Делопроизводство в филиале компании

299
При оформлении на работу в филиале, кадровым делопроизводством которого занимается головной офис компании, работник может подписать трудовой договор до директора.

Когда отдел кадров находится в головном офисе, с работниками в филиалах возникает сложность: требуется ознакомить их с ПВТР, другими локальными актами и подписать трудовой договор. Договор придется пересылать по почте, а вот акты можно заверить и хранить в подразделении. Работники будут ставить подпись об ознакомлении в журнале или договоре.

Локальные акты для филиалов

Перешлите в подразделение заверенные копии локальных актов. С ними будут знакомиться работники без доступа к компьютеру. Работники, которые сразу получают доступ к компьютерам, смогут прочитать локальные акты в сети. Но в обоих случаях контролируйте актуальность внутренних документов.

Для контролеров не важно, в какой форме — электронной или на бумаге — работники ознакомились с актами. Они сверяют только подписи. Тот факт, что работник ознакомился, подтверждает «живая» подпись. Для этого:

  • заведите в филиале журнал ознакомления;
  • перечислите акты в трудовом договоре с графой для подписи;
  • приложите к каждой копии акта лист ознакомления.

«Живой» подписью считается и усиленная квалифицированная электронная подпись. Ее используют дистанционные работники (ч. 4 ст. 312.1, ч. 5 ст. 312.2 ТК РФ).

Назначьте руководителя удаленного подразделения ответственным за формирование и сохранность списков с подписями. Для этого включите такую обязанность в трудовой договор.

Трудовой договор для работника филиала

В законе не сказано, в какой очередности стороны подписывают трудовой договор. Поэтому если заинтересованные лица согласовали условия работы сотрудника, можно направить ему заполненный бланк договора на электронную почту. Возможные неточности лучше устранить до того, как документ подпишет директор.

Пропишите в договоре информацию о работодателе, должность работника, его зарплату, режим работы и т. п. Кроме того, поясните в письме, где поставить подпись и на какой адрес переслать договор. Далее придется обмениваться оригиналом договора. На экземпляре работодателя нужно получить надпись, что работник филиала получил свой экземпляр (ч. 1 ст. 67 ТК РФ).

Чтобы оформить массовый прием в удаленное подразделение, направьте туда кадровика. За время командировки он своевременно:

  • соберет у работников трудовые книжки;
  • за один раз заключит с ними трудовые договоры;
  • увезет на хранение экземпляры работодателя;
  • подпишет приказы о приеме;
  • оформит личные карточки работников.

Работодателю, который затянет с оформлением договора, грозит штраф до 100 тыс. рублей (ч. 3 ст. 5.27 КоАП РФ). За отсутствие договора в письменном виде наказывают и руководителей компаний. Их штрафуют на сумму до 20 тыс. (постановление Саратовского областного суда от 22.12.2015 № 4А-818/2015).

Читайте об этом

Читайте также



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Когда ваша компания составляет график отпусков?

  • за 2 недели до окончания года 42.86%
  • постфактум, когда работники реально идут в отпуск 10.71%
  • когда дойдут руки 10.71%
  • графика нет, проверок не боимся 0%
  • мы молодцы — уже составили! 35.71%
результаты

Рассылка



© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2008–2016

Журнал «Трудовые споры» –
практика разрешения трудовых конфликтов
Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Трудовые споры»


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль