Готовимся к проверке. Как привести кадровые документы в порядок за три дня.

843
Стенограмма видеолекции А. В. Попова.

Смотрите видеолекцию

Готовимся к проверке. Как привести кадровые документы в порядок за три дня

А. В. Попов:

- В принципе, ни одна компания не застрахована от проверки трудинспекции, т. е. с ней рано или поздно придется столкнуться любому работодателю. К сожалению, не все компании могут похвастаться безупречным соблюдением трудового законодательства, поэтому проверка обычно заканчивается штрафами и предписаниями. В последнее время трудинспекция штрафует компании за каждое выявленное нарушение, поэтому к таким проверкам стоит готовиться заранее.

Проверки ГИТ

Плановые и внеплановые проверки

Проверки бывают плановые и внеплановые. О том, попала ли ваша компания в план проверок, можно узнать на сайте местной ГИТ. Внеплановые проверки могут проводиться по основаниям, которые указаны в ст. 360 ТК РФ. Самая распространенная внеплановая проверка – по жалобе работника. Также внеплановые проверки проводятся на основании приказа Роструда, изданного в соответствии с поручением Правительства РФ или Президента РФ. Также внеплановые проверки проводятся по контролю над выданными ранее предписаниями.

Документарные и выездные проверки

Проверки проводятся в одной из двух форм – документарная или выездная. При документарной проверке инспектор направит запрос и распоряжение о проверке на адрес вашей компании, который указан в ЕГРЮЛ. Вы будете готовить все документы вашей компании и уже непосредственно отвезете в инспекцию. В данном случае времени на подготовку к проверке у вас будет несколько больше, потому что по закону у вас есть 10 дней на то, чтобы подготовить все документы и привезти их в инспекцию. Если же проводится выездная проверка, то инспектор явится к вам лично и будет изучать все документы на месте, причем далеко не обо всех выездных проверках вас уведомят заранее. Например, если выездная проверка проводится на основании жалобы работника, то предварительное уведомление работодателя не допускается. Поэтому в данной ситуации времени на подготовку документов у вас просто физически не останется. Поэтому кадровые документы и локальные акты должны быть у вас в порядке, чтобы, если инспектор явиться неожиданно, в ваших документах не было недочетов.

Инспекции при изучении кадровых документов и локальных актов выявляют всегда только очевидные нарушения трудового законодательства, например, заполнены ли все графы в необходимых документах, есть ли у вас все необходимые локальные акты, регламентированы ли в них необходимые положения и т. д. Именно устранение таких нарушений позволит избежать практически всех штрафов на данном участке работы.

Читайте на тему

Нарушения в локальных актах компании

Какие нарушения инспекция выявляет в локальных актах.

По закону есть несколько локальных актов, которые обязательны для любой компании – ПВТР и инструкции по охране труда. Также компании потребуется разработать и утвердить локальный акт, который регламентирует положение об обработке и защите персональных данных работников, и локальный акт, регламентирующий систему оплаты труда, локальный акт о порядке индексации заработной платы. На практике их называют «положение об обработке и защите персональных данных работников» и «положение об оплате труда».  Также с учетом специфики работы вашей компании вам могут потребоваться какие-то иные локальные акты, например, локальный акт, регламентирующий должности с ненормированным рабочим днем, или локальный акт о порядке ведения вахтового метода и др.

Большинство нарушений инспекторы как раз выявляют в локальных актах. Если проверка проводится плановая, то инспектор запросит у вас копии всех локальных актов, которые есть в вашей компании. Если же проверка проводится по жалобе работника, то потребуются те локальные акты, которые непосредственно связаны с его рудовой деятельностью. На практике часто бывает это один и тот же пакет документов, потому что практически все локальные акты так или иначе связаны с деятельностью работника.

При изучении локальных актов инспектор будет смотреть на 3 момента.

  1. Порядок утверждения локальных актов. В принципе, в компании любой локальный акт утверждается приказом руководителя, но если в вашей компании есть профсоюз, который объединяет более половины работников, или несколько профсоюзных органов, которые, объединившись, включают также более половины работников, то локальные акты в предусмотренных законом случаях потребуется также согласовывать с данными профсоюзами. Соответственно, процедуру согласования нужно будет подтвердить.Если вся процедура прошла без заминок, то инспектору будет достаточно представить копии писем в адрес профсоюза с отметками о принятии профсоюзом и его мотивированное мнение. Если же профсоюз в согласовании локального акта отказал, то придется представить копии протоколов разногласий, которые проводились с профсоюзом. А если профсоюз обжаловал ваш локальный акт в трудинспекцию или в суд, то также необходимо представить копи актов и предписаний трудинспекции и копии судебных решений.
  2. Второй момент посвящен ознакомлению работников с локальными актами. На практике многие компании используют разные способы ознакомления работников и, в принципе, все они правомерны. Самый распространенный вариант, когда к каждому локальному акту прикреплен лист ознакомления, и работники в нем расписываются, или ведутся какие-то журналы ознакомления с локальными актами. Главное, чтобы из этих листов ознакомления и журналов четко следовало, с каким конкретно локальным актом знакомится работник. Также на практике используется еще один способ ознакомления работников, когда в конце трудового договора приводится список локальных актов, и под ними работник ставит подпись о том, что он с этими локальными  актами ознакомлен. Но есть недостаток – инспектор может запросить у вас копии всех трудовых договоров, иначе вы не сможете подтвердить, что все работники ознакомлены со всеми локальными актами.
  3. Проверят, есть ли у вас в компании все предусмотренные законом локальные акты и предусмотрены ли в них все необходимые положения или нет ли в них каких-то условий, которые противоречат закону или ухудшают положение работников

Как исправить ошибки в локальных актах компании

Как оперативно исправить все эти ошибки.

Если вы не учитывали мнение профсоюза при принятии локального акта, то процедуру принятия этого локального акта придется провести заново. Разумеется, сделать оперативно это не получится, скорее всего, потребуется 1-2 недели, поэтому с этим тянуть не стоит. Если работники у вас не ознакомлены с локальными актами, или не все, то стоит подготовить ознакомительные листы и ознакомить всех работников с этими локальными актами под роспись. Некоторые работники могут отказаться ставить даты задним числом, но не будет ничего страшного, если они просто поставят свои подписи. Инспектор, конечно же, отразит это в акте и, скорее всего, может даже последует предписание о том, чтобы в ознакомительных листах присутствовали даты ознакомления, но штрафов не последует.

Если в вашей компании нет каких-то обязательных локальных актов, или в них регламентированы не все положения, то это тоже нужно будет устранить. Обычно именно на данном участке работы инспекторы выявляют большинство нарушений, за которые компанию потом штрафуют.

Самые частые ошибки, которые инспекторы выявляют в локальных актах.

Правила внутреннего трудового распорядка

Начнем с ПВТР. Все базовые положения, которые должны быть закреплены в ПВТР, регламентированы ч. 4 ст. 189 ТК РФ: порядок приема и увольнения работников, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, режим рабочего времени и времени отдыха. Большинство ошибок связано с тем, что в ПВТР не регламентировано положение об ответственности работодателя как стороны  трудового договора (материальная, моральная, дисциплинарная ответственность).

9 из 10 проверок заканчиваются штрафом именно за это нарушение. Чтобы исправить данное нарушение, будет достаточно закрепить в ПВТР положение о материальной ответственности, продублировать соответствующее положение из ТК, также продублировать статью о моральной ответственности работодателя за нарушение трудовых прав работника и продублировать положение ст. 195 ТК РФ о порядке привлечения к ответственности руководителя компании, руководителей структурных подразделений и их заместителей.

Перерывы и выходные

Следующие моменты, которые выявляют инспекторы, связаны с регламентацией режима рабочего времени и времени отдыха, в частности, обеденных перерывов. Нужно предусмотреть не только продолжительность обеденного перерыва, но и закрепить точное время, либо установить диапазон времени, в течение которого работник может уйти на обед. Часто в ПВТР, когда вводится пятидневная рабочая неделя, не устанавливается второй выходной день, общим выходным днем по ТК РФ является воскресенье.

На практике многие компании устанавливают вторым выходным днем субботу. Если же вы в своей компании установили вторым выходным днем, например, вторник, то здесь важно учитывать, чтобы не нарушить право работника на еженедельный непрерывный отдых (время между окончанием рабочего дня и, соответственно, после окончания одного из выходных дней и началом того рабочего дня, который следует за выходным днем, он должен составлять 42 часа).

Нерабочие и праздничные дни

Следующий момент связан с нерабочими праздничными днями. Все нерабочие праздничные дни закреплены в ст. 112 ТК РФ, но периодически в эту статью вносятся изменения. И может случиться так, что ваши правила будут противоречить данной статье, допустим, предусматривать не все нерабочие праздничные дни. В такой ситуации инспектор вправе выдать вам предписание и штраф. Поэтому за изменениями в данной статье стоит внимательно следить и своевременно отражать изменения в ваших правилах.

Также  нелишним будет закрепить в правилах формулировку о том, что в случае внесения изменений в ст. 112 ТК РФ применяются положения данной статьи, а не положения правил. Это, конечно, полностью не исключит претензий инспектора, но значительно их снизит, скорее всего, инспектор максимум выпишет вам предписание.

Дисциплинарные взыскания

Следующий момент связан с видами дисциплинарных взысканий, которые предусматриваются в ПВТР. Часто кадровики «старой закалки» предусматривают в правилах такой вид дисциплинарного взыскания как строгий выговор. Ранее по ГЗОТу такой вид дисциплинарного взыскания был, но сейчас есть только замечание, выговор и увольнение по соответствующему основанию. Поэтому при выявлении такого нарушения, и, тем более, если вы к кому-то из работников примените такой вид взыскания, то инспектор вас оштрафует. Соответственно, все приказы о назначении строгого выговора инспектор признает незаконными и обяжет вас их отменить.

Дополнительные положения ПВТР

Также в ПВТР, помимо базовых общих положений, иногда нужно закрепить и какие-то дополнительные положения: дни выплаты зарплаты, продолжительность отпуска за ненормированный рабочий день и порядок ведения суммированного рабочего времени. Очень часто в правилах отсутствует именно продолжительность отпуска за ненормированный рабочий день, минимальная его продолжительность составляет 3 дня, поэтому при внесении изменений в правила нужно отталкиваться от этой цифры.

Другой момент связан с днями выплаты зарплаты, и на нем многие компании часто зарабатывают себе штрафы и предписания. Исходя из буквального смысла ч. 6 ст. 136 ТК РФ, дни выплаты зарплаты в компании должны быть установлены точные, например, 30-го и 15-го числа, никаких диапазонов не допускается. Многие компании предусматривают в правилах такое положение, что по письменному согласованию с работником выплата зарплаты может производиться 1 раз в месяц. Даже если работник представит вам письменное заявление о выплате зарплаты 1 раз в месяц, и вы будете так делать, то это также будет являться нарушением, есть требование закона, и оно должно соблюдаться, т. е. зарплата должна выплачиваться не менее 2 раз в месяц.

Также, исходя из смысла ч. 6 ст. 136 ТК РФ, следует, что  дни выплаты зарплаты можно закрепить либо в коллективном договоре, либо в  трудовом договоре, либо в правилах. Ранее и сейчас инспекция полагает, что все эти локальные акты должны содержать дни выплаты зарплаты, но сложившаяся судебная практика говорит о другом, что дни выплаты зарплаты могут быть предусмотрены только в одном из этих документов.

Положение об облате труда и премировании

В этом положении закрепляется действующая в компании система отплаты труда, система премирования, размеры окладов, тарифных ставок, размеры доплат компенсационного характера, стимулирующего характера. Также часто именно в нем регламентируют положение о порядке индексации заработной платы работников.

Часто в положении работодатели занижают гарантии работникам, которые предусмотрены за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, допустим, снижают компенсацию за работу в ночное время, не 20% тарифной ставки прописывают, а только 10%. Или, например, за работу в праздничные и выходные дни работнику предусматривается дополнительный выходной либо повышенная оплата. Так вот, иногда в положении предусматривают, что работнику можно только отдохнуть от работы в праздничный или выходной день. Это также является нарушением, потому что работнику полагаются оба вида этих гарантий и он, по согласованию с работодателем, вправе выбрать, какой он будет использовать.

Также в положении предусматривают еще один вид дисциплинарного взыскания – лишение работника премии. Это незаконно. Конечно, это не значит, что никаких мер материального воздействия к работникам применять нельзя, просто их, главное, правильно и четко сформулировать, т. е. важно указать четкие критерии начислений работникам премий. Допустим, если работник опаздывал в учетном месяце, или какие-то иные дисциплинарные взыскания у него были, подтвержденные приказами, то это дает основание для неначисления работнику  премии. Также можно предусмотреть, что работники, которые болели в отчетном периоде, либо находились в отпуске, им премия также частично не начисляется.

Положение о защите персональных данных работников

На практике его называют и просто «положение о персональных данных», и «положение о защите персональных данных» и др. Это все разные названия одного и того же документа. Инспекторы достаточно редко вчитываются в содержание этого локального акта, для них главное, чтобы он в компании был, и все работники были с ним ознакомлены. При разработке этого локального акта следует учитывать положения гл. 14 ТК РФ и закон о персональных данных.

Инструкция по охране труда

Часто во многих компаниях их просто нет. Многие работодатели полагают, что такие инструкции нужны только каким-то производственным компаниям, однако это не так. Данный локальный акт потребуется любой компании, вне зависимости от организационно-правовой формы и вида деятельности. Инструкции нужно разработать по всем имеющимся в компании должностям и видам работ. Если инструкции по охране труда у вас в компании не разработаны и не утверждены, это также нужно исправить.

Также с учетом специфики деятельности компании потребуются и иные локальные акты. Допустим, если ваша компания направляет работника в командировки, то также об этом нужно предусмотреть локальный акт. Данные локальные акты необязательны, и за их отсутствие инспектор не всегда сможет оштрафовать компанию. Допустим, если взять ненормированный рабочий день: список должностей с ненормированным рабочим днем должен быть утвержден в компании, это обязательный локальный акт. Если инспектор не найдет у вас такого локального акта, то это также приведет к штрафу.

Кадровые документы

Их условно можно разделить на 2 категории:

  1. документы общего характера, которые касаются всех работников, допустим, график отпусков, штатное расписание, табель учета рабочего времени и др.;
  2. личные документы, т. е. личные карточки работников, трудовые договоры, приказы по кадрам.

Также многие кадровые документы называются первичными, их формы утверждены постановлением Госкомстата № 1 от января 2004 г., и до января 2013 г. эти формы были обязательны. Сейчас компании могут сами разрабатывать эти формы – штатное распивание, табель учета рабочего времени, личные карточки работников, все приказы по кадрам, график отпусков и прочее. Если вы разрабатываете свои формы, то их нужно проверить на наличие условий, которые предусмотрены ст. 9 закона о бухгалтерском учете, Закон 402-ФЗ.

Если в ваших формах не будет необходимых реквизитов, например, подписи ответственных должностных лиц, то это также будет являться основанием для назначения вам штрафа. Часто именно отсутствие подписей приводит к штрафам, допустим, когда в табеле учета рабочего времени нет подписи ответственного лица за ведение данного табеля, это тоже очень распространенное нарушение. Что касается приказов о приеме на работу, то часто работников с ними просто не знакомят, либо знакомят задним числом перед проверкой.

Личные документы работников

При плановой проверке инспекторы очень редко требуют весь комплекс этих документов, обычно они обходятся 10 комплектами трудовых договоров, личных карточек и кадровых приказов. Данные комплекты документов будут запрошены на отдельные категории работников – пенсионеры, несовершеннолетние лица, беременные женщины, находящиеся в отпуске по беременности и родам, женщины, находящиеся в отпуске по уходу за детьми, руководитель компании, главный бухгалтер, начальник отдела кадров, начальник охраны труда и некоторые категории работников. Поэтому, в принципе, можно постараться оперативно исправить ошибки в этих кадровых документах.

Что касается трудовых договоров, то все положения, которые необходимо закрепить в трудовом договоре, прописаны в ст. 57 ТК РФ. На практике часто работодатели забывают регламентировать некоторые из этих положений. Часто это бывает ИНН работодателя,  инспекторы часто выявляют это нарушение, часто также отсутствуют условия обязательного социального страхования работника. Не менее часто работодатели забывают попросить работника сделать отметку на своем экземпляре о том, что он свой экземпляр трудового договора уже получил. Для исправления этого нарушения достаточно заключить с работниками дополнительные соглашения к трудовым договорам, в которых вы регламентируете все недостающие условия. Если работник не расписался на вашем экземпляре трудового договора, можно попросить его это сделать.

В личных карточках инспекторы всегда смотрят, ознакомлен ли был работник со всеми внесенными в его трудовую книжку записями: о приеме на работу, переводах, об увольнении. Также в личной карточке работник должен расписаться о получении трудовой книжки в день увольнения, многие работодатели об этом забывают. Это одно из самых частых и популярных нарушений трудового законодательства, которое приводит к штрафам. 

В кадровых приказах работодатели часто забывают заполнить все необходимые реквизиты и графы. Допустим, отсутствуют подписи работников, реквизиты трудового договора в приказе о приеме на работу, условия об испытательном сроке, его продолжительность и т. д. Что касается приказов об увольнении, то в них также часто забывают указать реквизиты документов, послуживших основанием для увольнения работника. Здесь можно также постараться исправить все эти нарушения в кадровых приказах достаточно быстро и инспектору уже нести подготовленные документы, чтобы вам за такие недочеты не выписали штраф.

Общие кадровые документы

Книга учета движения трудовых книжек

Форма данной книги утверждена постановлением Правительства РФ № 225, использовать какую-то иную форму для этих целей нельзя. Основная и частая ошибка компаний при ведении книги учета в том, что она не опломбирована или не скреплена сургучной печатью. Пока есть такое требование закона, его нужно соблюдать.

Исправить это нарушение можно очень быстро и с минимальными финансовыми затратами, форма пломб и материалы, из которого они должны быть сделаны, законом не установлены. Инспектор будет уже не вправе выдать вам предписание, если вы просто вашу книгу скрепили голографической пломбой. Если работники не расписались в день увольнения о получении трудовых книжек, то этому нужно будет представить какие-то обоснования, допустим, представить табель учета рабочего времени, что работник, допустим, заболел и не мог расписаться в вашей книге именно в день увольнения.

Штатное расписание

Первое, на что обращают внимание инспекторы при изучении штатных расписаний, есть ли там вилки окладов. Многие компании используют данные вилки, т. е. устанавливают по одной должности диапазон окладов. Инспекторы часто за это штрафуют и выдают предписание вилки устранить. Здесь вилки можно обосновать инспектору, т. е. обосновать  и сделать это можно вполне законно.

Можно отталкиваться от квалификации работников, т. е. если у работника есть дополнительное высшее образование, знание иностранного языка, больший стаж работы, то это дает основание для выплаты ему большей зарплаты, т. е. это деловые качества работника, а предоставление преимуществ, связанных с деловыми качествами работника, в соотв. со ст. 3 ТК РФ, дискриминацией не является. Также размер зарплаты можно привязать к объему работ, что можно прописать в трудовых договорах работников и предоставить инспекторы копии этих договоров. Конечно, все эти положения желательно закрепить в каком-то локальном акте, допустим в положении об оплате труда.

Сложившаяся судебная практика говорит о том, что если работодатель может обосновать данные вилки в окладах, то это нарушением не является. Поэтому даже если инспектор не захочет принимать в учет ваши локальные акты, объяснения и учитывать даже судебную практику, то на данном участке вы можете штрафы и предписания без проблем оспорить в суде.

