Контроль корпоративной почты работника: риски ответственности для работодателя

1336
Нарушаются ли права работника на неприкосновенность частной жизни при просмотре его корпоративной почты. Может ли работодатель легитимно контролировать переписку. Какие санкции допустимо применять к работнику за утечку информации в переписке

Чтение втайне, без письменного согласия сотрудника, его почты работодателем может быть отнесено, во-первых, к нарушению права на неприкосновенность частной жизни (ст. 23 Конституции РФ), за что предусмотрено наказание ст. 137 Уголовного кодекса РФ. Во-вторых, нарушение тайны переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных или иных сообщений, т.е. права, закрепленного ст. 24 Конституции РФ, охраняется ст. 138 Уголовного кодекса РФ. Что же касается корпоративной почты, то согласно Гражданскому кодексу РФ ее адреса и ресурсы принадлежат работодателю на праве собственности или пользования – отсюда его гражданско-правовые полномочия (права) по их использованию (в том числе – просмотру). Но, обо всем по порядку.

Права работодателя в отношении домена

Презюмируется, что работник использует предоставленный ему адрес электронной почты для выполнения своих должностных обязанностей, а для всех других дел у него имеется личная почта. При этом работодатель, являясь собственником домена, по логике должен иметь полное право распоряжаться им на свое усмотрение – просматривать, блокировать, создавать новые адреса и т. д.

Если мы обратимся к основным правам работодателя, установленным в ст. 22 Трудового кодекса РФ, то увидим, что одним из неоспоримых прав работодателя является возможность требовать от работников исполнения трудовых обязанностей.

Если должностные обязанности работника подразумевают использование электронной почты (а это, как минимум, практически все офисные работники), то указанное право работодатель может реализовать в большинстве случаев только посредством мониторинга электронной переписки своих работников.

Более того, согласно положениям гражданского законодательства (ст. 1068 Гражданского кодекса РФ) работодатель возмещает вред, причиненный его работником при исполнении трудовых (служебных, должностных) обязанностей, если работники действовали или должны были действовать по заданию работодателя под его контролем за безопасным ведением работ.

Контроль работы сотрудника или как не стать субъектом ответственности

На первый взгляд может показаться, что данная норма законодательства косвенно поддерживает право работодателя требовать от работников исполнения трудовых обязанностей. Ведь если работодатель не сможет вовремя проконтролировать работу своих сотрудников, это, как минимум, может привести к убыткам в хозяйственной деятельности, потере клиента, разглашению конфиденциальной информации, причинению вреда и проч.

Не исключены и умышленные незаконные действия со стороны работников: например, мошенничество, злоупотребление должностными полномочиями. И если работодатель вовремя не выявит такие факты, он может сам стать субъектом ответственности.

Очевидно, что во многих случаях мониторинг переписки мог бы существенно облегчить жизнь компаниям и в качестве превентивной меры предостеречь многие негативные события, если бы не «тайна переписки».

Нормативные требования по работе с корпоративной почтой

Обратимся для начала к Конституции РФ. Статья 23 устанавливает, что каждый имеет право на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени. Кроме того, каждый имеет право на тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений. Ограничение этого права допускается только на основании судебного решения.

Статья 63 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи» также гарантирует тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных и иных сообщений. Однако, необходимо отметить, что в данной норме законодатель дал еще большее развитие этому принципу, распространив его в том числе на сообщения, передаваемые по сетям электронной и почтовой связи.

Согласно постановлению Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 31.10.1995 № 8 «О некоторых вопросах применения судами Конституции РФ при осуществлении правосудия» ограничение права гражданина на тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений допускается только на основании судебного решения (ч. 2 ст. 23 Конституции РФ), в связи с чем судам надлежит иметь в виду, что в соответствии с «Об оперативно-розыскной деятельности» проведение оперативно-розыскных мероприятий, ограничивающих указанные конституционные права граждан, может иметь место лишь при наличии у органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность, информации: о признаках подготавливаемого, совершаемого или совершенного противоправного деяния, по которому производство предварительного следствия обязательно; о лицах, подготавливающих, совершающих или совершивших противоправное деяние, по которому производство предварительного следствия обязательно; о событиях или действиях, создающих угрозу государственной, военной, экономической или экологической безопасности Российской Федерации.

Результаты оперативно-розыскных мероприятий, связанных с ограничением конституционного права граждан на тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений, могут быть использованы в качестве доказательств по делам лишь тогда, когда они получены по разрешению суда на проведение таких мероприятий и проведены следственными органами в соответствии с уголовно-процессуальным законодательством.

Статья 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее – Закон № 149-ФЗ) запрещает требовать от гражданина (физического лица) представления информации о его частной жизни, в том числе информации, составляющей личную или семейную тайну, и получать такую информацию помимо воли гражданина (физического лица), если иное не предусмотрено федеральными законами.

Такая информация согласно п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ) относится к персональным данным физического лица.

Как это следует из п. 7 ст. 2 Закона № 149-ФЗ и ст. 6 Закона № 152-ФЗ, такая конфиденциальная информация, составляющая персональные данные, не может быть представлена третьим лицам без согласия ее обладателя.

Условия допустимости мониторинга почты работника

Возникает вопрос, как при таком подходе можно говорить о мониторинге переписки работников работодателем в качестве превентивной меры, ведь в любом почтовом ящике любого работника обязательно найдется хотя бы одно письмо нерабочего (личного) содержания. И, более того, эти письма могут являться личной перепиской не только данного работника, но и всех других лиц, участвующих в ней. А такими лицами может оказаться кто угодно, а не только сотрудник.

В поисках правды обращаемся еще к одной норме закона.

Неужели хоть каким-то законом допускается возможность мониторинга почты работников? В ч. 1 ст. 25 Федерального закона от 26.07.2006 № 135-ФЗ «О защите конкуренции» (далее – Закон № 135-ФЗ) содержится указание исключительно на деловую корреспонденцию, что формально не должно нарушать конституционного права на тайну личной переписки.

Более того, технические возможности позволяют сделать выборку переписки по теме или по ключевым словам, что, безусловно, снижает вероятность раскрытия личных писем с ящика работника. Но, к сожалению, не гарантирует этого.

Следовательно, и в таком случае мы рискуем нарушить тайну личной переписки. Получается, что данный риск остается всегда. Но как же все-таки ответить на запрос антимонопольного органа?

Судебная практика1.

Судом установлено, что Федеральная антимонопольная служба в соответствии с ч. 1 ст. 25 Закона № 135-ФЗ направила запрос в общество, в соответствии с которым ему необходимо было в установленный срок представить антимонопольному органу сведения для осуществления возложенных на него полномочий. В том числе представить ряд документов, а также копии входящих и исходящих сообщений, поступивших на служебные адреса электронной почты конкретных сотрудников.

Однако работники отказались представить копии писем и сообщений, поступивших на их служебные адреса, что подтвердили заявлениями на имя генерального директора общества.

Общество уведомило антимонопольный орган о невозможности представить запрошенную переписку и направило ему запрос, в котором просило уточнить требование о представлении копий входящих и исходящих сообщений сотрудников компании, указав конкретных адресатов либо тему сообщений, так как внутренними правилами компании не запрещено использование сотрудниками служебного адреса электронной почты для личной переписки, а представление всех сообщений нарушает тайну переписки как отправителей, так и получателей данных сообщений.

Суд посчитал, что обществом были предприняты все зависящие от него меры для исполнения требования антимонопольного органа. Вместе с тем ограничения, установленные Конституцией РФ, не позволили исполнить указанное требование.

Довод антимонопольного органа о том, что общество обязано было представить затребованную информацию, поскольку адреса электронной почты сотрудников находятся на домене, принадлежащем обществу, не был принят во внимание судом, поскольку собственник данного домена, по мнению суда, обязан обеспечивать тайну сообщений и конфиденциальность информации о пользователях.

Таким образом, анализируя решение суда, мы приходим к выводу, что работодатель может просмотреть переписку работника только с его предварительного согласия либо в случае, когда работодатель уверен, что это не нарушит конституционных прав работника. Однако, как мы понимаем, вероятность таких случаев сводится к нулю.

Вся служебная переписка – достояние работодателя

Приведенное выше судебное решение дает нам еще одну подсказку. В частности, суд сослался на то обстоятельство, что внутренними правилами общества не было запрещено использование сотрудниками служебного адреса электронной почты для личной переписки.

Таким образом, если мы своевременно ознакомили работников с правилами пользования корпоративной почтой, где черным по белому будет установлен и описан прямой запрет на использование ее в личных целях и весь документ будет пестреть фразами «сотрудники не должны ожидать соблюдения конфиденциальности переписки, она может быть открыта, просмотрена, скопирована, уничтожена или оглашена без ведома сотрудника», то получается, что согласия работника нам может и не потребоваться.

Очевидно, что в такой ситуации не будет нарушен баланс интересов ни работника, ни работодателя.

Если работник предупрежден о том, что при использовании чужого домена и адреса корпоративной почты не по назначению (т. е. не для работы) ему никто не может гарантировать тайны такой переписки, поскольку вся служебная переписка является достоянием работодателя, т. к. подтверждает исполнение работником его должностных обязанностей, за которые работодатель, кстати, платит заработную плату, то о каком нарушении конституционных прав может идти речь.

Не исключено, что и такие формулировки могут быть признаны несоответствующими Конституции РФ. В таком случае, в отсутствие согласия работника его переписка с использованием корпоративной электронной почты и домена компании так и останется нераскрытой тайной даже после его увольнения.

Такое понимание закона далеко от соблюдения принципа баланса интересов и дает хорошую почву для злоупотребления правами со стороны работников, а также одновременно ставит компании перед необходимостью нарушения закона по принципу «главное, чтобы работник не узнал…». Но при таком подходе результат мониторинга не позволит работодателю даже провести дисциплинарное расследование, т.к. компании придется заявить о том, что она, без согласия работника, самовольно просматривала его корпоративную почту.

Остается надеяться, что в ближайшем будущем суды не распространят по аналогии принцип свободы передвижения на корпоративный транспорт. Возвращаясь к сегодняшней действительности и резюмируя все вышесказанное, хочется отметить, что все-таки наличие проработанного локального нормативного акта, регулирующего правила пользования корпоративной почтой, с которым работники будут ознакомлены, окажется совсем не лишним в любой компании, если не сказать благоприятным.

Из Закона о защите конкуренции

Коммерческие и некоммерческие организации (их должностные лица), федеральные органы исполнительной власти (их должностные лица), органы государственной власти субъектов Российской Федерации (их должностные лица), органы местного самоуправления (их должностные лица), иные осуществляющие функции указанных органов органы или организации (их должностные лица), а также государственные внебюджетные фонды (их должностные лица), физические лица, в том числе индивидуальные предприниматели, обязаны представлять в антимонопольный орган (его должностным лицам) по его мотивированному требованию в установленный срок необходимые антимонопольному органу в соответствии с возложенными на него полномочиями документы, объяснения, информацию, соответственно, в письменной и устной форме (в том числе информацию, составляющую коммерческую, служебную, иную охраняемую законом тайну), включая акты, договоры, справки, деловую корреспонденцию, иные документы и материалы, выполненные в форме цифровой записи или в форме записи на электронных носителях.

Основные составляющие безопасного просмотра корпоративной почты работников

1. ГОСТ. Информационная технология. Пежде всего, работодателю стоит обратить внимание на ГОСТ Р ИСО/МЭК 17799-2005 «Информационная технология. Практические правила управления информационной безопасностью», утвержденный приказом Ростехрегулирования от 29.12.2005 № 447-ст.

Указанный стандарт идентичен международному стандарту ИСО/МЭК 17799:2000 «Информационная технология. Практические правила управления информационной безопасностью» (ISO/IEC 17799:2000 Information technology. Code of practice for security management), а поэтому, на наш взгляд, наиболее практичен для работодателя, отношения которого могут складываться и с зарубежными партнерами.

Согласно ГОСТу информация – это актив, который, подобно другим активам организации, имеет ценность и, следовательно, должен быть защищен надлежащим образом. Конфиденциальность, целостность и доступность информации способствуют обеспечению конкурентоспособности, ликвидности, доходности, соответствия законодательству и деловой репутации организации.

Доступность информации и связанных с ней активов является залогом законного и успешного бизнеса. Поэтому работодатель должен иметь право и возможность доступа к такому активу, как информация, находящаяся на его почтовом сервере в электронной почте.

2. Правовой статус переписки в отношениях «Работник – Работодатель». Согласно ст. 22 ТК РФ работодатель обязан обеспечивать работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей. Следовательно, даже в отсутствие утвержденного локального нормативного акта предполагается, что средства и оборудование, предоставляемые в рамках трудовых отношений работодателем работнику, должны использоваться только для исполнения последним трудовых обязанностей.

В рамках обсуждаемого вопроса мы полагаем, что электронная почта как раз является одним из таких средств, которые необходимы для исполнения трудовой функции, а потому в силу ст. 22 ТК РФ не вправе использоваться работником в своих личных целях. Если сотрудник тратит рабочее время на личную переписку и осуществляет это посредством служебной почты, он может нарушить нормы трудового права вне зависимости от того, есть ли запрет на это во внутренних документах или такой запрет не установлен.

Вместе с тем, чтобы работодатель не сталкивался с неопределенностью статуса служебного почтового ящика своего сотрудника, на предприятии должны быть разработаны и утверждены следующие локальные нормативные акты:

  • правила обработки персональных данных, содержащие и согласие на их обработку;
  • правила пользования служебным электронным ящиком;
  • акт, подтверждающий передачу права доступа (пароля) к почтовому ящику конкретному работнику.

3. «Страховка» работодателя от нарушения тайны переписки. Служебная переписка может содержать, а чаще всего и содержит личную переписку, а также информацию, включающую персональные данные клиентов и иных лиц. Даже если работник сам не отправляет какую-либо личную информацию, он не может ограничить ее получение в свой служебный почтовый ящик. Между тем, личная информация не должна находиться в служебном электронном ящике, поскольку нарушения правила о тайне переписки (ст. 23 Конституции РФ) может вызвать для работодателя негативные последствия.

В случае утверждения локального нормативного акта, устанавливающего обязанность работника не хранить на служебном почтовом ящике личные письма, ответственность работодателя за умышленное нарушение тайны переписки будет исключена.

4. Режим пользования электронным ящиком неработающего сотрудника. Приобретение прав и обязанностей под именем другого лица не допускается. Правовой режим почтового ящика работника, трудовой договор с которым прекращен, либо работника, который отсутствует по тем или иным основаниям (нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам и пр.), может отличаться от правового режима работника, чьи трудовые отношения не прекращены.

В первом случае работодатель не имеет права пользоваться электронной почтой бывшего работника и должен ее закрыть, оповестив об этом третьих лиц. Почему? Здесь, в том числе, следует обратить внимание на норму ст. 19 ГК РФ, согласно которой приобретение прав и обязанностей под именем другого лица не допускается. Вред, причиненный гражданину в результате неправомерного использования его имени, подлежит возмещению в соответствии с ГК РФ. Служебная электронная почта, как правило, содержит в своем названии личное имя и фамилию работника. В случае несанкционированного использования почты бывшего работника действуют нормы в отношении защиты прав физического лица на его имя.

В данном случае необходимо прописать во внутренних документах предприятия изменение статуса и режима пользования электронным ящиком неработающего сотрудника.

Резюме. На наш взгляд, чтобы предотвратить некоторые возможные риски, описанные выше, нужно соблюдать два основных правила.

  1. Любое использование информационных систем для непроизводственных или неавторизованных целей следует расценивать как нецелевое, нарушающее права работодателя и повышающее возможные риски для работника.
  2. Работодатель должен утвердить и передать внутренние инструкции в отношении политики информационной безопасности компании, включающей доступность информации для работодателя всем сотрудникам. Таким образом, работодатель не только выразит доверие в отношениях с сотрудниками, но и предотвратит указанные выше риски компании.

Электронную переписку работника можно использовать как доказательство в суде

Согласно п. 10 ст. 2 Закона № 149-ФЗ электронное сообщение – «это информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной системы».

При этом обладателем информации является «лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам» (п. 5 ст. 2 Закона № 149-ФЗ).

Таким образом, обладателем информации в силу указанного закона может являться работодатель, если в трудовом договоре с работником будет специально указано такое положение.

В целях получения информации из электронной почты работника работодателю необходимо соблюсти требование Закона № 152-ФЗ. Согласно новой редакции ст. 10 обработка персональных данных работника осуществляется в соответствии с трудовым законодательством. То есть устанавливается особый режим такой информации.

Анализ ст. 86 ТК РФ приводит к выводу, что трудовое законодательство определяет требования не к самому процессу сбора и обработки информации, а к содержанию таких данных.

Выделим особенности обработки информации, полученной из электронной почты работника:

  1. обработка информации может проводиться только для использования ее в рамках трудовых и непосредственно с ними связанных отношений;
  2. обрабатываемая информация должна быть найдена и собрана в соответствии с установленными требованиями, то есть, как мы выяснили, на основании трудового договора;
  3. обработка информации о работнике, не связанной с его трудовой деятельностью, допускается только с его согласия, то есть в трудовом договоре необходимо указать содержание писем, не связанных с трудовыми функциями работника. Такая информация не может быть передана третьим лицам, за исключением случаев, прямо установленных в законе о персональных данных;
  4. работник должен иметь возможность доступа к результатам обработки информации;
  5. работник должен быть ознакомлен с правилами и способами обработки информации. То есть помимо трудового договора работодатель должен принять локальный нормативный акт – Положение о персональных данных, в котором подробно прописать указанные процедуры.

Таким образом, информация из корпоративной электронной почты, принадлежащей работнику, является его персональными данными. Работодатель вправе собирать и обрабатывать эту информацию для собственных нужд в порядке, определенным ТК РФ.

Однако сложность заключается в использовании этой информации работодателем.

Подпунктом «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ предусмотрено такое основание, как расторжение трудового договора по инициативе работодателя за разглашение работником охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной), ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, в том числе разглашения персональных данных другого работника.

Судебная практика1.

Согласно акту от 12.05.2010 по результатам служебной проверки установлен факт неоднократных случаев передачи информации с почтового ящика П. – в том числе содержащей сведения, составляющие коммерческую и банковскую тайну, персональные данные сотрудников банка – на почтовые ящики на внешних почтовых серверах сети Интернет.

Судебная коллегия подтвердила неправомерность действий работницы. Однако, поскольку П. было написано заявление об увольнении по собственному желанию, то на ОАО «Балтийский банк» лежала обязанность по изданию соответствующего приказа об увольнении по истечении срока предупреждения об увольнении, то есть 14.05.2010. Поэтому приказ об увольнении П. по подп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ 28.05.2010 не может быть признан законным.

Этот пример наглядно демонстрирует, что работодатель вправе использовать в суде доказательства из электронной почты работника. Однако нельзя забывать про порядок увольнения, установленный ТК РФ.

В постановлении Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 17.03.2004 № 2 установлено, что в случае оспаривания работником увольнения по подп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ работодатель обязан представить доказательства, свидетельствующие о том, что сведения, которые работник разгласил, в соответствии с действующим законодательством относятся к государственной, служебной, коммерческой или иной охраняемой законом тайне либо к персональным данным другого работника, и что эти сведения стали известны работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей и он обязывался не разглашать такие сведения.

Таким образом, работодатель вправе просматривать корпоративную почту работника, если об этом будет прописано в трудовом договоре с работником и издано Положение о персональных данных, с которым работник должен быть ознакомлен. Уволить работника возможно лишь за разглашение конфиденциальной служебной информации по подп. «в» ч. 1 п. 6 ст. 81 ТК РФ при соблюдении порядка, установленного ст. 192, 193 ТК РФ. Наказать работника за передачу по корпоративной почте личной информации, не относящейся к трудовым функциям работника, нельзя.

_________________________
1Определение Московского городского суда от 10.03.2011 №33-5196.
_________________________

_________________________
1Постановление ФАС Московского округа от 15.07.2009 № КА-А40/6260-09.
_________________________



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Когда ваша компания составляет график отпусков?

  • за 2 недели до окончания года 44.44%
  • постфактум, когда работники реально идут в отпуск 13.89%
  • когда дойдут руки 8.33%
  • графика нет, проверок не боимся 0%
  • мы молодцы — уже составили! 33.33%
результаты

Рассылка



© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2008–2016

Журнал «Трудовые споры» –
практика разрешения трудовых конфликтов
Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Трудовые споры»


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль