению иска. Однако в силу прямого указания закона о выплате работнику при увольнении денежной компенсации за все неиспользованные отпуска, суд признал несостоятельными доводы ответчика о пропуске срока исковой давности по оплате отпусков, начиная с 2000 года. Суд обязал работодателя выплатить все компенсации работнику с 2000 года (определение Костромского областного суда от 16.08.2010 № 33-1025).

Напомним, что замена части ежегодного оплачиваемого отпуска продолжительностью менее 28 календарных дней денежной компенсацией, согласно ч. 1 ст. 126 Трудового кодекса РФ, не допускается. Следовательно, если работнику установлен ежегодный оплачиваемый отпуск в количестве 28 дней, то требовать замены части отпуска соответствующей компенсацией он не вправе, равно как и работодатель не вправе предоставить такую компенсацию.

Отсутствие документов о предоставлении отпуска может стать причиной повторной выплаты отпускных

 


По закону на работодателе лежит обязанность по начислению и своевременной выплате заработной платы, оплате отпуска и компенсации за неиспользованный отпуск. В случае судебного спора именно работодателю предстоит доказывать тот факт, что работнику предоставлялся ежегодный оплачиваемый отпуск. Также необходимо подтвердить и факт отсутствия задолженности перед работником по выплате компенсации за неиспользованный отпуск. При отсутствии таких доказательств суд может обязать работодателя выплатить данные суммы.

Судебная практика. Работница обратилась с иском к ИП о взыскании компенсации за неиспользованные отпуска за 4 года 3 месяца, пени за просрочку выплаты и компенсации морального вреда. В суде работодатель пояснил, что выплаты истице производились ежегодно в присутствии свидетелей. Несмотря на это, доводы ответчика о ежегодном предоставлении истице отпусков, оплата которых подтверждена свидетельскими показаниями, не были приняты во внимание судом, поскольку на работодателя, в силу норм трудового законодательства, возложена обязанность ведения учета начисленных и выплаченных работнику сумм, а также предоставленных отпусков. При этом надлежащих доказательств реального предоставления работнице оплачиваемых отпусков за период с февраля 2007 года по май 2011 года, либо выплаты денежной компенсации ранее ответчик суду не представил. Решением суда исковые требования работницы удовлетворены (определение Красноярского краевого суда от 30.11.2011 № 33-11385/2011).

Чтобы избежать подобных ситуаций, необходимо документально фиксировать как сами факты предоставления отпусков в карточке формы № Т-2, так и факты оплаты в карточке формы № Т-49. Также подтверждающими документами могут стать платежные поручения или кассовая книга для индивидуальных предпринимателей. Нередко в судебной практике встречаются дела о дисциплинарных взысканиях за несвоевременное возвращение работника из отпуска. Как правило, это увольнение за прогул, когда работодатель считает причину, озвученную работником, неуважительной. Причины несвоевременного возвращения могут быть признаны уважительными, если работнику удастся доказать, что, во-первых, он принимал все меры для своевременного извещения работодателя о задержке, во-вторых, если работник сможет подтвердить факты, например, отсутствия билетов или чрезвычайных ситуаций, которые помешали ему своевременно приступить к работе.

Судебная практика. Работница своевременно не приступила к работе после отпуска, объяснив это отсутствием железнодорожных билетов. Работодатель посчитал причину неуважительной и уволил работницу за прогул. Работница обратилась в суд с иском о восстановлении на работе, выплате зарплаты за время вынужденного прогула и компенсации морального вреда. Суд установил, что истица должна была приступить к работе 17.01.2011. В связи с отсутствием билетов 14.01.2011 истица направила работодателю по факсу два заявления с просьбой предоставить один день в счет очередного отпуска и один день в счет отпуска без сохранения зарплаты. Факт невыхода на работу истица не отрицала, в объяснительной записке невозможность своевременного возвращения обосновала отсутствием железнодорожных билетов. В судебном заседании также был установил факт договоренности истицы с генеральным директором о предоставлении ей двух дней отпуска, с 17.01. по 18.01.2011 года, что подтвердилось свидетельскими показаниями. Верховный суд РФ оставил в силе решение суда первой инстанции о восстановлении работницы на работе и выплате компенсации за время вынужденного прогула (определение ВС РФ от 30.03.2012 № 69-В-12-1).

Для предотвращения возможных конфликтов, касающихся порядка предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска, и работник, и работодатель должны руководствоваться графиком отпусков или письменными договоренностями о его изменении. Изменение установленной графиком отпусков очередности предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска допускается только по соглашению сторон.

КОММЕНТАРИЙ ЭКСПЕРТА:

Теплова Кристина Анатольевна, практикующий юрист.

Работодатель вправе отказать работнику в предоставлении отпуска по частям

Исходя из общего смысла положений Трудового кодекса РФ, по умолчанию работнику предоставляется отпуск целиком. И только по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части (ст. 125 ТК РФ). При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Судебная практика свидетельствует, что даже если предоставление отпуска целиком может неблагоприятно сказаться на деятельности работодателя, в отсутствии согласия работника отпуск не может быть разделен на части. При этом работник также может инициировать разделение отпуска. Однако если работодатель по каким-либо причинам не согласен с предложением работника, то он вправе ему отказать, доведя свое решение до него в письменном виде. При достижении соглашения о разделении отпуска на части, это должно быть отражено в графике отпусков.

Еще на эту тему



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Когда ваша компания составляет график отпусков?

  • за 2 недели до окончания года 40.63%
  • постфактум, когда работники реально идут в отпуск 12.5%
  • когда дойдут руки 9.38%
  • графика нет, проверок не боимся 0%
  • мы молодцы — уже составили! 37.5%
результаты

Рассылка



© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2008–2016

Журнал «Трудовые споры» –
практика разрешения трудовых конфликтов
Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Трудовые споры»


  • Мы в соцсетях
×

Подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

В рассылках мы вовремя предупредим об акции, расскажем о новостях в работе юриста и изменениях в законодательстве.