Табель учета рабочего времени

Часто табели ведутся только формально, допустим, работник трудится в режиме рабочего времени 2 дня через 2 дня по 11 часов за смену, а фактически в табеле отражается, что он работает по 5-дневной рабочей неделе по 8 часов в день. Это частое нарушение, которое грозит работодателю штрафами. Не менее часто в табеле забывают отразить время прогулов работников, либо время опозданий. Это не только приведет к штрафам, но и будет противоречить приказам о применении к работнику дисциплинарных взысканий, потому что инспектор может сослаться на табель, по которому работник отработал 8 часов.

Не менее часто компании забывают отразить в табеле время сверхурочной работы и время работы в выходные дни. При плановой проверке инспектор обязательно запросит приказы о сверхурочной работе работников и будет сверять с табелем. Для исправления ошибок достаточно будет табели все переработать. Если проверка идет по жалобе конкретного работника, то здесь, скорее всего, инспектор будет запрашивать у вас выписку из табеля на данного работника, т. к. весь табель ему не нужен. Здесь нужно будет под конкретного работника эту выписку скорректировать и все недостающие сведения там указать.

График отпусков

Он обязателен для всех компаний, его могут не вести только ИП. Часто он ведется только для проформы, т. е. для того чтобы представить его в инспекцию. Это не является нарушением, если он ведется в соответствии с законом, а потом уже работники по факту уходят в отпуск в удобное для них время. При проверке графика отпусков инспектор проверит, был ли он утвержден в соответствии с законом. Он должен быть утвержден не позднее чем за 2 недели до начала того календарного года, на который он составляется. Это положение ст. 123 ТК РФ.

На практике эти графики часто утверждаются только в начале года, т. е. с нарушением установленных сроков. Если в вашей компании есть профсоюз, который объединяет более половины работников, то его мнение при составлении и утверждении графика отпусков тоже надо будет учесть. Нужно будет представить инспектору копии писем в адрес профсоюза с отметками о принятии и копии ответов, мотивированных мнений профсоюза, если он был не согласен, то, соответственно, предписаний и копий решений.

Часто на практике работодатели забывают уведомить всех работников о времени начала отпуска не позднее чем за 2 недели до его начала, потому что инспектор при плановой проверке обязательно запросит у вас копии всех документов, которые подтверждают то, что работники были уведомлены о начале своих отпусков. Это тоже можно оперативно исправить, просто в соответствии с графиком отпусков сделать эти уведомления и попросить работников на них расписаться, даты можно не ставить, главное, чтобы были подписи.

Если же в вашей компании будет не утвержден график отпусков, то здесь, конечно, будет сложнее, можно утвердить график задним числом и включить в него все отпуска, которые работники уже отгуляли. Но если есть в компании профсоюз, с которым у вас конфронтация, то маловероятно, что он согласует вам такой график. Поэтому на данном участке, возможно, нарушение исправить не получится.

Расчетные листки

По закону работодатель обязан уведомлять всех работников о составных частях их зарплаты при ее выплате, делать это можно 1 раз в месяц. Под роспись это делать не нужно по закону. В ответе инспекции на запрос о подтверждении этого факта вам нужно будет указать, что расчетные листы выдаются всем работникам в момент получения окончательного расчета без росписи, т. к. роспись не является обязательной.

На практике многие компании забывают разработать и утвердить форму расчетного листа, она должна быть утверждена приказом работодателя, это положение ст. 136 ТК РФ. Исправить такое нарушение просто, нужно только разработать эту форму и утвердить ее приказом работодателя, а если есть в компании профсоюз, то нужно учесть его мнение.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Когда ваша компания составляет график отпусков?

  • за 2 недели до окончания года 42.86%
  • постфактум, когда работники реально идут в отпуск 10.71%
  • когда дойдут руки 10.71%
  • графика нет, проверок не боимся 0%
  • мы молодцы — уже составили! 35.71%
результаты

Рассылка



© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2008–2016

Журнал «Трудовые споры» –
практика разрешения трудовых конфликтов
Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Трудовые споры»


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль