Возмещение расходов работника: нужно ли платить НДФЛ

193
Когда работодатель возмещает работнику расходы за разъезды по работе, возникает вопрос, нужно ли удерживать с суммы компенсации НДФЛ и страховые взносы.

Часть работодателей возмещает работнику на разъездной работе расходы по факту. То есть работодатель возвращает работнику ровно столько, сколько он потратил в поездках. Данный вариант чаще всего используют в компаниях, где работники ездят в длительные служебные поездки по регионам и за границу. Поскольку они тратят деньги на проезд и проживание, работодатель компенсирует им стоимость билетов и аренду жилья. При этом возникают вопросы по налогообложению.

Налог на прибыль

Расходы работодателя на компенсацию работникам включаются в состав расходов, которые учитываются при налогообложении прибыли. Они относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Подобную позицию высказал Минфин России в письмах от 01.04.2010 № 03-03-06/1/211от 25.10.2013 № 03-04-06/45182от 15.09.2014 № 03-03-06/4/46131.

НДФЛ

Удерживать НДФЛ с компенсации, которую вы заплатили работнику, не нужно (абз. 11 п. 3 ст. 217 НК РФ). Причем правило действует в отношении всей суммы, которая закреплена в соглашении, коллективном или трудовом договоре, локальном акте. Этот вывод подтверждают письма Минфина от 07.06.2011 № 03-04-06/6-131от 30.07.2014 № 03-04-06/37488от 29.04.2015 № 03-03-06/1/24840ФНС России от 10.11.2011 № ЕД-4-3/18794@.

Напомним, что если работник ездил в командировку, то в доход, который подлежит налогообложению, работодатель может не включать определенную сумму (700 р. за день командировки по России и 2 500 р. за день нахождения за границей). Но служебные поездки работников с разъездным характером работы командировками не признаются. Поэтому на них не распространяются ограничения из абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ. Основное условие: установите размер суточных в локальном акте, трудовом договоре (письмо Минфина от 05.07.2013 № 03-04-06/25956).

Страховые взносы

На сумму компенсации страховые взносы не начисляют. Подобный вывод следует из подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, письма Минздравсоцразвития России от 27.02.2010 № 406-19 и Минтруда от 23.01.2015 № 17-3/В-26.

Споры с ПФР и ФСС

Но иногда ПФР и ФСС России занимают противоположную позицию. Они считают, что работодатель обязан начислять страховые взносы, поскольку компенсация за разъездной характер — составная часть заработной платы. При этом контролеры из этих ведомств ссылаются на определение заработной платы из ст. 129 ТК РФ. По результатам таких проверок работодателям начисляют штрафы, пени и доначисляют взносы.

Решения ПФР и ФСС России можно оспорить. Судебная практика по данному вопросу на стороне работодателя. Пример такого решения — определение ВАС РФ от 09.07.2014 по делу № А65-12595/2013. Суд привел такие аргументы:

  • компенсацию за разъездной характер выплатили с разрешения работодателя;
  • она нужна, чтобы возместить работнику дополнительные расходы и затраты, связанные с исполнением трудовой функции;
  • такая компенсация не входит в систему оплаты труда и не облагается страховыми взносами.

Аналогично завершились и другие споры (постановления АС Волго-Вятского округа от 15.02.2016 по делу № А28-5150/2015Уральского округа от 17.08.2015 № Ф09-5178/15).

Итак, с компенсации расходов ни страховые взносы, ни НДФЛ удерживать не нужно.

Другой способ компенсировать расходы работника при разъездном характере работы состоит в начислении фиксированной надбавки к зарплате. 

Читайте об этом

Читайте также



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Когда ваша компания составляет график отпусков?

  • за 2 недели до окончания года 42.42%
  • постфактум, когда работники реально идут в отпуск 12.12%
  • когда дойдут руки 9.09%
  • графика нет, проверок не боимся 0%
  • мы молодцы — уже составили! 36.36%
результаты

Рассылка



© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2008–2016

Журнал «Трудовые споры» –
практика разрешения трудовых конфликтов
Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Трудовые споры»


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль