Инструкция по возврату «переплаченных» отпускных

3140
Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работнику за полный рабочий год. В то же время возможна ситуация, когда он, отгуляв положенный ему отпуск «авансом», пишет заявление об увольнении по собственному желанию.

Теоретически ТК РФ дает работодателю право взыскать с работника денежные средства, полученные им в счет неотработанного отпуска, непосредственно из его заработной платы или в судебном порядке. Но на практике возникает немало проблем с его реализацией.>

Сложности в деталях

При прекращении трудового договора в последний рабочий день работодатель обязан выплатить работнику все причитающиеся ему суммы. В свою очередь, работник должен компенсировать не отработанные им дни отпуска (за исключением некоторых ситуаций в соответствии со ст. 137 ТК РФ). Основной целью удержания с работника сумм «неотработанных» отпускных, с точки зрения законодателя, является погашение его задолженности перед работодателем. Фактически последний предоставляет «внеурочный» отпуск в расчете на то, что работник продолжит работать в организации. Но если работник изъявил желание прекратить трудовые отношения, то можно вести речь о необоснованном обогащении, поскольку он получил еще не заработанные деньги, а работодатель, в свою очередь, понес убытки.

Вопрос 1. Какую сумму можно удержать. Согласно ст. 138 ТК РФ удержать сумму долга работодатель вправе лишь в пределах 20% от размера заработной платы такого работника. Причем сделать это можно только с сумм именно зарплаты, иные же выплаты (к примеру, стимулирующие) должны быть выплачены в полном объеме. В то же время абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ фактически не ограничивает работодателя процентным лимитом, что позволяет использовать в качестве базы удержания задолженности всю начисленную сумму вознаграждения «за труд».

Можно сделать вывод, что в такой ситуации действует специальная норма абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ, а не общая ст. 138 ТК РФ1. Официальных разъяснений компетентных госорганов по данному вопросу на настоящий момент нет, а судебная практика неоднозначна.Таким образом, окончательное решение в рассмотрении такой коллизии принимает, естественно, суд.

Вопрос 2. Что делать, если согласия работника нет. Вполне вероятно, что работник не согласится с размером или обоснованностью удержания сумм отпускных, выплаченных «авансом». В этом случае работодателю придется выплатить всю причитающуюся работнику сумму или (в случае если он признает часть задолженности) – неоспариваемую сумму (ч. 2 ст. 137 ТК РФ). А далее у работодателя есть два варианта: либо простить долг, либо попробовать взыскать его в судебном порядке.

Вопрос 3. Что делать, если средств недостаточно. Возможна также ситуация, что суммы заработной платы работника, с которых предполагается удержание задолженности по «отпускным», отсутствуют или недостаточны. Лучший выход из нее –добровольное согласие работника возместить сумму ущерба. В таком случае просто исчисляют сумму «переплаченных» отпускных, издают приказ руководителя организации, с которым работник знакомится под роспись. Далее работник перечисляет неоспариваемые денежные средства наличным или безналичным путем в пользу работодателя, которому остается только правильно оформить данное перечисление и разобраться с налогами.

Но если работник не подписывает приказ и, соответственно, не возвращает переплаченную ему сумму? Вновь возможны два варианта: прощение долга и обращение в суд. Если работодатель определится, что трудовой спор о возмещении «переплаченных» отпускных целесообразен, следует рассчитать сумму задолженности, оформить ее приказом руководителя организации и донести до работника (по возможности под роспись, иначе стоит составить акт отказа сотрудника от подписания приказа).

Порядок возврата «переплаченных» отпускных

Прежде всего рассмотрим порядок действий работодателя в случае удержания сумм задолженности по отпускным из заработной платы работника.

Шаг 1. Определение количества неотработанных дней отпуска. Итак, работодателю необходимо в первую очередь определить количество дней отпуска, которые работник «не заработал». Сделать это можно по формуле:

Количество неотработанных дней отпуска за календарный год = Количество использованных дней отпуска за время работы в организации - (Количество календарных дней отпуска, положенных работнику за календарный год × Количество месяцев работы в организации) : 12 месяцев

Но в формуле есть нюансы. Если последний рабочий месяц отработан менее чем наполовину, его учитывать не нужно. Но если отработано более половины календарного месяца, то он учитывается в полном объеме (округляется до количества календарных дней месяца). Такое требование устанавливает ст. 423 ТК РФ, фактически отсылая на нормы п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках (утверждены НКТ СССР 30.04.1930 № 169). Полученное в результате расчета число неотработанных дней отпуска можно округлить до целого числа, но только в пользу работника (письмо Минздравсоцразвития РФ от 07.12.2005 № 4334-17).

Шаг 2. Расчет суммы неотработанных отпускных. Далее нужно определить сумму отпускных, выплаченных работнику, но не отработанных им, по формуле:

Сумма отпускных за неотработанные дни отпуска = Количество неотработанных дней отпуска × Средний дневной заработок, на основе которого был оплачен отгулянный работником отпуск.

Использовать для расчета среднедневной заработок работника на момент увольнения нельзя. Если количество неотработанных дней отпуска превышает количество дней последнего отпуска (например, работник «задолжал» пятнадцать дней, а последний предоставленный ему отпуск длился восемь дней), то при расчете суммы отпускных за неотработанные дни отпуска необходимо «поднять информацию» не только о последних, но и о предыдущих отпускных. То есть часть суммы «переплаченного отпуска» рассчитывается исходя из размера отпускных за последний отпуск (восемь дней), а вторая часть рассчитывается на основании сумм предыдущего (предпоследнего) отпуска (семь дней).

Если в организации за применяемый для расчета период производилось увеличение или индексация заработной платы работников, то этот факт также необходимо учесть при расчете суммы неотработанных отпускных. В этой ситуации часть отпускных с момента повышения зарплаты до окончания отпуска необходимо увеличить на повышающий коэффициент (п. 16 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922). Рассчитать сумму таких отпускных можно по формуле:

Сумма отпускных за неотработанные дни отпуска = Количество неотработанных дней отпуска до повышения × Средний дневной заработок, рассчитанный для оплаты отпуска + Количество неотработанных дней отпуска после повышения × Средний дневной заработок, рассчитанный для оплаты отпуска, увеличенный на коэффициент повышения.

Пример. Отпуск предоставлен работнику в период с 18 мая по 7 июня. Неотработанных дней – 12. С 1 июня повышена заработная плата. Количество неотработанных дней отпуска, расчет по которым должен производиться с учетом повышающего коэффициента, составит 7 дней.

Шаг 3. Отражение в налоговом учете и отчетности. Отпускные признают доходами физического лица. Соответственно, с этих сумм работодатель, выступая в качестве налогового агента работника, уплачивает НДФЛ и страховые взносы во внебюджетные фонды. Помимо этого отпускные работников включают в состав расходов для целей налогообложения прибыли.

Однако предоставление отпуска «авансом» не признают счетной ошибкой и реализуют в рамках действующего законодательства. Следовательно, исправлений в периоде предоставления отпуска в налоговом учете делать не нужно. Все корректировки, связанные с возвращением работником суммы «переплаченных отпускных» или прощением такой задолженности, учитывают в периоде увольнения.

Шаг 4. Закрытие долга. Если работник добровольно возвращает задолженность по отпускным или работодатель может удержать ее в полном объеме из его заработной платы, сумму долга и страховых взносов достаточно включить в состав внереализационных доходов в том месяце, в котором работник уволен (письмо Минфина России от 03.12.2009 № 03-03-05/224).

Несколько сложнее обстоит дело с НДФЛ. Ведь фактически в период предоставления работнику отпуска по данному налогу возникла переплата, которую необходимо ему вернуть. В этом случае в налоговом регистре и в справке № 2-НДФЛ нужно указать сумму, начисленную работнику, за вычетом удержанной части отпускных. Произвести эти операции надо в том месяце, в котором работник уволен. Сумму НДФЛ с последней выплаты работнику следует уменьшить на сумму налога с части отпускных за неотработанные дни отпуска, которую удержал работодатель.

После принятия решения об удержании «переплаченных» отпускных работодателю необходимо не позднее 10 рабочих дней письменно сообщить работнику о том, что с суммы отпускных был излишне удержан НДФЛ.

Работник, в свою очередь, должен написать заявление о возврате излишне удержанного и перечисленного в бюджет НДФЛ. Но при этом перечислять излишне удержанный НДФЛ на счет работника не нужно. На эту сумму можно просто уменьшить долг работника по НДФЛ, рассчитанный с последней выплаты ему.

Рассчитать сумму НДФЛ с части отпускных за неотработанные дни отпуска можно по формуле:

НДФЛ с неотработанных отпускных = Начисленная сумма отпускных за неотработанные дни отпуска × 13% (30%, если работник – нерезидент)

Если работнику предоставлялись вычеты по НДФЛ, расчет следует производить по формуле:

НДФЛ с неотработанных отпускных = (НДФЛ, удержанный ранее со всей суммы отпускных с учетом вычетов × Сумма отпускных за неотработанные дни отпуска) : Сумма ранее начисленных отпускных

Шаг 5. Уменьшение базы по страховым взносам. Если в расчетном (отчетном) периоде работодатель удерживает отпускные за неотработанные дни отпуска, которые были начислены в предыдущие отчетные периоды, то может образоваться отрицательная сумма доначислений. В этом случае формируются корректирующие сведения по формам СЗВ-6-1 или СЗВ-6-2 за период, в котором работник ходил в отпуск, и они представляются в ПФР вместе с исходными сведениями персонифицированного учета за отчетный период, в котором произведено удержание неотработанных отпускных с работника. При этом сумма, указанная в форме АДВ-6-2, должна быть равна сумме, учтенной в последнем расчете по форме РСВ-1 ПФР (утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 12.11.2009 № 894н), представленном в Пенсионный фонд. Вносить изменения в ранее представленный расчет по страховым взносам РСВ-1 ПФР не нужно.

По аналогии следует корректировать начисления в другие внебюджетные фонды.

Когда согласия работника нет

Итак, при отсутствии согласия работника на возврат сумм отпускных за «неотработанный» отпуск или недостаточности (отсутствии) начисленной заработной платы для осуществления компенсации работодатель может простить долг или взыскать его в судебном порядке.

Прощение долга. При прощении задолженности на сумму не отработанных и не возмещенных сотрудником отпускных нужно уменьшить базу по налогу на прибыль в периоде увольнения работника. Причем НДФЛ, страховые взносы, а также отчетность по ним корректировать не нужно. В свою очередь, страховые взносы, начисленные на неучитываемые при налогообложении прибыли выплаты, можно учесть в налоговых расходах (письмо Минфина России от 24.04.2010 № 03-03-05/85). К тому же «прощенный» долг можно без лишних формальностей списать как безнадежный через три года (ст. 196, п. 1 ст. 1102 ГК РФ). Точный расчет переплат за неотработанные дни отпуска при увольнении сотрудника необходим всегда – наличие такой задолженности и ее размер должны быть донесены до сведения работника в письменной форме (практически всегда – в виде приказа руководителя организации).

Судебное взыскание. В силу ст. 248 ТК РФ взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. В принципе, доказательная база для такого рода судебных споров достаточно проста. Сложности и ошибки возникают, как правило, при расчете суммы переплаченных отпускных. Вторая распространенная ошибка работодателей – подготовка приказа или распоряжения без указания точного количества дней «перегуленного отпуска» или суммы задолженности. При несоблюдении порядка взыскания ущерба законодательство предоставляет право уже работнику обратиться в суд. Судебную практику по делам о взыскании переплаченных отпускных нельзя назвать однозначной. Тем более что совсем недавно такое судебное разбирательство было в принципе невозможно – в соответствии с Правилами о предоставлении очередных отпусков работодатель не имел права в такой ситуации обратиться в суд. Сейчас эта норма не действует. Однако есть другие ограничения для работодателей.

Судебная практика2. Работнику был предоставлен отпуск продолжительностью 70 календарных дней. За период отпуска ему начислена и выплачена заработная плата, в том числе излишне в результате счетной ошибки. В связи с увольнением работника до окончания календарного года работодатель просил суд взыскать с работника сумму выплат за 31 день неотработанного отпуска и излишне выплаченных средств вследствие счетной ошибки. В подтверждение истец представил: платежное поручение и заявление работника об увольнении по собственному желанию.

Ответчик признал факт переплаты, но заявил, что произошедшая ситуация счетной ошибкой не является, а взыскать в судебном порядке излишне выплаченную сумму нельзя, ее можно удержать в бесспорном порядке. Кроме того, работник виновных действий не совершал. На судебное заседание был приглашен специалист, который пояснил значение счетной ошибки – это арифметическая ошибка, которая произошла вследствие сложения, вычитания, деления и т. д. Бухгалтер же в данном случае произвел неправильный ввод данных (человеческий фактор). Названный случай к счетной ошибке не относится.

Суд согласился с отсутствием счетной ошибки. А учитывая, что в силу ст. 1109 ГК РФ не подлежат возврату в качестве неосновательного обогащения заработная плата и иные денежные суммы, предоставленные физическому лицу в качестве средств к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны или счетной ошибки, в исковых требованиях было отказано.

Пример иллюстрирует, что, столкнувшись с такой категорией споров, основывать свою доказательную базу только на наличии счетной ошибки нельзя: бухгалтерские ошибки в большинстве случаев не признаются счетными.

Судебная практика3. К. работал в ОАО с 15.10.2009, а 12.03.2010 уволен по собственному желанию. Ему был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск (28 календарных дней) с 11.01.2010 по 07.02.2010 включительно за период работы с 15.10.2009 по 14.10.2010. ОАО в иске указало, что согласно ст. 137 ТК РФ при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, из его заработной платы могут производиться удержания за неотработанные дни отпуска для погашения задолженности перед работодателем. Это невозможно, только если работник увольняется по одному из указанных в ст. 137 ТК РФ оснований, в число которых инициатива работника не входит. К. не отработал семь месяцев, на которые приходятся 16 календарных дней отпуска. Согласно справке-расчету бухгалтерии ОАО долг К. за неотработанные дни отпуска по состоянию на 01.04.2010 составил 4152 руб. 93 коп. Удержать задолженность с К. при увольнении работодатель не смог в связи с отсутствием причитающихся к выплате сумм. В мае 2010 г. ему было направлено письмо о необходимости внести задолженность в кассу ОАО, на которое он не отреагировал. Представитель истца на судебном заседании поддержал исковые требования о взыскании с К. суммы задолженности.Ответчик на судебные заседания не явился. Суд поддержал доводы истца и удовлетворил его требования в полном объеме.

Рассмотренный пример далеко не единственный4, что подтверждает отсутствие единой практики по вопросу взыскания в судебном порядке суммы переплаченных отпускных.Мнения судов при вынесении решений по вышеуказанным спорам основываются на совершенно разных нормативных актах Гражданском и Трудовом кодексах. Несомненно, в данном случае можно говорить о коллизии права.

Позиции официальных структур

Минфин РФ. Фактически Минфин поддерживает позицию работодателей в вопросе возмещения сумм переплаченных отпускных. Отмена п. 2 Правил об очередных и дополнительных отпусках фактически «развязала руки» работодателям в части защиты их прав на обязательство работников в судебном порядке выплачивать задолженность по «перегуленным отпускам». Основанием для предъявления иска работнику-должнику является ст. 391 ТК РФ (письмо Минфина РФ от 25.10.2010 № 03-03-06/1/658). Переплату по отпускным необходимо рассматривать в качестве неосновательного обогащения работника (ст. 1102 ГК РФ).

Верховный Суд РФ. К сожалению, ВС РФ не на стороне работодателя. В определении от 28.05.2010 № 18-В10-16 указано: «заработная плата, излишне выплаченная работнику не по его вине и не в связи со счетной ошибкой, не может быть с него взыскана в силу нормы, установленной п. 3 ст. 1109 ГК РФ». Но, как показывает судебная практика, суды при «слабой» позиции работника охотно игнорируют мнение ВС РФ.

Особая проблема

Трудовой кодекс прямо не предусматривает возможности обращения работодателей в суд с целью взыскания с работников сумм переплаты по заработной плате и приравненным к ней платежам, не удержанным при увольнении.

К тому же ст. 137 ТК РФ содержит закрытый перечень оснований, при которых с работника можно взыскать переплаченную ему ранее заработную плату:

счетная ошибка;
вина работника в невыполнении норм труда;
неправомерные действия работника, в результате которых ему была выплачена излишняя заработная плата.
________________________
1 Данный тезис не имеет практического подтверждения, рекомендуется к применению только при отсутствии иных весомых аргументов в судебном заседании.

2 Решение Алданского районного суда Республики Саха (Якутия) по делу № 2-1099/2010.

3 Решение Засвияжского районного суда г. Ульяновска от 21.12.2010 по делу № 2-3299/2010.

4 См., напр.: решения Биробиджанского городского суда ЕАО от 27.07.2010 по делу №2-1587/2010, ВС Удмуртской Республики (дата и номер дела обезличены, истец – Сарапульский ликероводочный завод) и др.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Опрос

Когда ваша компания составляет график отпусков?

  • за 2 недели до окончания года 33.33%
  • постфактум, когда работники реально идут в отпуск 16.67%
  • когда дойдут руки 11.11%
  • графика нет, проверок не боимся 0%
  • мы молодцы — уже составили! 38.89%
результаты

Рассылка



© Актион кадры и право, Медиагруппа Актион, 2008–2016

Журнал «Трудовые споры» –
практика разрешения трудовых конфликтов
Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Трудовые споры»


  • Мы в соцсетях
×

Подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

В рассылках мы вовремя предупредим об акции, расскажем о новостях в работе юриста и изменениях в законодательстве.