Суммированный учет. Составляем графики для нестандартных ситуаций

389
Стенограмма видеолекции Ю. Ю. Жижериной

Смотрите видеолекцию

Суммированный учет. Составляем графики для нестандартных ситуаций

Ю. Ю. Жижерина:

- Сегодня мы собираемся поговорить о суммированном учете.

Суммированный учет рабочего времени

Суммированный учет вводится для тех работников, для которых невозможно ввести восьмичасовой рабочий день или сорокачасовую рабочую неделю, именно по производственным причинам, так организована наша деятельность. Т. е. либо это магазин, либо это какое-то производство и др. Поэтому мы позволяем работникам работать большее количество часов в этот день или в эту неделю, но по итогам учетного периода время должно быть согласно норме рабочего времени. Поэтому обязательным элементом суммированного учета является учетный период (он у нас до года, а для вредных условий труда это 3 месяца). В принципе, мы можем установить суммированный учет для любого производства, любой деятельности, ограничений здесь нет, более того, некоторые нормативные акты говорят о том, что мы как раз должны установить суммированный учет, например, в условиях гибкого графика, и для вахтовиков. В этих случаях мы обязаны установить суммированный учет.

Несмотря на то, что нормы о суммированном учете расположены в главе режима рабочего времени, это, собственно, не режим, а специальным образом организованное распределение и учет рабочего времени.

Как ввести суммированный учет рабочего времени

Практическая ситуация. Допустим, по вашей инициативе или инициативе руководства в вашей компании решено ввести суммированный учет, и вам как кадровику надо этим заняться. С чего начать?

Прежде всего, необходимо внести изменения в ПВТР, сделать это надо обязательно. Не только ТК говорит об этом, но и судебная практика. Нужно либо издать приказ о внесении изменений в ПВТР, либо вообще утвердить новую редакцию ПВТР.  При этом категорию работника, для которой вводится суммированный учет, если это не вся компания, нужно обязательно указать. В приложении к ПВТР стоит указать те должности, для которых вы вводите суммированный учет. В ПВТР также необходимо указать дату, время выхода работников на работу, продолжительность работы и продолжительность смены. Мы должны обязательно ознакомить работников с этими изменениями, потому что работники должны знать, что в компании для них вводится суммированный учет.

Следующим шагом является подписание дополнительных соглашений к трудовым договорам. В них также необходимо обязательно указать, что вводится суммированный учет для этого работника, какой учетный период, какова продолжительность смены, если она установлена, то, что работа будет теперь по графику, и выходные дни будут согласно графика. Какая здесь может возникнуть проблема? Как вам известно, не все работники желают изменить свой трудовой договор. Если они согласны, то мы по ст. 72 ТК РФ подписываем дополнительное соглашение, и никаких проблем. Если же работники не соглашаются на такое изменение, нам остается проверить, есть ли у нас организационные и технические основания, чаще всего они бывают, для введения суммированного учета, и применяем ст. 74 ТК РФ, необходимо уведомить работников, предложить им вакансии, если кто-то не соглашается, то увольняем и выплачиваем двухнедельное пособие.

Читайте на тему

График работы

Мы подходим к главному этапу при введении суммированного учета  - составлению графиков. Одно ли и тоже сменный график и график работы? Смена – это группа работников, которые сменяют друг друга и, соответственно, мы им составляем сменный график. Если же работники работают у вас, например, двое продавцов, по 12 часов 2 дня, потом 2 дня у них перерыв, работают другие, то это не сменный график, это работа по графику. В таком случае ст. 103 ТК РФ говорит нам именно о сменных графиках, о том, что надо ознакомить работника за  месяц, о том, что нельзя работать две смены подряд. А распространяются ли все эти нормы на работу по графику? Судебная практика говорит о том, что суды применяют эту норму ст. 103 про сменные графики на графики работы.

На какой период мы составляем графики работ? Ограничений в законодательстве нет, вы можете составить график хоть на год, хоть на квартал, хоть на месяц. Но в действительности на год составить график очень сложно, за это время все может поменяться в деятельности компании, удобнее составить на месяц.

Какова продолжительность смены? Ограничений по количеству часов смены не установлено по общему порядку, об этом говорит письмо Роструда. Т. о., мы можем не ограничивать количество часов в смене. Конечно, устанавливать работнику смену более 24 часов вряд ли возможно. Ограничения присутствуют по некоторым отраслям, например, для водителей 10 часов является ограничением, или для вахтовиков рабочая смена составляет 12 часов. Что касается выходных дней, мы устанавливаем их поочередно каждой группе работников, это как раз то, что называется скользящим графиком выходных. Если попадают обычные выходные (суббота и воскресенье) в график работы, то, конечно, это обычные рабочие дни, мы не оформляем приказ о привлечении к работе в выходные дни. А вот если нам необходимо вызвать работника на работу в его выходной день, тогда мы оформляем его согласие и приказ о привлечении к работе в выходной день.

Время отдыха

Ежедневный отдых должен быть не меньше двойного времени смены. Документ, регламентирующий это, 1929 года, тем не менее, он действующий, и суды тоже на это обращают внимание. Поэтому если у вас двенадцатичасовая рабочая смена, то работник должен отдыхать не менее 24 часов. Еженедельный отдых составляет 42 часа, об этом говорит ст. 110 ТК РФ. И про ежедневный и еженедельный отдых исключения сделаны для вахтовиков специальным нормативным актом, вахтовикам можно ограничить 12-часовой ежедневный отдых и 24-часовой еженедельный. Если у вас есть профсоюз, необходимо учесть его мнение при составлении рабочего графика. Если попадаются ночные  и вечерние смены, тоже необходимо учесть. За ночные смены, как говорит ТК РФ и постановление Правительства РФ, устанавливается дополнительная плата в размере не менее 20%. Про вечерние смены ничего не говорится в ТК, но необходимо обязательно проверить свои отраслевые или региональные соглашения, бывает, что там повышенная оплата за вечерние смены. В некоторых отраслевых соглашениях указано не 20%, а может быть и до 40%.

Норма часов

При планировании графика мы должны учесть норму часов. Норму часов мы смотрим по производственному календарю, который составлен согласно приказу Минздравсоцразвития  2009 г. На практике встречается достаточно много компаний, которые желаю предусмотреть какую-то свою норму, свои расчеты. Такого делать нельзя, нужно опираться  только на норму, предусмотренную производственным календарем, мы ее используем в т. ч. и для суммированного учета. Там прямо написано, что эти нормы распространяются на все режимы работы.

Можем ли мы уменьшать или изменять эту норму? Часто задают такое вопросы, что работник отсутствовал и не доработал эту норму, или уволился, то как быть в этом случае, особенно при расчете сверхурочных, мы должны знать, из какой нормы исходить. Норма будет та же самая по производственному календарю или меньше? Во-первых, рассчитываем мы нашу норму по нашему учетному периоду. Конечно, если у вас учетный период 3 месяца, то норма у вас будет январь + февраль + март, например, 470 часов. Это и будет ваша норма, и по итогам учетного периода вы будете проверять, есть ли сверхурочная работа. Если же работник отсутствовал по уважительным причинам, например, был в командировке, в отпуске, т. е. за ним сохранялось его рабочее место, то эти часы, дни вычитаются из нормы. Может быть, в графике, конечно, вы предусмотрели ему всю норму, но он ее не выполнил по уважительным причинам, и разъяснения госорганов говорят, что никакой отработки от него требовать нельзя. Соответственно, вы оплачиваете отработанные часы, исходя из оклада и тарифной ставки, а остальные часы по среднему заработку, т. е. это командировки или отпуска. Конечно, отсутствие по неуважительной причине, прогулы, мы не исключаем из нормы, норма никак не изменяется, если работник просто прогулял.

Было судебное дело, когда работник уволился, отработал только половину месяца, работодатель не стал при увольнении оплачивать ему сверхурочные, сказав, что будет применяться месячная норма 167 часов. Работник обратился в суд, и суд сказал, что норма должна быть рассчитана пропорционально. Если он, допустим, работал с 1 по 16 число месяца – если у нас по календарю пятидневная рабочая неделя, – получается 11 рабочих дней, умножаем на 8, получается 88 рабочих часов. Именно это будет его норма, потому что 15 число был его последний рабочий день. Мы не применяем уже норму за весь рабочий месяц. Поэтому если работник отработал более этой нормы, это уже будет сверхурочная работа.

Очень часто поступают вопросы, когда в организации очень загруженный график, и предлагают сразу в графике планировать переработки. Работники согласны. Госорганы и судебная практика однозначно говорят, что сверхурочная работа это что-то незапланированное, это то, о чем мы не могли знать и не могли планировать. Это однозначно будет нарушением, которое рискует навлечь на нас штрафы по ст. 5.27 при проверке трудинспекции, если у нас в графике работы уже запланирована сверхурочная работа заранее.

Недоработки

Как быть с недоработками? Если вы знаете, что в этом месяце не будет такой загруженности по каким-то причинам, вы запланировали график сразу с недоработкой. Если у вас квартальный учет, то ничего, в этом месяце больше, в следующем месяце меньше, по учетному периоду у вас выйдет норма часов. А если получается так, что вы планируете сразу по учетному периоду, у вас получилось не 168 часов, а 120, такая вот загруженность будет на  этот месяц. По законодательству прямых запретов нет в отличие от планирования переработок, но судебная практика однозначно говорит, что в соответствии со ст. 155 ТК РФ это время должно быть соответствующим образом оплачено, потому что это будет невыполнение нормы по вине работодателя, поэтому средний заработок за эти часы придется заплатить.

Допустим, графики составлены с учетом всех этих положений, и теперь необходимо ознакомить работников с этим графиком под роспись не позднее, чем за месяц. Не всегда это удобно, не всегда есть возможность спланировать даже за месяц. Бывают и болезни, и еще какие-то случаи, и мы можем этот график изменять в течение месяца, но все-таки график за месяц лучше составить и работников ознакомить. Работники могут расписаться непосредственно на графике либо на листах ознакомления.

Часто спрашивают о том, как знакомить с графиком дистанционных работников или работников, находящихся в другой местности. Если у вас нет электронной цифровой подписи, то  в этих случаях придется посылать графики почтой, чтобы работники могли подписать эти графики. Если есть электронная подпись, а для дистанционных работников это теперь прямо предусмотрено ТК РФ, то можно ее использовать, но и в отношении других работников трудовое законодательство не запрещает ее использовать, надо только согласие работника. Это нужно предусмотреть в трудовом договоре, и что она используется в данном конкретном случае, а не во всех. В данном контексте пока возражений в судебной практике не находится.

Изменение графика работы

Всегда, конечно, хочется изменить график без согласия на то работника. Но это все риск. Раз он уже ознакомлен за месяц, у него уже свои какие-то планы. Мы можем изменить график, если только мы опять его за месяц уведомим, поэтому изменяем в текущем месяце с согласия работника. Если он не согласен, то надо искать других работников, которые смогут его заменить, потому что каким-то волевым усилием мы не сможем его заставить согласиться с изменением графика. И судебная практика тоже это подтверждает.

Изменение можно оформить либо просто переутвердив новый график, если все согласились, либо внести изменения по конкретному работнику.

Выходные и праздничные дни

Немало вопросов возникает про выходные и праздничные дни. Может получиться так, что в выходной день работника вы собираетесь привлечь его к работе, оформляете его согласие, приказ, а этот день выпал на праздничный. А есть ситуация другая, когда по его графику выпадает выходной  на праздничный день, но ему нужно выйти. В таком случае мы никаких согласий не оформляем, он работает в праздничный день, но решение ВС РФ и постановление  Госкомитета 1966 г. говорит нам, что все равно двойную оплату нам придется заплатить ему. За праздничный день. Но этот праздничный день включается в норму рабочего времени, т. е. это его обычный рабочий день. Если у работника часовая или дневная тарифная ставка, то должна быть двойная оплата. Возникает вопрос, если у работника оклад, потому что ст. 153 предусматривает, что работник, который отработал нормы часов и праздничный день в норме часов, он получает оклад + одна тарифная ставка, а который отработал, и у него сверх нормы работы в праздничный день получает оклад + двойная тарифная ставка. Если он отработал 168 часов и в т. ч. 8 часов в праздничный день, получается, что его оклад сохраняется, какой есть, и плюс еще одна дневная тарифная ставка. А если он уже отработал 174 часа в месяц и из них 8 часов в праздничный день, попросили мы его выйти, например, то тогда мы оплачиваем оклад плюс двойная тарифная ставка. Решение ВС РФ разъясняет нам, что этот оплаченный день не является сверхурочным, т. е. праздничные выходные дни – это одно, сверхурочные – это другое. А так как этот праздничный день уже был оплачен в двойном размере, платить надо в текущий месяц, а не по итогам учетного периода, он уже сверхурочным не будет.

Сверхурочная работа

Сверхурочная работа оплачивается по итогам учетного периода, исходя из оклада, а не из средней заработной платы, как разъяснил ВС РФ, и работа в выходной  день для работников с суммированным учетом, праздничные дни не учитываются. Сверхурочная работа – работа сверх нормы по производственному календарю.

Если у нас оклад, то нам надо рассчитать тарифную ставку. Есть 2 варианта расчета. Один предлагается Минздравом, другой в постановлении Госкомтруда еще с 1972 г. Можно использовать любой из них, предварительно закрепив в локальном акте. Чаще используется способ, когда оклад делится, например, на норму часов в месяц, и получим его тарифную ставку. Второй способ, когда его оклад делим на среднегодовую ставку, т. е. мы берем за год все часы в производственном календаре и делим их на 12 месяцев, у нас получается среднемесячная норма часов. Мы уже делим оклад на эту среднемесячную норму. Для работодателя второй способ удобнее, тем более, что можно рассчитать один раз на год, а не каждый раз пересчитывать эту ставку.

Оплата сверхурочных

Как рассчитывать сверхурочную оплату? Первые два часа – в полуторном размере, остальное – в двойном. А если у нас учетный период 3 месяца, то где его предел, после которого  начнутся эти 1.5 и 2 часа? Это каждый день или по итогам учетного периода? Минздравсоцразвития или Госкомтруда в постановлении еще 1985 г.  предлагает нам рассчитывать по-разному, и также вы можете зафиксировать это в своих локальных нормативных актах. Один способ – это по итогам учетного периода посчитали, и сверхурочных оказалось 10 часов, первые 2 часа оплачиваете в полуторном размере, остальные 8  - в двойном. Второй способ предлагает рассчитать среднее количество, сколько получается часов в среднем не рабочие дни, т. е. эти 10 сверхурочных часов мы поделим на все рабочие дни за учетный период, и получится, что в каждый рабочий день не будет более 2 часов. Если у вас за 3 месяца, например, рабочих дней около 60, это надо, чтобы было около 120 часов, чтобы каждый день примерно 2 часа и более было. Получается, что в пределах трудового законодательства у вас не получится 2 часа и более в среднем на каждый рабочий день, у вас всегда будет меньше, и поэтому вы всегда оплачиваете это в полуторном размере. Тоже более выгодно для работодателя и менее выгодно для работника. Оба эти способа можно использовать на ваше усмотрение.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Когда ваша компания составляет график отпусков?

  • за 2 недели до окончания года 33.33%
  • постфактум, когда работники реально идут в отпуск 16.67%
  • когда дойдут руки 11.11%
  • графика нет, проверок не боимся 0%
  • мы молодцы — уже составили! 38.89%
результаты

Рассылка



© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2008–2016

Журнал «Трудовые споры» –
практика разрешения трудовых конфликтов
Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Трудовые споры»


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль