Проверка трудовой инспекции. Какие ошибки в кадровых документах грозят штрафами

1843
Можно ли устанавливать в штатном расписании вилки окладов по одной должности. В каких случаях установление оклада меньше МРОТ не является нарушением. Когда работнику можно отказать в выдаче документов, связанных с работой.

Любая компания рано или поздно подвергается проверке трудовой инспекции. Даже если никаких конфликтов с работниками, которые могли бы стать причиной обращения в надзорные органы, нет, то плановой проверки избежать не удастся.

В рамках такой проверки инспекция проверяет большое количество кадровых документов на соответствие их законодательству. Вести кадровое производство идеально удается далеко не всем компаниям, но некоторые досадные оплошности работодателей могут обойтись значительными штрафами.

Например, многие компании указывают в штатном расписании вилки окладов по одной должности. Это является нарушением прав работников на равную оплату за труд равной ценности и может стать причиной штрафных санкций. Поэтому лучше устанавливать индивидуальные надбавки или вводить должности старших и младших специалистов. Или другой пример: работникам не выплачиваются коэффициенты за работу в районах Крайнего Севера по той причине, что сама компания зарегистрирована в другой местности (где такие выплаты не предусмотрены).

Такой подход является неверным, поскольку установление северных надбавок зависит от того, где трудится работник, а не от того, где находится сама компания. В случае же конфликтной ситуации работники нередко обращаются в инспекцию, чтобы оказать какое-то воздействие на работодателя.

Типичный пример – работник принципиально отказывается получать расчет при увольнении и сразу пишет на работодателя жалобу, что тот не выдал ему зарплату. Чтобы избежать претензий инспекции работодателю придется представить доказательства, что работник отказался от получения расчета, а все положенные ему суммы депонированы.

Если работник отказался получить зарплату в день увольнения, ее нужно депонировать

Ситуация: Работник получает зарплату на руки в кассе организации. При увольнении работодатель не выплатил ему ежемесячную премию, поскольку посчитал, что работник ее не заслужил. Работник отказался получать расчет в меньшем размере и обратился в инспекцию. Какие действия следует предпринять работодателю в сложившейся ситуации, чтобы избежать штрафа?
Решение: Отказ сотрудника от получения расчета нужно документально зафиксировать. Неполученные работником суммы следует депонировать.

На практике не редки ситуации, когда при конфликтных увольнениях возникает спор о размерах сумм, подлежащих выплате работнику. Например, работодатель не выплачивает сотруднику ежемесячную премию, которая составляет основную часть его зарплаты. В итоге размер расчета сильно отличается в меньшую сторону от того, что реально ожидал сотрудник. В такой ситуации работник не приходит в кассу организации за получением денег, а сразу пишет жалобы в надзорные органы – прокуратуру и Госинспекцию труда. В жалобе указывает, что работодатель отказал ему в выплате расчета при увольнении. Мотив простой – работодателя обязательно оштрафуют на крупную сумму. Действительно, при проведении проверки такие доводы во всех случаях подтверждаются. При этом сам факт невыплаты сотруднику премии еще не говорит о том, что работодатель действовал незаконно. А вот то, что при увольнении работнику не выдали окончательный расчет – это уже серьезное нарушение. За это организацию, директора и главного бухгалтера могут привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ, а также выдать предписание о выплате сотруднику расчета с учетом процентов по ст. 236 ТК РФ за его задержку.

Тем не менее в такой ситуации у работодателя есть возможность избежать нарушения и, соответственно, штрафов. Для этого неполученную работником зарплату необходимо депонировать. А факт того, что работник сам отказался от получения расчетных сумм, нужно задокументировать. В первую очередь рекомендуется составить акт о том, что работник не пришел в кассу за расчетом. После этого стоит направить работнику уведомление о необходимости явиться в кассу организации за получением расчета. В текст уведомления стоит включить предупреждение о том, что суммы будут депонированы.

Напомним, что в день увольнения работодателем должна быть составлена платежная ведомость. Это самый важный документ. Подделывать его или составлять задним числом категорически нельзя. В таком случае компании могут грозить крупные неприятности с налоговыми органами.

Согласно Положению о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П) депонирование неполученных работниками сумм производится по истечении 5 рабочих дней со дня составления платежной ведомости, если в ней не установлен более ранний срок. В последний день кассир в платежной ведомости напротив фамилии работника должен проставить оттиск штампа или сделать надпись «депонировано». Затем в итоговой строке указывается сумма, которую нужно депонировать и сдать в банк, а также оформить реестр депонированных сумм. При соблюдении работодателем этих требований, в его действиях будет отсутствовать состав административного правонарушения.

Указание в штатном расписании оклада меньше МРОТ не всегда является причиной штрафа

Ситуация: Штатным расписанием организации установлен оклад в размере ниже МРОТ. Фактически зарплата начисляется в размере, превышающем МРОТ, путем выплаты работнику премий. Ни штатным расписанием, ни трудовым договором такие выплаты не установлены. Является ли это нарушением трудового законодательства?
Решение: Если работнику выплачивается зарплата в совокупном размере до налогообложения равная или большая МРОТ – это не будет являться нарушением. При этом все суммы, которые получает работник, должны быть предусмотрены локальными актами компании.

Довольно часто при проверках выясняется, что штатным расписанием организации установлен оклад в размере ниже МРОТ. При этом сведений о дополнительных выплатах в нем не содержится. Такое положение вещей сразу наводит на подозрение, что работодатель нарушает требования закона. Поэтому инспектор обязательно попросит предъявить документы по оплате труда работников – платежные ведомости, расходные кассовые ордера, платежные поручения, расчетные листки. Эти документы позволяют определить реальный размер зарплаты работника, а также все ее составные части. Кроме того, у работодателя потребуют представить коллективный договор, локальные акты компании и несколько трудовых договоров с работниками. Если фактически работникам выплачивается заработная плата в большем размере, чем указано в штатном расписании, то нарушения нет. Конечно, по общему правилу все выплаты в пользу работников, которые установлены законом или трудовым договором, должны быть отражены в штатном расписании. Исключение составляют случаи, когда данные выплаты не являются гарантированными и их конкретный размер может варьироваться. Например, премии. Но при этом данные выплаты должны быть установлены локальными актами компании или коллективным договором. Отсутствие подобных условий во внутренних документах компании может быть расценено при проверке как нарушение.

Если же работнику установлены законом иные обязательные выплаты, то они должны быть указаны в штатном расписании. В противном случае их отсутствие будет являться нарушением Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). В качестве примера таких выплат можно привести районные коэффициенты. Они должны быть обязательно указаны в штатном расписании. При этом важно помнить, что подобные выплаты не включаются в состав МРОТ. Поэтому, если работодатель хочет довести размер оклада до уровня МРОТ с помощью включения в него районных коэффициентов, то это будет нарушением. Такой вывод подтверждается и судебной практикой (определение ВС РФ от 17.05.2013 № 73-КГ13-1; апелляционные определения Красноярского краевого суда от 17.06.2013 по делу № 33-5583/13, Астраханского областного суда от 31.07.2013 по делу № 33-4606/2013). Суды объясняет свою позицию тем, что неблагоприятные факторы, связанные с работой в таких условиях, должны компенсироваться работникам специальным коэффициентом и надбавкой к зарплате. При этом по общему правилу зарплата должна быть определена в размере не менее МРОТ. После этого к ней должны быть начислены районный коэффициент и надбавка за стаж работы в особых климатических условиях.

Кроме того, в состав МРОТ не входят:

  • надбавки за работу в тяжелых условиях труда, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда (ст. 147 ТК РФ);
  • повышение оплаты труда в случае выполнения работ в условиях, отклоняющихся от нормальных (ст. 149 ТК РФ).

Таким образом, начисленная работникам заработная плата до налогообложения не должна быть меньше регионального МРОТ. Однако зарплата может в некоторых случаях быть ниже МРОТ. Например, если работник не отработал месячную норму рабочего времени или не полностью выполнил свои трудовые обязанности (ч. 11 ст. 133.1 ТК РФ). Поэтому не будет являться нарушением, если штатным расписанием организации установлены оклады работникам в размере ниже регионального МРОТ.

За вилки окладов в штатном расписании работодатель может быть оштрафован

Ситуация: В штатном расписании установлены вилки окладов по одной должности. По факту работники по одной должности получают разную зарплату, поскольку у них разные квалификация и опыт работы. Является ли это нарушением?
Решение: Да, является. Лучше установить работникам доплаты и надбавки за показатели работы. Также можно ввести категории должностей или тарифную систему оплаты труда.

На практике у работодателей часто возникает вопрос — допустимо ли устанавливать в штатном расписании разные оклады по одной и той же должности (вилки окладов)? Это бывает связано с тем, что работодатель хочет оплачивать труд сотрудников в зависимости от их квалификации и качества выполняемой ими работы. Отметим, что под окладом понимается фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых обязанностей определенной сложности за календарный месяц (ч. 4 ст. 129 ТК РФ). Трудовые обязанности работника определяются его трудовой функцией. Это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, а также конкретный вид поручаемой работнику работы (ст. 15 ТК РФ). Отсюда следует вывод, что размер оклада зависит от сложности работы, которую выполняет работник. Очевидно, что если работники занимают одинаковые должности, то и трудовые функции у них должны быть также одинаковыми. Это следует из обязанности работодателя обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности (ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Иной порядок будет являться дискриминацией при установлении заработной платы, которая запрещена ч. 2 ст. 132 Трудового кодекса РФ. Именно поэтому штатным расписанием по каждой должности должен быть установлен фиксированный размер оклада.

Сложившуюся ситуацию можно решить несколькими способами. Первый способ – установить работникам различные доплаты и надбавки. Например, за опыт и стаж работы, за результаты труда. Второй способ – ввести в организации категории должностей. Например, дополнительно к должности «юрист» ввести должности «старший юрист», «главный юрист». Разумеется, трудовая функция должна быть у них различная. Если работники работают в разных отделах, можно изменить названия их должностей. Например, «юрист отдела обеспечения» и «юрист коммерческого отдела». Также можно ввести в организации тарифную систему оплаты труда в соответствии со ст. 143 ТК РФ. При использовании таких способов проблем при проверке у работодателя не будет.

Факт опоздания должен быть зафиксирован не только в акте, но и в табеле учета рабочего времени

Ситуация: Работнику объявлен выговор за опоздание на работу. Однако кадровая служба не отразила время опоздания сотрудника в табеле учета рабочего времени и проставила ему 8 рабочих часов. Имеет ли работник в таком случае шанс оспорить приказ?
Решение: Если работодатель подтвердит другими доказательствами факт опоздания (актами и т. д.), то расхождение с табелем не является критичным. Но если работник будет оспаривать опоздание, а убедительных доказательств обратного у работодателя не будет, табель рабочего времени станет доказательством в пользу работника.

В большинстве случаев работники не соглашаются с примененными к ним дисциплинарными взысканиями и пытаются их обжаловать. При проведении проверки по обращению работника инспектор будет проверять все документы, подтверждающие факт опоздания работника. Таким документом, помимо составленных актов и объяснений работника, также является табель учета рабочего времени. На практике бывают ситуации, когда эти документы противоречат друг другу. Например, в акте указано, что сотрудник опоздал на работу на 30 минут, а в табеле время опоздания не отражено. Согласно этому документу сотрудник отработал установленную в организации норму рабочего времени. В соответствии с требованиями ч. 4 ст. 91 Трудового кодекса РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником. Затем инспектор изучит письменные объяснения работника. Если в объяснениях работник подтвердил факт опоздания на работу, то несоответствие актов табелю не будет играть никакой роли. Приказ будет признан законным.

Иная ситуация возникает, когда работник в письменных объяснениях отрицает факт опоздания. Инспектор может потребовать от работодателя представить дополнительные документы. Это может быть, например, распечатка сведений из электронной пропускной системы. Если этот документ подтвердит, что работник действительно опоздал, то проблем быть не должно. Но если таких документов нет, то отсутствие в табеле сведений о времени опоздания может стать основанием для отмены приказа.

Вне зависимости от результата работодателю будет выдано предписание о соблюдении требований, предусмотренных ч. 4 ст. 91 ТК РФ (учет отработанного времени каждым работником). Также он может быть оштрафован по ст. 5.27 КоАП РФ. Поэтому, если на работника налагается взыскание за опоздание, табель рабочего времени должен быть скорректирован.

Выплата северных надбавок зависит от места выполнения работы, а не места регистрации компании

Топ-8 самых частых нарушений, которые ГИТ выявляет при проверке

  1. В ПВТР и трудовом договоре не установлены дни выплаты заработной платы (ч. 6 ст. 136 ТК РФ).
  2. Работодатель не утвердил форму расчетного листка (ч. 2 ст. 136 ТК РФ).
  3. В экземпляре трудового договора работодателя нет подписи работника о получении своего экземпляра (ч. 1 ст. 67 ТК РФ).
  4. Работники не ознакомлены под роспись с приказами о приеме на работу (ч. 1 ст. 68 ТК РФ).
  5. Работники не ознакомлены с локальными актами компании (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
  6. В компании не утвержден график отпусков (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
  7. В ПВТР отсутствуют положения об ответственности работодателя как стороны трудового договора (ч. 4 ст. 189 ТК РФ).
  8. Книга учета движения трудовых книжек не опломбирована (подп. 4 п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Ситуация: Работники работают в районах Крайнего Севера, но сама компания располагается в другой местности. Обязан ли работодатель в данной ситуации выплачивать работникам районные коэффициенты и процентную надбавку к заработной плате? Какие последствия грозят организации в случае проверки ГИТ?
Решение: Да, обязан, поскольку эти выплаты должны применяться по месту фактической работы, независимо от места регистрации организации, в штате которой состоит работник. Компания и директор могут быть привлечены к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Довольно часто работодатели считают, что они не обязаны учитывать районные коэффициенты и процентные надбавки в случае, если сама компания в районах Крайнего Севера не зарегистрирована, а располагается в местности, за работу в которой никаких доплат и надбавок не установлено. При этом часть сотрудников работает на постоянной основе в местностях с особыми климатическими условиями. Такое нарушение инспектора обычно выявляют при проведении плановых проверок. Так, инспектор устанавливает, что в соответствии с кадровыми и бухгалтерскими документами часть сотрудников компании работает в обособленном структурном подразделении. При этом подразделение находится в местности с особыми климатическими условиями. Затем проверяющий внимательно изучает, как этим работникам выплачиваются полагающиеся им надбавки и районный коэффициент к зарплате. Бывает, что такие выплаты работникам не производятся или производятся, но не в полном объеме. Это является грубым нарушением трудового законодательства. Поэтому важно помнить, что труд работников, занятых на работах в местностях с особыми климатическими условиями, оплачивается в повышенном размере во всех случаях (ст. 146 ТК РФ). При этом неважно, где конкретно располагается сама фирма. Важен сам факт выполнения сотрудниками своей работы в таких условиях на постоянной основе. Такая позиция отражена в актах еще советского периода (подп. «б» п. 2 разъяснения Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 11.11.1964 № 15/30). Это, в том числе, подтверждается судебной практикой (определение ВС РФ от 06.05.2011 № 78-В11-16, постановление президиума Московского городского суда от 24.02.2012 по делу № 44г-19). Роструд также разделяет эту точку зрения (письмо от 29.06.2011 № 1891-6-1).

Таким образом, работодатель, который не выплачивает работникам надбавки и районный коэффициент, может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Вместе с тем, завершив проверку, инспектор направит копии материалов в органы следственного управления для решения вопроса о привлечении работодателя к уголовной ответственности по ст. 145.1 УК РФ.

Работодатель обязан выдать работнику копии документов, даже если ранее они ему уже выдавались

Ситуация: Сотрудник неоднократно просит работодателя выдать ему копии одних и тех же документов. Вправе ли работодатель в этой ситуации отказать работнику? Какие документы можно не выдавать?
Решение: Работодатель не вправе отказать работнику, даже если ранее ему уже были выданы эти документы. Но при этом работодатель вправе отказать в выдаче документов, которые не содержат персональную информацию сотрудника, в частности локальные акты компании.

Некоторые работники при возникновении конфликтов с работодателями используют некорректные методы воздействия, злоупотребляя своими правами. Один из таких способов злоупотребления заключается в затребовании у работодателя одних и тех же документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ). Эта норма предоставляет работнику право требовать у работодателя копии документов, которые связаны с его работой. При этом законодательно не ограничено, сколько раз, и через какие промежутки времени сотрудник может их требовать. Если работнику отказывают под предлогом того, что их ему уже неоднократно выдавали, он обязательно пожалуется в ГИТ. Работник знает, что по результатам проверки работодатель будет оштрафован по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Это объясняется тем, что ГИТ не уполномочена устанавливать факты злоупотребления работниками своими правами. Но, тем не менее, возможности противостоять конфликтному работнику все же есть. Документы, копии которых работодатель обязан предоставить работнику, перечислены в ст. 62 ТК РФ в открытом перечне. В связи с этим работник вправе потребовать от работодателя любые документы, которые относятся к его работе. Сложившаяся судебная практика по этому вопросу позволяет сделать важный вывод: на работодателе лежит обязанность предоставить только те документы, которые содержат персональную информацию о работнике (определение Московского городского суда от 08.02.2012 по делу № 33-3328, апелляционное определение Волгоградского областного суда от 18.01.2013 по делу № 33-386/2013).

Поэтому работодатель не обязан выдавать, к примеру, копии локальных актов, платежных ведомостей, коллективного договора, а также документов, содержащих персональные данные других работников. Если работник хочет получить копию табеля учета рабочего времени, можно выдать ему выписку из него. При проведении проверки такие действия будут признаны правомерными.

Течение срока на предоставление работником объяснений начинается на следующий рабочий день

При применении к работнику любого дисциплинарного взыскания работодатель обязан соблюсти процедуру, установленную ч. 1 ст. 193 Трудового кодекса РФ. У этой процедуры есть несколько важных элементов. Так, по факту совершенного проступка работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Этим законодатель предоставляет работнику возможность объяснить работодателю причины проступка с указанием их уважительности (при их наличии). Если этот элемент процедуры не будет соблюден, работник сможет без проблем оспорить дисциплинарное взыскание (апелляционные определения Московского городского суда от 28.01.2013 по делу № 1-2782, от 08.07.2013 по делу № 11-21386).

У работника есть право представить объяснение в течение 2 рабочих дней. К сожалению, вопрос об исчислении этого срока законодательно не урегулирован и судебная практика также отсутствует. Во избежание спорных ситуаций, целесообразно отсчет двух дней начинать с рабочего дня, следующего за днем, когда было затребовано объяснение. Затем, если работник в этот срок объяснение не представит, работодателю необходимо составить соответствующий акт. В связи с тем, что 2 рабочих дня должны истечь полностью, советуем составить акт в третий рабочий день.

Также необходимо учитывать, что для начала исчисления этого срока положения ст. 14 Трудового кодекса РФ не применяются. Эта статья используется только для исчисления сроков, связанных с возникновением и прекращением трудовых отношений.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Когда ваша компания составляет график отпусков?

  • за 2 недели до окончания года 40.63%
  • постфактум, когда работники реально идут в отпуск 12.5%
  • когда дойдут руки 9.38%
  • графика нет, проверок не боимся 0%
  • мы молодцы — уже составили! 37.5%
результаты

Рассылка



© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2008–2016

Журнал «Трудовые споры» –
практика разрешения трудовых конфликтов
Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Трудовые споры»


  • Мы в соцсетях
×

Подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

В рассылках мы вовремя предупредим об акции, расскажем о новостях в работе юриста и изменениях в законодательстве.