Что исправить в кадровых документах и в обязательных журналах учета перед проверкой трудовой инспекции

1069
После изучения локальных актов инспектор попросит представить копии кадровых документов и журналов. Нужно проверить первичные документы на наличие ошибок и в случае обнаружения оперативно их исправить. Какие документы затребуют инспекторы и что будут в них искать?

Трудовые договоры

Много недочетов инспекторы ГИТ выявляют при изучении трудовых договоров. Большинство ошибок связано с тем, что в трудовых договорах отсутствуют какие-то обязательные сведения либо условия или подписи работников. Также часто работодатели вносят в договоры противоречащие закону формулировки.

Чтобы оперативно включить в трудовые договоры недостающие условия или исключить противоречащие закону, придется заключить с работниками дополнительные соглашения к договорам. Недостающие сведения можно внести непосредственно в текст трудовых договоров. А если в договорах отсутствуют подписи, то попросить работников их проставить. 

Договоры гражданско-правового характера

При проверке инспектор обязательно затребует у вас копии договоров гражданско-правового характера с работниками. Если такие договоры оформлены по всем правилам и условий, присущих трудовым договорам в них нет, то санкции не последует. Но если инспектор установит, что такие договоры фактически подменяют трудовые, он не только оштрафует вас, но и обяжет оформить работников по трудовым договорам.

На эту тему

Поэтому если вы хотите сотрудничать с отдельными работниками на условиях гражданско-правового договора, то важно соблюсти нескольких правил. Прежде всего, в таком договоре не должно быть условий, присущих трудовому договору (подчинение трудовому распорядку, предоставление отпуска и выходных дней). Кроме того, сама работа должна быть направлена на достижение какого-то конечного результата, а не на ежедневное выполнение определенной функции. В этом случае ни у инспекции, ни у суда претензий не будет.

Договоры о полной материальной ответственности

Часто такие договоры работодатели заключают с работниками, которые не могут нести полной материальной ответственности на общих началах. Например, с водителями или бухгалтерами. Первым «вверяют» автотранспорт компании, а вторым деньги. На самом деле вверять таким работникам ценности компании нельзя. Это обусловлено тем, что они не являются лицами, непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество (ст. 234 ТК РФ). Также должности водителя и бухгалтера, а равно выполняемые ими работы, не поименованы в приложениях к постановлению Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85. На незаконность заключения договора о полной индивидуальной материальной ответственности с водителем указал и Верховный суд РФ в Обзоре законодательства и судебной практики за четвертый квартал 2009 года (утв. постановлением Президиума ВС РФ 10.03.2012).

Что касается главного бухгалтера, то на него также не могут быть возложены обязанности, связанные с непосредственной материальной ответственностью за ценности компании. Это следует из п. 7 Положения о главных бухгалтерах (утв. постановлением Совмина СССР от 24.01.1980 № 59). Данная позиция подтверждается и судебной практикой (Обзор судебной практики Верховного Суда РФ от 29.11.2006).

Если инспектор выявит у вас договоры о полной материальной ответственности, заключенные с нарушением закона, он не только обяжет признать их недействительными, но и наложит штраф. Поэтому такие договоры стоит признать недействительными до начала проверки. Для этого потребуется издать приказ и ознакомить с ним работников.

Личные карточки работников

Личные карточки работников всегда являются предметом проверок трудовых инспекторов. При их изучении контролеры обращают первоочередное внимание на два момента:

1) имеются ли в карточке подписи работника об ознакомлении с внесенными в его трудовую книжку записями о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225; далее – Правила № 225);

2) расписался ли работник в карточке о получении трудовой книжки в связи с увольнением (п. 41 Правил № 225).

На практике некоторые работодатели этим пренебрегают, что приводит к штрафам. И исправить это нарушение в случае увольнения работников будет не так просто. Конечно, можно попросить их подъехать в офис и расписаться в карточках, но маловероятно, что кто-то пойдет вам на встречу. Поэтому выезжать на дом к бывшим коллегам вам, скорее всего, придется самостоятельно.

Приказы по кадрам

Чтобы оформить любое кадровое событие, будь то увольнение работника или направление его в отпуск, потребуется издать приказ. К сожалению, некоторые компании подходят к составлению приказов формально, что может повлечь наложение штрафа. Наибольшее число недочетов инспекторы выявляют при изучении приказов о приеме на работу и об увольнении.

В частности, содержание приказа о приеме на работу должно точно соответствовать заключенному с работником трудовому договору (ч. 1 ст. 68 ТК РФ). Но на практике в нем зачастую забывают прописать продолжительность испытания при трудоустройстве и реквизиты трудового договора.

С приказом об увольнении ситуация схожая — заполняются не все графы. Обычно не указываются название и реквизиты документа, послужившего основанием для увольнения (например, заявление работника или соглашение сторон). Нередко не вписываются реквизиты мотивированного мнения профсоюза об увольнении работника – члена этого профсоюза.

Также компании допускают еще одну типичную ошибку. По закону с приказом об увольнении работника надо ознакомить под роспись в день увольнения. Если это по каким-то причинам сделать невозможно (например, работник заболел), то на приказе производится соответствующая надпись (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ). На практике компании такую надпись делают крайне редко.

Книга учета движения трудовых книжек

При плановых проверках инспекторы редко смотрят на содержание трудовых книжек. Их проверяют только в тех случаях, когда работник указал на это в жалобе. Но независимо от вида и формы проверки, инспектор обязательно затребует на обозрение оригинал книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В ней содержится информация обо всех хранящихся в компании трудовых книжках работников. Форма, порядок ведения и заполнения этой книги подробно регламентированы Правилами № 225. В частности, она должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя компании, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована (п. 41 Правил № 225). Обычно работодатели пренебрегают последним пунктом и не скрепляют книгу сургучом или не пломбируют ее. Это одно их самых популярных нарушений.

Важно учитывать, что подобный недочет повлечет наложение штрафов. Поэтому если вы ведете книгу с нарушениями, это следует исправить. Тем более что сделать это можно оперативно и с минимальными финансовыми затратами. Достаточно приобрести пломбиратор и набор свинцовых пломб. Или даже пойти более простым путем и купить любую канцелярскую пластиковую или голографическую пломбу, так как ни форма пломб, ни материал, из которого они должны быть изготовлены, законом не регламентированы. Сургучные печати использовать не стоит. Найти их труднее, и они менее практичны.

Но если вы вносите записи о полученных от работников трудовых книжках в обычную тетрадь или вовсе не ведете книгу учета, такие недостатки будет исправить сложнее. Для этого стоит приобрести данную книгу в канцелярском магазине и внести в нее сведения обо всех трудовых книжках работников.

Затем инспектор проверит, расписался ли работник в день увольнения в книге учета движения трудовых книжек. Если день увольнения и день получения книжки не совпадут, контролер попросит объяснить причины задержки выдачи книжки. Мотивированную задержку подтвердит акт об отсутствии работника на работе в день увольнения и табель учета рабочего времени.

В такой ситуации в день увольнения на адрес работника важно направить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправление по почте. Такое уведомление освободит компанию не только от претензий инспекции, но и от необходимости выплачивать работнику заработок за задержку трудовой книжки (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

Помимо книги инспектор запросит копию приказа о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (абз. 2 п. 45 Правил № 225). Обычно такие функции возлагают на кадровика. Отметим, что если директор сам ведет и заполняет книжки, приказ все равно стоит издать. Так вы гарантированно обезопаситесь от претензий проверяющих.

Штатное расписание

При изучении штатного расписания инспекторы всегда обращают внимание на «вилки» окладов, то есть когда вместо точной цифры оклада по конкретной должности, отражают минимальную и максимальную суммы (предположим, 20 000 – 30 000). Затем работодатель решает, какому сотруднику платить по верхней планке, а какому — по нижней.

На эту тему 

Если инспектор выявит в вашем штатном расписании «вилки», он обязательно выпишет предписание и наложит штраф. Большинство контролеров придерживается кардинальной позиции — работники, занимающие одинаковые должности, должны получать равную оплату за выполнение одинаковой трудовой функции. Но это не значит, что переубедить инспектора не получится.

Исходя из смысла ст. 129 ТК РФ, требование о фиксированном размере оклада не означает, что он должен быть одинаковым для всех работников по одной должности. Законом не запрещено устанавливать в штатном расписании диапазоны окладов. В отношении каждого работника он может фиксироваться в трудовом договоре в пределах диапазона, предусмотренного штатным расписанием.

При определении размера оклада допускается отталкиваться от двух показателей (ч. 1 ст. 129 и ч. 1 ст. 132 ТК РФ). Первый — квалификация работника. Например, у одного работника может быть больший опыт работы или дополнительное образование. Очевидно, что его квалификация выше, чем у коллег. При этом не является дискриминацией предоставление работнику преимущества в связи с его деловыми качествами (ст. 3 ТК РФ). В этом случае инспектору достаточно представить копии документов об образовании работника и документов, подтверждающих большой стаж.

Второй — сложность выполняемой работы, количество и качество затраченного труда. Например, объем трудовых функций у одного работника выше, чем у его коллеги, который занимает аналогичную должность. Соответственно различия в объеме функций работников должны следовать из их трудовых договоров. Их копии и надо будет передать контролеру.

Шансы убедить инспектора значительно повысятся, если в компании разработан локальный акт, подробно регламентирующий дифференциацию окладов. В нем можно закрепить условие о том, что работникам со знанием иностранного языка или с двумя высшими образованиями устанавливается максимальный оклад. Если в расчет берется объем и сложность трудовой функции, то прописать критерии разграничения размеров окладов в зависимости от возложенных на работника обязанностей.

Отметим, что суды лояльно относятся к «вилкам» окладов, если работодатель может их обосновать (кассационное определение ВС Удмуртской Республики от 08.08.2011 по делу № 33-2789/11, апелляционные определения Мурманского областного суда от 25.09.2013 № 33-3322, Московского областного суда от 21.04.2014 по делу № 33-8152/2014 и от 07.05.2014 № 33-9873/2014).

Поэтому даже если инспектор не примет ваши документы и продолжит настаивать на незаконности «вилок», стоит обратить его внимание на сложившуюся судебную практику по данному вопросу. Маловероятно, что он захочет вступать в конфронтацию с судебной системой.

Табель учета рабочего времени

Основная проблема с табелями учета рабочего в том, что многие компании ведут их формально. Обычно всем работникам, вне зависимости от режима рабочего времени, ставят ежедневно 8 часов отработки. Например, работник трудится в режиме «два дня через два» дня по 11 рабочих часов в день, а в табеле у него стоят «восьмерки» с понедельника по пятницу.

Более того, в табеле не всегда отражается время работы в условиях, отклоняющихся от нормальных (сверхурочная работа, работа в ночное время, выходные и праздничные дни). Также зачастую не отражается время прогулов и опозданий работников.

Такие недочеты могут сыграть против компании в споре с сотрудником. Например, табель станет дополнительным доказательством того, что работник не совершал прогула, если проверка была по его жалобе. Но даже и при проведении плановой проверки инспектор может сопоставить приказы о дисциплинарных опозданиях с табелем учета рабочего времени. И тогда работодателю придется обосновывать причину, по которой кадровик забыл отразить время отсутствия работника в табеле.

Переписывать табель за прошлое время недопустимо. Особенно, если работников в компании много. При плановой проверке инспектор запросит копии табелей как минимум за год. Поэтому штрафа и предписания избежать в этом случае будет сложно. Но если проверка проводится по жалобе конкретного работника, то инспектор запросит выписку из табеля на него. Вот в этом случае ее стоит скорректировать согласно отработанного работником времени.

Помимо самого табеля инспектор запросит и копию приказа о назначении лица, ответственного за ведение и составление табеля. Обычно это сотрудник отдела кадров. Если такого приказа нет, его стоит издать. В обратном случае все вопросы по составлению табеля инспектор задаст руководителю компании.

График отпусков

Для большинства работодателей график отпусков — обязательный документ. Его могут не составлять только работодатели – физические лица (письмо Роструда от 20.12.2011 № 3683-6-1). Иногда график отпусков составляют в большей степени для инспекторов ГИТ, которые обязательно проверяют его наличие в компании; никому не хочется получить предписание или платить штраф. Впоследствии работники по согласованию с работодателем берут отпуск в удобное для них время на основании письменных заявлений.

Главное, на что обратит внимание инспектор при изучении графика, соблюден ли порядок его утверждения. Если в компании есть профсоюз, то его мнение должно учитываться при утверждении графика (ч. 1 ст. 123, ст. 372 ТК РФ). Подтвердить это можно теми же документами, что и в случае с локальными актами, а которых мы писали выше.

Также работодатель обязан завершить процедуру принятия графика не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года, на который он составлен (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). На практике некоторые компании эти сроки нарушают, что приводит к санкциям. Если в вашей компании график не разработан, это необходимо исправить. Не забудьте только внести в него данные об отгулянных работниками отпусках.

На эту тему

Кроме графика инспектор также проверит, извещали ли вы работников под роспись о времени начала отпуска не позднее чем за 2 недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Многие работодатели этим пренебрегают, что приводит к штрафам. Поэтому если вы не извещали работников, это нужно исправить. Потребуется вручить им соответствующие уведомления или попросить расписаться в специальном журнале. Так вы гарантированно обезопасите себя от возможных санкций за неуведомление работников.

Расчетный листок

Помимо документов по выплате заработной платы работникам инспектор запросит и копии расчетных листков. В них отражаются все выплаты в пользу работников и размеры удержаний. Также инспектор запросит приказ об утверждении формы расчетного листка и изучит эту форму на предмет наличия необходимых граф согласно ч. 1 ст. 136 ТК РФ. На практике данный приказ во многих компаниях отсутствует. И это становится причиной санкций.

Оперативно издать приказ об утверждении формы расчетного листка проблем не составит. Причем никто не мешает сделать это и задним числом. За использование неутвержденной формы расчетного листка компании также грозит штраф (постановление ВС РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3). Но если у вас действует профсоюз, его мнение придется учесть при разработке формы листка (ч. 2 ст. 136, ст. 372 ТК РФ). Так как процедура согласования займет время, тянуть с устранением данного недочета не стоит. 

Еще на эту тему



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Когда ваша компания составляет график отпусков?

  • за 2 недели до окончания года 44.44%
  • постфактум, когда работники реально идут в отпуск 13.89%
  • когда дойдут руки 8.33%
  • графика нет, проверок не боимся 0%
  • мы молодцы — уже составили! 33.33%
результаты

Рассылка



© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2008–2016

Журнал «Трудовые споры» –
практика разрешения трудовых конфликтов
Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Трудовые споры»


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль