График отпусков на 2016 год

806
17 декабря 2015 — крайний срок, когда нужно утвердить график отпусков на 2016 год. За этим строго следит ГИТ. Если графика отпусков в компании нет, то инспектор обяжет его составить и может выписать штраф.

Очередность ухода сотрудников в отпуск пропишите в графике отпусков. Для его оформления используйте форму № Т-7 или самостоятельно разработанную форму.

График составляют один раз в год на календарный год. Утвердить график отпусков на 2016 год нужно не позднее 17 декабря 2015 года. Новой организации утверждать график на год, в котором она создана, не обязательно.

График отпусков подписывает руководитель кадровой службы и утверждает руководитель организации.

Исполнение утвержденного графика обязательно как для работодателя, так и для сотрудников.

См. также Правила 1930 года об отпуске

График отпусков — обязательный документ

Для большинства работодателей график отпусков — обязательный документ. Его могут не составлять только работодатели — физические лица (письмо Роструда от 20.12.2011 № 3683-6-1). Иногда график отпусков составляют в большей степени для инспекторов ГИТ, которые обязательно проверяют его наличие в компании; никому не хочется получить предписание или платить штраф по ст. 5.27 КоАП РФ. Но на практике этот документ может помочь работодателю. Именно в нем будут зафиксированы дата и месяц, когда работник должен уйти в отпуск. А поскольку график отпусков обязателен для обеих сторон (ч. 2 ст. 123 ТК РФ), то сотруднику не удастся диктовать условия и требовать оформить отпуск в другое время.

Некоторые обстоятельства позволят работнику использовать отпуск тогда, когда это удобно ему. Например, одинокому папе двух детей до 12 лет или почетному донору России нужно запланировать отдых в указанные ими дни (подробнее в статье «График отпусков. Правила составления с учетом льгот и привилегий»). После того как график составлен, его нужно направить в профсоюз (при наличии). В любом случае все подготовительные мероприятия нужно завершить до 17.12.2015, так как утвердить документ нужно не позднее чем за 2 недели до наступления нового календарного года.

Знакомить работников с графиком отпусков после его утверждения или нет, работодатель выбирает сам. Наказать компанию за отсутствие подписей на графике контролер не сможет, поскольку такой обязанности в законе нет. Впоследствии все равно придется предупредить каждого сотрудника о предстоящем отдыхе как минимум за 2 недели до предоставления отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Для этого применяют журнал извещения или персональные уведомления, которые вручают каждому сотруднику под роспись.

Собрать сведения о льготниках

Определить, есть ли в организации сотрудники, которые имеют право пойти в отпуск в удобное для них время, можно из личных карточек или личных дел. Информацию о малолетних детях или об особом статусе сообщают, как правило, еще на этапе заключения трудового договора.

Если работодатель не уверен в полноте сведений, то лучше разослать уведомления с просьбой представить подтверждающие документы. Без них можно сформировать график по своему усмотрению. Кроме того, нужно узнать подходящие даты отпуска. В уведомлении целесообразно перечислить, какие именно категории работников имеют подобные преференции. Бывает, например, что отпуск по беременности и родам начнется уже после утверждения графика, и у сотрудницы на руках нет больничного листа. Но работодателю ничто не мешает поинтересоваться, будет ли она использовать ежегодный отпуск до декрета, и учесть ее пожелание в графике. При необходимости дату начала отпуска сдвигают, указывая это в графике.

Включить неиспользованные в 2015 году дни отпуска

Нужно не забыть включить в график отпусков неиспользованные в текущем году дни отпуска. На практике работникам не всегда удается отгулять отпуск целиком, и тогда его приходится переносить на следующий год (ст. 124 ТК РФ). Неиспользованные отпуска могут предоставляться либо в рамках графика отпусков, либо по соглашению между сторонами (письмо Роструда от 08.06.2007 № 1921–6). Иными словами, даже если в графике отпуск отражен не будет, право на отдых работник не теряет.

Но для работодателя все же удобнее включить в график оставшиеся с прошлых периодов дни отпуска. Это позволит не забыть об имеющейся задолженности перед работником и избежать нарушений ч. 3 ст. 124 ТК РФ.

Отпуск можно делить на части, если работник согласен

Не всегда удается использовать отпуск целиком. Решают эту ситуацию просто: отпуск делят на части (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). Закрепить такую договоренность можно разными способами. Некоторые работники пишут заявление, и тогда достаточно поставить визу «согласен» и учесть его пожелания в графике отпусков. В других организациях заключают соглашение о разделении отпуска на части. Если соглашение достигнуто, то в графике отпусков указывают даты, когда эти части будут использованы.

Как быть с внешними совместителями

Отдельного внимания требуют внешние совместители. Их отпуск нередко планируют в графике вместе с основными работниками. Для этого запрашивают у внешнего совместителя информацию о датах отпуска по основному месту работы. Сделать это лучше заранее, поскольку есть риск не успеть утвердить график в сроки, предусмотренные ст. 123 ТК РФ. Но, независимо от указанных в графике дат, отпуск этому сотруднику придется предоставить одновременно с отпуском по основному месту работы (ч. 1 ст. 286 ТК РФ). Таким образом, если работник-совместитель перенесет свой отпуск на основном месте, то работодателю по совместительству придется менять дату в графике.

В графике нужно указывать конкретные даты предстоящего отпуска, а не ограничиваться указанием только месяца. Несмотря на то, что прямого запрета на такие действия нет, отсутствие конкретной даты чревато дополнительными сложностями. Если указан только месяц использования отпуска, рано или поздно придется определить конкретную дату его начала. Это нужно для извещения работника о времени начала отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ) и оформления приказа. Первое необходимо сделать не позднее чем за 2 недели до начала отдыха, а второе — как минимум за 3 дня (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Что еще пригодится для графика отпусков

Вложенные файлы

Доступно только авторизованным пользователям
  • График отпусков.pdf


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Когда ваша компания составляет график отпусков?

  • за 2 недели до окончания года 42.42%
  • постфактум, когда работники реально идут в отпуск 12.12%
  • когда дойдут руки 9.09%
  • графика нет, проверок не боимся 0%
  • мы молодцы — уже составили! 36.36%
результаты

Рассылка



© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2008–2016

Журнал «Трудовые споры» –
практика разрешения трудовых конфликтов
Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Трудовые споры»


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль