Основные риски при предоставлении автомобилей сотрудникам

2477
Будет ли ДТП признано несчастным случаем на работе, если оно произошло в рабочее время, но не при исполнении обязанностей.

В последнее время многие компании стали предоставлять работникам корпоративные автомобили для служебного пользования. Такая привилегия получила распространение, несмотря на то, что в законодательстве отсутствует процедура предоставления транспортных средств сотрудникам, работающим по трудовому договору. Большинство компаний, передающих автомобили работникам, не имеет соответствующего локального акта (положения), и при возникновении различных вопросов стороны не знают, как себя вести.

В настоящей статье рассматриваются основные вопросы, которые должны быть предусмотрены в политике предоставления служебных автомобилей (далее – Политика).

См. также Как заключить трудовой договор с водителем

Риски при признании ДТП несчастным случаем на производстве

Основные вопросы, возникающие при предоставлении автомобиля работникам, – это охрана труда и негативные последствия, связанные с риском признания ДТП несчастным случаем на производстве. До сих пор несчастный случай на производстве не имеет единого толкования. Часто суды признают несчастными случаями только те ДТП, которые происходят на транспорте работодателя в рабочее время либо на транспорте, который используется с его ведома и поручения на основании подтверждающих этот факт документов. Но есть исключения.

Судебная практика1.

Центральный банк РФ длительное время судился с ФСС РФ, требуя признать несчастным случаем ДТП с работником, который отправился на личном транспорте по заданию работодателя. Проиграв в трех инстанциях, ЦБ РФ выиграл дело в Президиуме ВАС РФ, который пришел к выводу, что для квалификации несчастного случая на производстве как страхового имеет значение лишь то, что событие произошло в рабочее время и в связи с выполнением действий, обусловленных трудовыми отношениями.

Таким образом, следуя логике суда, даже при использовании личного автомобиля по собственной инициативе, но по заданию работодателя, работник может требовать признания ДТП несчастным случаем на производстве. При предоставлении автомобиля работодатель должен быть готов к тому, что при попадании работника в ДТП существует высокая вероятность того, что происшествие должно будет подлежать расследованию и учету в соответствии со ст. 228 ТК РФ.

Аттестация автомобиля как рабочего места

Кроме того, у компаний часто возникают вопросы о необходимости аттестации автомобиля как рабочего места и организации предрейсовых медицинских осмотров работников, использующих транспортные средства для выполнения своих должностных обязанностей. Если использование работником служебного автомобиля не входит в его должностные обязанности и отсутствует условие о разъездном характере работы, то представляется, что необходимость аттестации автомобиля отсутствует. Это объясняется тем, что нормативные акты, регулирующие вопросы аттестации, ссылаются на рабочее место.

Рабочим является место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя2.

Согласно критериям и классификациям условий труда все рабочие места делятся на постоянные (работник тратит более 50% рабочего времени в течение дня или более двух часов непрерывно) и непостоянные (менее 50% рабочего времени или менее двух часов непрерывно). При этом оценке подлежат все рабочие места3.

Очевидно, что у работника в должности водителя рабочим местом будет являться автомобиль, а у сотрудника отдела кадров – нет. При предоставлении автомобиля в пользование рекомендуется указать, что транспортное средство передается работнику в качестве материального стимулирования, и компания не требует его обязательного использования в рабочее время.

Организация предрейсовых медицинских осмотров работников

Согласно требованиям законодательства юридические лица, осуществляющие деятельность по эксплуатации транспортных средств, обязаны организовывать и проводить медицинские предрейсовые осмотры водителей4. Неопределенность этого требования связана с тем, что законодатель не дает определения понятию «водитель»: непонятно, это конкретная должность работника или водителем признается любое лицо, управляющее автомобилем?

Из анализа арбитражной практики следует, что мнения по этому вопросу различны. Одни суды исходят из того, что требование о проведении медицинских осмотров распространяется только на компании, осуществляющие перевозку грузов и пассажиров5; другие суды считают, что если в организации имеется водитель, а на балансе находятся транспортные средства, то осмотры должны регулярно проводиться6.

В то же время существует вероятность получения предписания от Госавтодорнадзора об устранении нарушений законодательства и необходимости проведения процедуры предрейсовых осмотров. В свою очередь, работодатель может обратиться в суд для оспаривания такого предписания. Как показывает судебная практика, такое предписание в большинстве случаев признается судами недействительным, если компания не осуществляет лицензируемый вид деятельности по перевозке.

Инструктаж по технике безопасности рекомендуется проводить не менее двух раз в год

При расследовании несчастного случая в обязательном порядке выясняются лица, допустившие нарушение охраны труда. Представляется, что ответственность за нарушение правил дорожного движения должен нести сам работник, а не работодатель. Однако для предотвращения негативных последствий для работодателя компаниям рекомендуется проводить периодические инструктажи по технике безопасности на дороге не менее двух раз год (в зимний и летний периоды). Результаты необходимо фиксировать в журнале проведения инструктажа в установленном порядке7. Целесообразно предусмотреть в Политике положение о том, что не прошедшие без уважительной причины инструктаж работники временно лишаются права пользования служебным автомобилем. Необходимо помнить, что обязанность по поддержанию транспортных средств в технически исправном состоянии возлагается на владельцев транспортных средств либо на лиц, эксплуатирующих транспортные средства8.

Таким образом, в Политике необходимо определить, каким образом и кто будет следить за исправностью автомобиля – определенное должностное лицо компании или работник, эксплуатирующий автомобиль.

Для того чтобы избежать неожиданных ситуаций и споров с работниками, Политика должна четко прописывать вопросы техники безопасности, запрещать использование транспортного средства в состоянии алкогольного и наркотического опьянения, участие в гонках и соревнованиях, а также эксплуатацию служебного автомобиля с целью получения дохода, не связанного с трудовой деятельностью. Необходимо также указать список обязательного оборудования в машине и комплект документов, без которого работнику запрещается ее эксплуатировать.

Использование служебного автомобиля в личных целях

Некоторые компании запрещают использовать служебный автомобиль в личных целях, но на практике это практически невозможно отследить, если машина остается в пользовании работника в выходные дни. Если компания позволяет пользоваться машиной в свободное от работы время, то Политика должна содержать ряд ограничений. Она может запрещать, например, передачу управления автомобилем третьим лицам, даже если работник находится в его в салоне.

Работник едет в командировку на служебном автомобиле: работодателю необходимо оформить доверенность. Нередко в компаниях возникают ситуации, когда работники хотят поехать на служебном автомобиле в другое государство в отпуск или в командировку. В этом случае компании необходимо исходить из следующего. Для управления служебным автомобилем на территории России работодатель выдает работнику доверенность в простой письменной форме.

Международное дорожное движение регулируется Венской конвенцией о дорожном движении от 08.11.1968. Согласно этой конвенции для участия в международном дорожном движении достаточно иметь при себе водительское удостоверение и свидетельство о регистрации. Однако органы иностранного государства могут потребовать документ, подтверждающий право пользования автомобилем, особенно если работник попадет в дорожно-транспортное происшествие или ему придется забирать транспортное средство со штрафной стоянки. Простая письменная доверенность не признается официальным документом и требует нотариального удостоверения в соответствии с Гаагской конвенцией от 05.10.1961. Для придания документу статуса официального необходимо выдать нотариально заверенную доверенность и проставить апостиль. В связи с этим Политика может предусматривать заблаговременное обращение работника к руководителю для оформления доверенности.

При выезде в страну СНГ проставления апостиля на доверенность не требуется, что предусмотрено ст. 13 Минской конвенции от 22.01.1993. Указанная конвенция не требует специального удостоверения официальных документов, однако не отвечает на вопрос, может ли простая письменная форма доверенности являться официальным документом.

В связи с этим в Политике целесообразно предусмотреть следующее:

  • предварительное письменное согласие компании на использование автомобиля для поездки за рубеж;
  • обязанность работника своевременно выяснить требования к оформлению документов на автомобиль в стране пребывания, собрать и оформить документы по собственной инициативе и за свой счет;
  • полная материальная ответственность работника в связи с эксплуатацией автомобиля за границей, самостоятельная оплата штрафов, разбор случаев ДТП и его последствий, а также иные риски.

Компания также может обязать работника заблаговременно ознакомиться с телефонами экстренных служб, российского посольства соответствующей страны (стран) пребывания.

Необходимо прописать, кто несет расходы в связи с эксплуатацией транспорта. При использовании работником автомобиля для поездки в командировку документы должны быть оформлены за счет работодателя.

Дополнительно Политика должна регулировать, кто будет нести расходы по оплате штрафов, горюче-смазочных материалов, подготовке машины к зимнему периоду. Необходимо предусмотреть обязанности работника в случае причинения ущерба автомобилю или его угона – немедленное информирование работодателя и страховой компании, распределение обязанностей по сбору документов и общению со страховой компанией и правоохранительными органами. В случае если работник отсутствует длительное время на работе (например, он в отпуске по уходу за ребенком), Политика может предусматривать и обязанность работника возвратить автомобиль компании.

Транспортное средство необходимо передавать работнику по акту приема-передачи с указанием всех дефектов и подписью обеих сторон.

Материальная ответственность работников. Бывают случаи, когда у работодателей отсутствует полис КАСКО на автомобили или страховая компания по какой-либо причине не выплачивает страховое возмещение, а работник попал в ДТП по своей вине.

Согласно ст. 242 ТК РФ за причиненный ущерб работник несет ответственность в пределах своего среднего месячного заработка. Однако полная материальная ответственность наступает в случаях, предусмотренных ст. 243 ТК РФ, в том числе при причинении ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом. Таким образом, если работник понес административную ответственность за ДТП, то он может подлежать и полной материальной ответственности в связи с повреждением транспортного средства. Данное положение было разъяснено в п. 12 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 № 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю», а также поддержано судебной практикой9.

Работодателю рекомендуется указать в Положении на возможность полной материальной ответственности в случае нарушения работником правил дорожного движения, повлекшего повреждение транспортного средства.

Налоговые вопросы, связанные с использованием работником личного автомобиля в служебных целях

На практике могут возникнуть ситуации, когда работнику положен служебный автомобиль, но он намерен использовать личное транспортное средство для поездок в рабочее время.

Положение может регулировать этот вопрос, однако работодателям необходимо учитывать, что Налоговый кодекс не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядка их установления. Таким образом, суммы компенсационных выплат освобождаются от обложения НДФЛ при наличии документов, подтверждающих, что автомобиль находится в собственности у работника, а также расчет предоставляемой компенсации.

Следовательно, если работник намерен использован автомобиль, который не принадлежит ему на праве собственности, то сумма компенсации подлежит обложению НДФЛ, поскольку ТК РФ не предусмотрена возможность использования работником имущества, которое ему не принадлежит. В частности, данной позиции придерживается Минфин России в своем письме от 21.09.2011 № 03-04-06/6-228.

Что касается налога на прибыль, то расходы компании за использование личного автомобиля учитываются для целей обложения по налогу на прибыль, но в пределах установленных норм. Это 1200 рублей в месяц для легкового автомобиля с двигателем объемом 2000 см3 включительно и 1500 рублей в месяц для легкового автомобиля с двигателем выше 2000 см3.

Компенсация за пользование личным автомобилем также не облагается страховыми взносами. Данная точка зрения поддержана Минздравсоцразвития России в письме от 26.05.2010 № 1343-19.

Автомобиль – это дорогостоящее имущество и источник повышенной опасности, поэтому правила передачи автомобиля в пользование обязательно должны быть разработаны в компании. Грамотно составленная Политика позволит определить не только взаимные права и обязанности, но и ответственность за пользование автомобилем.

Как оформить командировку генерального директора, если он едет на личном автомобиле?

Генеральный директор (если он не является одновременно и учредителем компании) является наемным работником. При оформлении командировки директора применяются унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, а именно:

  1. приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9);
  2. командировочное удостоверение (форма № Т-10);
  3. служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а).

За использование же личного транспорта для поездки в командировку ему должна быть выплачена компенсация в соответствии с постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92.

Порядок компенсации использования личного имущества работника должен быть отражен в трудовом договоре, коллективном договоре или локальном акте.

_________________________
1Постановление Президиума ВАС РФ от 28.12.2010 № 11775/10 по делу № А40-101647/09-119-757.

2 См.: ч. 6 ст. 209 ТК РФ, п. 35 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами РФ Трудового кодекса РФ».

3 Руководство Р 2.2.2006-05 «Руководство по гигиенической оценке факторов рабочей среды и трудового процесса. Критерии и классификация условий труда» (утв. Роспотребнадзором 29.07.2005).

4Пункт 1 ст. 20 ФЗ от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»; письмо Минздрава России от 21.08.2003 № 2510/9468-03-32 «О предрейсовых медицинских осмотрах водителей транспортных средств».

5 Постановления ФАС Центрального округа от 23.11.2009 № А36-706/2009, от 28.07.2009 № А36-3582/2008.

6Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 16.10.2008 № Ф04-6445/2008(14518-А75-6).

7Постановление Минтруда РФ, Минобразования РФ от 13.01.2003 № 1/29 «Об утверждении порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций».

8 См.: ч. 2 ст. 16 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения».

9 См.: определение Санкт-Петербургского городского суда от 14.09.2011 № 14067.
_________________________



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Когда ваша компания составляет график отпусков?

  • за 2 недели до окончания года 33.33%
  • постфактум, когда работники реально идут в отпуск 16.67%
  • когда дойдут руки 11.11%
  • графика нет, проверок не боимся 0%
  • мы молодцы — уже составили! 38.89%
результаты

Рассылка



© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2008–2016

Журнал «Трудовые споры» –
практика разрешения трудовых конфликтов
Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Трудовые споры»


  • Мы в соцсетях

Входите! Открыто!
Все материалы сайта доступны зарегистрированным пользователям. Регистрация займет 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль