Что делать, если вы нашли свою компанию в плане проверок трудовой инспекции

2186
О плановой проверке ГИТ компания обычно знает заранее. Это открытая информация и даже если инспектор не предупредил о проверке, в начале года можно поискать компанию в списках, которые публикуют Генпрокуратура и Роструд. В 2016 году Роструд планирует проверить более 20 тысяч компаний. Публикуем план действий для тех, кто вошел в это число.

Где искать информацию о плановых проверках трудовой инспекции

По закону Генпрокуратура РФ должна разместить Сводный план проверок на год до 15 декабря предыдущего года. Но в этом году информация о графике плановых проверок на 2016 год появилась после январских каникул. Роструд опубликовал График плановых проверок ГИТ еще позже. Сейчас информация опубликована и у работодателей есть возможность подготовиться. Что нужно сделать?

Оформить  полномочия кадровика и юриста на представление интересов компании

По закону представлять интересы компании во время проверки должен ее руководитель (ч. 6 ст. 11, ч. 5 ст. 12, ч. 3 ст. 14 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ; далее — Закон № 294-ФЗ). Совершенно очевидно, что у руководителя много других важных дел и маловероятно, что он сам лично будет общаться с проверяющими. Поэтому целесообразно доверить это иному штатному сотруднику компании. Обычно это юрист или кадровик.

Но без специального документа — доверенности — они не смогут принять полноценное участие в проверке. В результате директору самому придется заверять все документы, получать акт проверки и предписание, ездить в инспекцию на рассмотрение дела об административном правонарушении. Доверенность на одного из подчиненных поможет существенно сэкономить его время. Чем шире прописаны полномочия доверенного, тем меньше вероятность того, что впоследствии доверенность придется переоформить.

Обратите внимание, что нужно подготовить две доверенности. Первая — от имени компании, вторая — от директора. Отличаться они будут только объемом передаваемых полномочий.

Кстати, если при контрольных мероприятиях планируется присутствие нескольких представителей компании, например, начальника отдела кадров, главного бухгалтера и юриста, то на них можно оформить одну доверенность, и выдать каждому по экземпляру (ч. 1 ст. 185 ГК РФ).

Подробнее: Как оформить доверенность на представление интересов компании во время проверки ГИТ

Проверить локальные акты на наличие условий, предусмотренных законом

Прежде всего инспектор уделит внимание вашим локальным актам. Копии всех актов он запросит при проведении плановой проверки. А если проводится проверка по жалобе работника, то те локальные акты, которые непосредственно связаны с его трудовой деятельностью.

Есть такие документы, которые должны быть у любого работодателя, и их проверить нужно в первую очередь. Речь идет о правилах внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР) и инструкциях по охране труда. Кроме того, любой работодатель должен разработать и утвердить локальный акт, устанавливающий систему (системы) оплаты труда компании, и локальный акт, регламентирующий порядок хранения и использования персональных данных работников. На практике их принято называть «Положение об оплате труда» и «Положение о персональных данных работников». Вот их и стоит привести в порядок перед проверкой.

Некоторым компаниям с учетом особенностей их деятельности потребуется разработать и утвердить специальные локальные акты. В частности, это акты, устанавливающие или регламентирующие:

  •  перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ);
  • разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ);
  •  порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками (ч. 4 ст. 168 ТК РФ);
  •  формы подготовки и дополнительного профессионального образования работников, а также перечень необходимых профессий и специальностей (ч. 3 ст. 196 ТК РФ);
  •  порядок применения вахтового метода (ч. 4 ст. 297 ТК РФ).

Обратите внимание, что перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем, а также порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, можно закрепить в коллективном договоре (ст. 101 и ч. 4 ст. 168 ТК РФ). Поэтому указание этих сведений только в коллективном договоре нарушением являться не будет.

Смотрите также: Какие недостатки инспекторы ГИТ ищут в локальных актах компании

Устранить  ошибки в кадровых документах и в обязательных журналах учета

После изучения локальных актов инспектор попросит представить копии кадровых документов и журналов.

Эти документы можно разделить на две категории. Первая — документы, которые носят общий характер и распространяются на всех работников компании (штатное расписание, табель учета рабочего времени, график отпусков, книга учета движения трудовых книжек и др.). Вторая — личные документы работников (трудовые договоры, приказы, личные карточки и др.). На практике инспекторы не запрашивают документы на всех работников, а просят представить небольшую выборку, например, 10 комплектов трудовых договоров, личных карточек и приказов о приеме на работу и увольнении. Для инспектора этого достаточно, чтобы выяснить, есть нарушения или нет. Помимо простых работников, проверяющий запросит комплекты документов на должностных лиц компании: главного бухгалтера, начальника отдела кадров и начальника отдела по охране труда. А если в компании трудятся работники отдельных категорий (несовершеннолетние, инвалиды, иностранцы, пенсионеры), то по десять комплектов и на них.

Долгое время придирки инспекторов касались того, что работодатель использовал не специальные формы документов, установленные Госкомстатом, а придумывал свои шаблоны. Раньше это грозило штрафами. Но 1 января 2013 года вступил в силу Федеральный закон закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ), который позволил работодателям разрабатывать собственные формы первичных учетных документов. Поэтому инспекторы ГИТ теперь не могут штрафовать компании за использование форм, разработанных ими самостоятельно. В том числе это теперь касается и тех документов, которые были оформлены до 2013 года.

Претензии у контролеров возникнут только в том случае, если в таких формах будут отсутствовать необходимые реквизиты. В частности, это наименование и дата документа, должности и подписи ответственных лиц (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Чаще всего отсутствуют именно подписи лиц, ответственных за составление таких документов. Например, в табеле учета рабочего времени не проставляется подпись директора об утверждении документа. Или работников не знакомят с приказами о приеме на работу, кактого требует ч. 2 ст. 68 ТК РФ.

При выявлении подобных нарушений штрафа и предписания не избежать. Поэтому нужно проверить первичные документы на наличие ошибок и в случае обнаружения оперативно их исправить (обычно достаточно просто попросить работников расписаться там, где это необходимо).

Подробнее

Проверить, соблюдаются ли законодательные стандарты на различных участках работы

Основных участков работы, на которые обратят внимание проверяющие, всего два — это оплата труда работников и охрана их труда.

Оплата труда работников

Что касается оплаты труда, проблемы могут возникнуть с регламентацией дней выплаты заработной платы, ее индексацией и нарушением сроков выплаты. К сожалению, не все нарушения на данном участке получится исправить. Например, скрыть нарушение установленных сроков выплаты заработной платы. Но в остальном  можно избежать ответственности, если оперативно исправить нарушения. Подробности: Оплата труда. Что проверит трудовая инспекция

Охрана труда работников

В рамках плановой проверки инспектор обязательно коснется вопросов охраны труда. К проверке на данном участке стоит готовиться заранее. В противном случае вы не сможете оперативно исправить большинство нарушений. Например, чтобы организовать прохождение работниками обучения по охране труда, потребуется время, которого в случае проверки уже не будет. Некоторые нарушения и вовсе не получится исправить. Типичная ситуация — отсутствие документов, подтверждающих прохождение работниками предварительных медосмотров при поступлении на работу. Поэтому крайне важно проверить документы по следующим участкам:

  • Специальная оценка условий труда
  • Лица, ответственные за обеспечение охраны труда
  • Медицинские осмотры
  • Инструктажи по охране труда
  • Обучение по охране труда.

Подробнее: Охрана труда. Готовимся к плановой проверке ГИТ

Еще на эту тему

Полезная книга

Книгу получили и прочли все читатели «ТС» в 2015 году.  Доступна подписчикам электронной версии.

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • График плановых проверок от Роструда.xls


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Когда ваша компания составляет график отпусков?

  • за 2 недели до окончания года 33.33%
  • постфактум, когда работники реально идут в отпуск 16.67%
  • когда дойдут руки 11.11%
  • графика нет, проверок не боимся 0%
  • мы молодцы — уже составили! 38.89%
результаты

Рассылка



© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2008–2016

Журнал «Трудовые споры» –
практика разрешения трудовых конфликтов
Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Трудовые споры»


  • Мы в соцсетях
×

Подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

В рассылках мы вовремя предупредим об акции, расскажем о новостях в работе юриста и изменениях в законодательстве.